テレワークのチャットで無視された際の対応の仕方｜返信してもらうためのコツも紹介

「テレワークでチャットを無視されて辛い」
「無視されたときにどう対応したらいいかわからない」
「無視されないようにするコツを知りたい」

この記事は以上のように感じている方向けに、無視された際の対応方法やつらくならない捉え方・無視されにくいメッセージの送り方を紹介していきます。

テレワークでチャットを利用している方や、よくチャットを無視してくる上司・同僚・部下に悩んでいる方はぜひ参考にしてみてください。

テレワークでチャットを無視されているかもしれないという不安

チャットでメッセージを送っても、なかなか返事が来なかったり、既読がついているのに返事が来ていないのを見たりすると不安になるものです。「無視されているのかな」「嫌われているのかな」などと思うでしょう。

とくに相手の状況が見えづらいテレワークでは、不安が大きくなりがちです。

「無視されているかも？」と思った場合、以下2つのケースが考えられます。

1. ①実際に無視されているケース
2. ②無視ではないが無視に見えるケース

ほとんどの場合は②のケースに当てはまります。仕事の連絡で無視をしても、仕事が思うように進まず無視をしている本人にとっても都合が悪いからです。

もちろん、①のケースもゼロではありませんが、実際に無視されているかどうかを確かめるのはなかなか難しいでしょう。単刀直入に「無視ですか？」と言ったところで、もしそうでない場合にも相手に悪印象を与えて関係性が崩れてしまうからです。

まずは「自分は②のケースだ」と仮定し、自分にできる工夫をしていくことをおすすめします。

テレワークにおけるチャットで無視に見えてしまう3つのケース

実際には無視ではないけれども、以下3つのケースではチャットを無視されているように見えることがあります。

これらのケースについて知っておくだけでも「無視された？」という不安を軽減できます。

1. ①後で返信しようとして保留にしている
2. ②返信が不要だと感じている
3. ③直接話そうと思っている

①後で返信しようとして保留にしている

メッセージを受け取った相手が後で返信しようとしており、返信が遅れているケースです。忙しくて返信する暇がなかったり、返信するために情報をまとめる必要があったりするときに多くなります。

このケースではもう少し時間を置けばきちんと返信が来ます。

ただ、保留にしていることをうっかり忘れられてしまうこともあるため、あまりにも返信が遅い場合には確認の連絡をしたほうがよいこともあるでしょう。

②返信が不要だと感じている

話の内容的に「返信は不要だ」と相手が感じており、あえて返信をしていないケースです。

たとえば、あなたが仕事の進捗を報告したとしましょう。報告に対してとくに指摘を行う必要がない場合には、人によっては返信自体も不要だと感じる人もいます。

相手に時間を取らせることを嫌う人は「確認しました。」「報告ありがとう。」などのメッセージを送らない傾向があります。やりとりをしている相手がこう言ったタイプの人であるかどうかを考えてみましょう。

③直接話そうと思っている

チャットでは伝わりにくい内容だと判断し、web会議や出社するときに直接話そうとしているのかもしれません。微妙なニュアンスの理解が必要なものなどについては、チャットでの文章より直接話したほうが伝わりやすいからです。

このケースでは相手と会うことで無視ではないとわかります。少し気まずさを感じるかもしれませんが、堂々とした態度で相手の出かたを伺ってみましょう。

テレワークのチャットで無視されてしまった際の捉え方

テレワークにおけるチャットで「無視されたかも」と感じたとき、悲しくなったり怒りたくなったりするものです。感情が揺れ動いている状態で仕事に集中するのは難しいでしょう。

捉え方を工夫して感情を落ち着かせ、仕事に集中していきましょう。以下5つの捉え方を実践してみてください。

1. ①人によって考え方が異なることを認識する
2. ②自分に改善できる点がないかチェックする
3. ③相手を責めないようにする
4. ④催促の仕方に注意する
5. ⑤ほかの人を経由できないか考える

