コミュニケーションの活性化を図る方法｜職場の雰囲気と生産性を高めよう
「コミュニケーションの活性化を図る方法を知りたい」
「コミュニケーションが少なく職場の雰囲気が悪い」
「ビジネスシーンでのコミュニケーションを盛り上げたい」
以上のように考えている方もいるでしょう。
この記事では、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションを盛り上げる方法を紹介していきます。
ビジネスシーンにおいてはただ盛り上がれば良いわけではありません。お互いの人間性を知ることによって、業務でも協力しやすい関係性を築くことが重要です。
ただ盛り上がるだけでなく「協力したい」という気持ちが生まれる取り組みを紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
【この記事の内容】
コミュニケーションの活性化とは？
コミュニケーション活性化とは、2者間以上の有意義な情報交換を促進することです。そのためには、自分の今の気持ちや意見を伝えるなど、心の壁を取り除き、お互いの理解度を高めなければいけません。
コミュニケーションの質は参加者の心がけで変わるものではありますが、ビジネスシーンにおいては会社としての取り組みが大切です。話しやすい環境があれば、自然とコミュニケーションが活発になるからです。
社員が有意義な会話に参加しやすく、自分にとって重要なトピックについて建設的に話し合えるような環境をつくっていきましょう。
また、コミュニケーションの活性化は、単にコミュニケーションを向上させるだけでなく、生産的で効果的な仕事をしやすい雰囲気をつくることでもあります。
コミュニケーションによって社員同士のつながりが深まり、より強い協力関係が生まれ、結果として生産性が高まります。社員のコミュニケーションを活性化することは会社にとってもメリットがあるのです。会社を挙げてコミュニケーションの活性化に取り組んでいくべきでしょう。
コミュニケーションを活性化するメリット
前章で紹介したように、コミュニケーションが活性化されると生産性が高まるというメリットがあります。それ以外にも、コミュニケーションを活性化するメリットとして以下3つが挙げられます。
- ①業務がよりスムーズに進む
- ②社員の満足度がアップする
- ③企業イメージがアップする
①業務がよりスムーズに進む
コミュニケーションが円滑になると、仕事がスムーズに進みます。お互いの理解が深まることで、無駄な議論や行き違いがなくなるからです。
お互いの仕事内容や責任を理解し、お互いの良さを引き出すために協力し合えるようになります。その結果、時間の節約になって仕事がスムーズに進みます。
自社の生産性を高めていきたい場合には、コミュニケーションの活性化を図ってみてください。
②社員の満足度がアップする
社員が気兼ねなく自分を表現できるようになると、社員の満足度が上がって職場の雰囲気も良くなります。「誰も自分の意見を聞いてくれない／考慮してくれない」と感じる環境ほど嫌なものはないからです。
コミュニケーションが活性化すれば、誰もが自分の意見を言うことができるようになり、自分の意見に価値があると実感するようになります。その結果として、社員の満足度が高まります。
社員の満足度がアップすると、社員はより会社に貢献しようとするでしょう。生産性が高まるのはもちろんのこと、会社への愛着から離職率が下がる効果も期待できます。
離職率の高さや人材確保の難しさに課題を感じているなら、社内コミュニケーションの活性化を図ってみてください。
③企業イメージがアップする
職場でのコミュニケーションが活性化すると、企業イメージがアップします。多数派の意見だけでなく少数派の意見も取り入れられるようになり、より健全な職場の雰囲気が生まれるからです。
健全な職場の雰囲気は外部にも伝わります。「社員が尊重され、自分のアイデアや意見を出すことが奨励されている、良心的な企業」と見なされるようになるのです。
コミュニケーションによって社員と会社の間に信頼関係が築かれ、結果として企業イメージ全体がよりポジティブなものになります。
また、コミュニケーションが活性化した職場にいる社員は、顧客や取引先に対してもポジティブな関わり方をしやすくなります。接客態度が良くなるため顧客満足度が上がり、企業の売上アップにもつながるでしょう。
企業イメージや顧客満足度の向上を目指したいのであれば、社内におけるコミュニケーションの改善に取り組んでみてください。
コミュニケーションの活性化を図る方法
では、コミュニケーションの活性化を図るには何をしたら良いのでしょうか。具体的な方法として、以下5つを紹介していきます。
- ①社内イベントを実施する
- ②社内報や日報を活用する
- ③ミーティングを定期的に行う
- ④フリーアドレス性を導入する
- ⑤ツールを活用する
①社内イベントを実施する
職場のコミュニケーションを活性化させるためには、社内イベントを開催するのが効果的です。社内イベントを開催することで、リラックスした雰囲気の中で会話を楽しめるからです。
社員同士の親睦を深め、仕事に関する話題に対しても心を開いた状態で話せるようになります。社内イベントには、チームビルディングのためのアイスブレイクや、同僚同士が知識を共有するための教育的なイベント・社員旅行のようなプライベートを共有するものなどさまざまなものがあります。
仕事上の課題を引き出して解決したい場合には、仕事を軸にしたイベントを開催するのが良いでしょう。キャリアや人事評価に対する相談ができる機会をつくったり、社員研修を兼ねた相談会を開いたりなどです。
逆に社員同士の心理的な距離を縮めたい場合には、プライベートな雰囲気がつくれるイベントがおすすめです。食事会や社員旅行などを通じて、仕事だけでは知ることのできない社員の一面を知る機会をつくってみてください。
②社内報や日報を活用する
社内報や日報を活用することは、社内の最新情報を提供する際に効果的です。定期的に情報を提供することで、社員は自分の役割と責任について理解を深められるようになります。
仕事に対するモチベーションも上がりますし「会社が自分を評価してくれている」という実感も湧くでしょう。
