在宅勤務のコミュニケーション不足を解消する4つの方法｜原因を深掘りして解説
「在宅勤務でコミュニケーション不足が起きている」「どうにかしたいが何をすればいいかわからない」と感じていますか？
在宅勤務はオフィスでの勤務とは環境が異なるため、意識していないとコミュニケーション不足に陥ることが少なくありません。そこでこの記事では、在宅勤務でコミュニケーション不足になる原因を深掘りしつつ、解決していく方法を紹介していきます。
コミュニケーション不足によって、モチベーションや生産性の低下などの悪影響が出ている場合には、早急な対応が必要です。コミュニケーション不足が常態化すればするほど、職場環境を変えていくのが難しくなるからです。
コミュニケーション不足でお悩みの方は、この記事で紹介する解決方法を取り入れてみてください。
【この記事の内容】
在宅勤務でコミュニケーション不足が起こる原因
在宅勤務ではオフィス勤務と比較して、コミュニケーション不足が起こりやすいです。在宅勤務では以下3つの要素があるからです。
- ①声をかけるハードルが高い
- ②タイムラグが発生する
- ③伝えられる情報量が少なく誤解が生まれやすい
①声をかけるハードルが高い
在宅勤務では声をかけるハードルが高いです。オフィスでの勤務では、同じ空間内にいるために、気軽に声をかけたり相談したりできます。
しかし、在宅勤務では「相手がどこにいるのか」「何をしているか」がわからないため、声をかけるタイミングが難しいのです。ハードルが高くても仕事の連絡などきっかけがある時は問題なく話しかけられますが、特にきっかけがなければ声をかける回数が減ってしまいます。
結果としてコミュニケーションが不足し、孤独感が強くなり、報連相がうまく行われず業務に支障が出てしまいます。
②タイムラグが発生する
在宅勤務では会話にタイムラグが発生します。オフィスでの勤務ではリアルタイムでコミュニケーションができますが、在宅勤務ではメールやチャットなどを利用してやり取りを行うため、相手が返信するまでに時間がかかるのです。
そのため、返信を待っている間に他の作業に取りかかるなどして、会話の内容への関心度合いが下がりやすいです。そっけない対応になりやすく、お互いを思いやるコミュニケーションが減っていきます。
③伝えられる情報量が少なく誤解が生まれやすい
伝えられる情報量が少なく誤解が生まれやすいことも挙げられます。オフィスでの勤務では、相手の表情や仕草などから意図を汲み取れますが、在宅勤務では画面越しにやりとりをするため意図が伝わりにくいのです。
また、効率化しようとして相手の工数を減らすことに集中するあまり、以下の対応をしてしまいがちです。
- ・情報を省きすぎて伝えきれなくなる
- ・意図がわからなくても手間をかけさせまいとして質問しない
効率化を目指すのは素晴らしいことですが、以上のような状態になると裏目に出てしまいます。逆効果にならないよう、効率化と伝わりやすさのバランスを意識しておきましょう。
在宅勤務のコミュニケーション不足を解消する方法
在宅勤務のコミュニケーション不足を解消したいなら、以下4つの方法を取り入れてみてください。
- ①定期的に話し合う機会をつくる
- ②不足なく簡潔に伝える
- ③即レスを心がける
- ④ツールを導入する
ただし、それぞれの方法を適切に活用するためにはチーム全体でルールを設け、共有する必要があります。個々の努力も大切ですが、社内全体で取り組むことが重要です。
①定期的に話し合う機会をつくる
オンラインミーティングなどを定期的に行い、チームメンバーと話し合うようにしましょう。業務の進捗状況や問題点を共有することで、チームメンバーの一員であると実感できますし、仕事の流れがよくわかりモチベーションが高まります。
「先週のプロジェクトの進捗状況を報告し、今後の予定について相談したい」などと何について話し合うかを提示して進めましょう。
話題が指定されていなかったり、簡単な報告だけして終わらせたりするような場合には、話し合いの機会を活かしきれないからです。形だけのミーティングにならないように注意してください。
②不足なく簡潔に伝える
在宅勤務中の連絡では、不足なく簡潔に伝えることを意識してください。文字や言葉の選び方に気をつけ、必要な情報を簡潔に伝えることで、相手が理解しやすくなるからです。
在宅勤務では連絡を極力減らして効率化を図ろうとしがちですが、情報を省きすぎず適切に伝えることが重要です。たとえば、プロジェクトの締め切りを伸ばすことをメンバーに知らせるとしましょう。
この場合には、延期したい理由を具体的に伝えるようにしてください。業務を進める上では理由を知らなくても直接的に害はないかもしれません。しかし「どうしてだろう」という疑問があると業務に集中しづらくなりますし「自分の意志は尊重されていない」と感じてモチベーションが下がってしまいます。
こういったコミュニケーションは長い目で見ると、モチベーションや生産性の維持に不可欠なのです。
③即レスを心がける
連絡のタイムラグを減らすために、即レスを心がけていきましょう。即レスをすると、話題に関してお互いが高い関心をもっている状態で話し合えるため、スムーズにコミュニケーションできます。
もちろん、即レスを意識するあまりに目の前の業務に集中できないのは避けるべきです。どうしても集中したい業務や重要な会議などがある場合には、事前にその時間帯に連絡できないことを共有しておきましょう。
また、すぐに返事をするのが難しい相談の場合には、メッセージを受け取ったことについて取り急ぎの連絡をするのがおすすめです。相手は自分の連絡が無事に届いたことに安心し、業務に集中できるでしょう。
④ツールを導入する
ツールの導入もおすすめです。たとえば、チャットツールやプロジェクト管理ツールなどを利用すると、業務の進捗状況や問題点などをリアルタイムで共有しやすくなるからです。
メールや電話も利用できますが、気軽に素早く連絡をしたいのであればツールを活用する方が良いでしょう。
在宅勤務（テレワーク）に便利なツールについては、以下の記事で紹介しているのでこちらも活用してみてください。
＞テレワークにおすすめな便利ツール｜コミュニケーションを効率化して生産性を高めよう
在宅勤務のコミュニケーション不足を解消するなら『DiSCUS』
在宅勤務のコミュニケーション不足には、ビジネスチャットツールがおすすめです。通常のチャットツールよりもデザインがシンプルで広告も表示されず、セキュリティ性能が高いためビジネスシーンでの利用に向いています。
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まとめ｜在宅勤務のコミュニケーション不足を解消しよう
在宅勤務では通常勤務と比べてコミュニケーションの機会が減るため、意識して増やしたり誤解が生じない伝え方を実行したりする必要があります。この記事を紹介した方法を実践して、コミュニケーション不足を解消してみてください。
なお、おすすめツールとしてビジネスチャットをおすすめしました。しかし「在宅勤務でどう役立つのかいまいちピンとこない」という方もいるでしょう。
ビジネスチャットが在宅勤務（テレワーク）に役立つ理由や、効果的な活用方法について知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