①人によって考え方が異なることを認識する

返信が必要かどうかの基準や返信までにかかる時間などは、人によって異なります。あなたが「返信してほしい」と思っていても、相手は「返信は不要だ」と思っていることもあるのです。

チャットの相手がどんな考えをもっている人なのかを考えるだけでも、気持ちが軽くなるでしょう。また、相手の考え方を一度知ってしまえば、その後のチャットのやり取りがお互いにとってしやすくなります。

「無視されたかもしれない」という不安を振り払って、一度相手に歩み寄ってみてください。

場合によっては相手に直接確認するのも手です。たとえば「私は読んだことの確認だけでも連絡が欲しい」などと伝えてみるのもよいでしょう。

②自分に改善できる点がないかチェックする

メッセージの仕方を工夫するなど自分に改善できる点がないか考えてみましょう。

たとえば「確実に伝えたことを確認したいので、読んだらその旨を連絡してほしい」などと書き添えてみるなどです。こう書いておけば簡単なメッセージなら返信しないような人でも、返信をしてくれるかもしれません。

自分の手間は少し増えるかもしれませんが、不安な気持ちを抱えながら仕事をするよりストレスが少なく効率的でしょう。歩み寄る姿勢も相手に伝わるので好印象になるのも大きなメリットです。

③相手を責めないようにする

相手のチャットの使い方について責めるような言動をしたり、考えたりすることはやめましょう。相手を責めてしまえば関係性が悪化し、余計にチャットでのコミュニケーションが取りづらくなってしまうからです。

たとえ相手に伝えなかったとしても「普通、読んだら確認の連絡くらいするでしょう」などと考えるだけで、あなたのストレスになります。

「そういう人もいる」「どう歩み寄ればうまくいくのか」と考えて、改善を試みる方があなたにとっても負担が少ないはずです。こういった対応は悪印象を与えないので、相手との関係性も維持できるでしょう。

④催促の仕方に注意する

状況によっては相手に返信をするようにお願いすることもあるでしょう。催促の連絡をする際には伝え方に注意するようにしてください。

後で返信しようとして相手が忘れているようなケースであってもです。相手が「責められた」と感じた場合、相手との関係性が悪化する可能性があるからです。

あくまで「仕事をスムーズに進めるために必要だからお願いする」というスタンスで伝えるようにしましょう。

実際に伝えるときには自分の過去のメッセージに不備はなかったか、返信を見落としてないかを事前に確認します。見落としがなければ「何に対して返事が欲しいのか」「いつまでに返事が欲しいのか」「どうして返事が必要なのかor急いでいるのか」を明記して連絡を促してみてください。

⑤ほかの人を経由できないか考える

チームにて仕事をしている場合、他の人から情報を得たり返信を促してもらったりすることもできます。

たとえば「〇〇さんのスケジュールってどうなってるか知っている？」「〇〇の件について連絡が欲しいって伝えてもらえる？」などと聞いてみましょう。

他の人を経由してコミュニケーションをとることで敵対してしまうリスクを下げられます。とくに相手と自分との相性が悪いケースでは、他の人に協力してもらうことを考えるとよいでしょう。

テレワークのチャットで無視されないようにする工夫

テレワークでは相手の状況がよくわからないため、チャットで無視されてしまうと困るものです。

以下4つの工夫を取り入れて相手が返信しやすいメッセージを作成し、スムーズにコミュニケーションできるようにしていきましょう。

1. ①わかりやすい文章を心がける
2. ②相手の性格などに合わせた言葉選びをする
3. ③次のアクションを提示する
4. ④絵文字を使えるツールを選ぶ

①わかりやすい文章を心がける

チャットの文章がわかりづらいと相手が理解に時間がかかり、返信が遅れて無視に見えてしまうことがあります。チャットの文章は簡潔にわかりやすく書くようにしましょう。

以下のポイントを意識するとわかりやすい文章が書けるので、取り入れてみてください。

• 一文を短くする：長い文は理解が大変なので、長い文ができたら2つに分ける。
• 結論を最初に述べる：結論を先に述べると内容が理解しやすい。
• 箇条書きを使う：チャットが長くなるときは箇条書きで簡潔に伝える。
• 事実を述べる：事実ベースで伝え、自分の考えを述べるときはわかるように記載する。