また、社員に共通の話題を与えることにもなるので、社内での自然な会話を促す効果もあります。「社内報の〇〇ってどう思った？」などと意見を交換することで、社員が社内の状況をどのように捉えているのかを知る機会になります。
捉え方によって社員個人の価値観や人間性もわかるでしょう。
相手の価値観や人間性が理解できれば、相手が好む話題を振りやすくなり、社内のコミュニケーションが自然に盛り上がっていきます。きっかけとして社内報や日報を活用してみてください。
③ミーティングを定期的に行う
定期的なミーティングを行うことも、コミュニケーションを深める良い方法です。ミーティングでは仕事について話し合い、プロジェクト単位で協力したり、アイデアを共有したりできます。
1対1で行うか、チームで行うかによってもコミュニケーションのあり方が変わるので、使い分けを意識しましょう。たとえば、個人的な仕事の悩みなど個人の内面に深く関わる話題は1対1でのミーティングが適しています。
反対にチームの方向性を皆で確認したり決めたりして、団結力を高めるならチームでミーティングをする方がよいでしょう。
そのほか、チームや個人の功績を称えることで、業績向上や人間関係の強化につなげるのも効果的です。
④フリーアドレス性を導入する
フリーアドレス制を導入することも、コミュニケーションの向上につながります。フリーアドレス制は、自分のデスクがなく社員が自由に席を決められるものです。
席を自由に決めることでいろんな人との関わりが生まれますし、見える景色が変わることで気分を新たに仕事をすることにもつながります。
部署間の関わりを密にしたい場合などにおすすめの方法です。
⑤ツールを活用する
さまざまなツールを活用することも、コミュニケーション強化につながります。たとえば、チャットツールを導入すればより気軽に密なコミュニケーションが可能になります。
同じオフィスにいる人でも、別のオフィスにいる人でも、リモートワークをしている人でも、簡単かつ便利にコミュニケーションできるのが魅力です。
また、テキストベースのコミュニケーションなので履歴が残ります。話し合いで得た新たな情報を記録しておけるのも嬉しいポイントです。記録を活用すれば次のコミュニケーションでさらに踏み込んだ話ができるからです。
コミュニケーション活性化に取り組む際のポイント
コミュニケーションの活性化を図る際には、以下3つのポイントを大切にしてください。ポイントを意識することでより効果的な取り組みにできるからです。
- ①アンケートを実施して改善する
- ②企業全体で取り組む
- ③目的を忘れない
①アンケートを実施して改善する
組織内のコミュニケーションの現状について調査を行い、改善点を把握してみましょう。自社のコミュニケーションの強みと弱みを把握し、今後どのような手法・戦略で改善していくかを検討するのです。
また、社員がどのようなコミュニケーションをとり、どのような目標を達成しようとしているのかを理解することにもつながります。それぞれの社員にとって、どのようなコミュニケーション手法が最も効果的なのかを理解できれば、会社として取り組むべきことも明らかにできるでしょう。
②企業全体で取り組む
コミュニケーション活性化のための取り組みを、全社レベルで行うようにしましょう。
一部の部署や人だけで行うと「なぜ自分達だけやるべきことが多いのだ」と不満を抱かせたり「やりたい人だけやればいいなら自分は参加しない」と考える社員が出てきたりしてしまうからです。
全員が取り組むこととして位置付けることで、コミュニケーションの活性化を効果的に促せます。
③目的を忘れない
コミュニケーションの活性化を図るのであれば、最終的な目標である「職場のモラルと仕事の生産性を高めること」を常に意識しましょう。
コミュニケーションを盛り上げることが目的にならないように注意するのです。コミュニケーションが目的になってしまうと、雑談が増えすぎて逆に生産性の低下を招きかねません。
社員一人ひとりが自分の意見を安心して発言できる環境を整えた上で、コミュニケーションによって得た自己肯定感や感謝の気持ちを業務に向けてもらうよう促しましょう。
コミュニケーションの活性化を図る際に、社員研修を実施して「生産性を高めるために行う」と周知すると良いでしょう。
コミュニケーション活性化にはビジネスチャットツール
コミュニケーションの活性化のために、ビジネスチャットツールの活用を検討してみてはいかがでしょうか。チャットツールは、デバイスや場所を問わず簡単にアクセスできるため、より協力的で効率的なコミュニケーションの実現に役立ちます。
部署ごとやプロジェクト単位などでトークルームを立ち上げれば、チーム内のコミュニケーションも盛り上げやすいです。全員が顔を合わせなくても会話ができるので機会そのものが増えますし、履歴が残るので話が途中で逸れてしまっても本題に戻りやすく、チーム全体の意思決定にも便利です。
ちなみに『DiSCUS（ディスカス）』なら、洗練されたデザインで使いやすいので、デジタルツールに慣れていない人でも安心して利用できます。どんな世代でも使いこなせるでしょう。
また、初期費用が無料で導入コストが低いのも特徴です。30ユーザー分の無料トライアルも実施しているので、使用感を確かめてから導入するのもよいでしょう。
興味がある方は無料資料請求、もしくは無料トライアルを申し込んで『DiSCUS』の導入を検討してみてください。
まとめ｜コミュニケーションを活性化させて業務効率を上げよう
職場のコミュニケーションを活性化することは、ビジネスの雰囲気や生産性を向上させるために欠かせません。
互いへの理解や尊重が深まることで、社員同士が協力し合い、仕事へのモチベーションややりがいを感じられるようになります。その結果、前向きな職場環境が生まれ、生産性も向上します。
職場のコミュニケーション改革をお考えの方は、この記事で提案した方法をぜひ取り入れてみてください。
なお、コミュニケーションの活性化にはツールの使用が役立ちます。社内コミュニケーションの活性化に役立つツールについては以下の記事でまとめられているので、こちらも併せて参考にしてみてください。