②相手の性格などに合わせた言葉選びをする

相手の性格に合わせた言葉を選ぶと伝わりやすい文章になり、相手に好印象を与えられます。

たとえば、忙しい上司が相手の場合には大切な内容を箇条書きでまとめるのがよいです。細かい内容までチェックしている暇がないからです。すぐに確認してすぐ返信できるようなチャットを心がけましょう。

また、カジュアルな言い回しを好むような人に対して、堅い言葉遣いをすると相手は読みづらさを感じます。相手の性格に合った言葉遣いを意識するだけでも、相手に好印象を与えられるため返信率がアップするでしょう。

③次のアクションを提示する

チャットの内容を踏まえた上で相手に何をして欲しいのかを提示するのも効果的です。

たとえば「この資料に修正点があれば指摘してください。」「次の面談のスケジュール調整をお願いします。」のように明確にしておくのです。こうすると「何を返信すればよいのか」が明らかになるため、返信率がアップします。

④絵文字を使えるツールを選ぶ

絵文字にて気軽に返信ができるツールを選ぶと、返信を無視されることが減ります。

「承知しました。」「ありがとうございます。」のように次の返信が必要ないメッセージは、人によっては「送る意味がない」と感じるものです。絵文字で気軽に返せるようにすることで無視を減らせます。

絵文字だけの返信は相手に通知がいかないツールも多く、返信が不要なことに対して時間を割きすぎることも減らせるのも大きな魅力です。

自分がテレワークのチャットで無視しないための工夫

ここまで、相手に無視されるケースについて述べてきました。しかし、意識していないと自分が無視してしまうこともあります。

「無視された」と相手に不安を抱かせないよう、以下3つを意識するようにしてください。

1. ①取り急ぎの連絡をする
2. ②リマインダーを設定する
3. ③予定を伝えておく

①取り急ぎの連絡をする

チャットの内容を確認したはいいものの、すぐに返信できない場合もあります。こういった場合には、読んだことだけでも伝える癖をつけましょう。

たとえば「〇〇の確認が必要なので、後ほど返信します。」といった具合です。できればいつまでに返信するのかの目安も添えると、より相手が安心できます。

②リマインダーを設定する

後から返信をする場合、うっかり返信するのを忘れるリスクがあります。そのため、スケジュール帳にメモをしたり、スケジュールアプリなどで通知がくるようにしたりしておくのがおすすめです。

とくに返信の期限が定められている場合や、重要な連絡事項の場合には忘れないようにリマインダーを設定しておくと安心です。

③予定を伝えておく

会議や出張などでチャットの返信ができないときもあるでしょう。チャットの返信が遅れそうな予定があることがあらかじめわかっているのであれば、連絡を取り合う仲間に伝えておくようにしてください。

返信が遅れることがわかっていれば、相手はなかなか返信がなくても不安になることがなくなるからです。また、自分自身もチャットのことは気にせず目の前の予定に集中できるようになるでしょう。

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まとめ｜テレワークのチャットでは無視をしない工夫をしよう

テレワークではチャットによる連絡が業務の柱になります。無視の問題が大きくなると連絡ミスが起きたり、人間関係に亀裂が入ったりして業務に支障が出てしまいます。

無視をしにくいようなメッセージを作成するように心がけ、さらに自分自身が無視をしないように気をつけることが重要です。記事で紹介した対策を実践してみてください。

また、ツールの機能によって既読無視を防げることもあります。現在使っているツールにそういった機能があるかを確認し、無視の問題が深刻なのであればツールの乗り換えも検討してみるとよいでしょう。