リマインドメールにおける件名の注意点｜角を立てずやんわりと伝える方法
「リマインドメールの件名はなんと書けばいい？」
「失礼に当たらないようにやんわりと伝えたい」
リマインドメールとは、ビジネスシーンにおいて大切な予定を忘れないよう、一度連絡したことについて再度確認を取るためのメールです。滞りなく業務を進めるためには欠かせません。
しかし、送り方によっては相手を急かしているようなニュアンスに取られてしまうこともあるため、言葉選びには注意が必要です。
本記事では、相手が一番最初に見るリマインドメールの件名の決め方について紹介します。
件名は短いため少しの言葉選びの違いによって大きく印象が変わりますが、基本を押さえれば相手を不快にさせず要件を伝えられます。すぐに取り入れられるものが多いため、ぜひ参考にしてください。
なお、本記事では件名についてメインで扱っています。「リマインドメールについて幅広く知りたい」という場合には、次の記事を読むことをおすすめします。
＞リマインドメールの総まとめ｜守るべきマナー・件名や本文の書き方とテンプレを紹介
【この記事の内容】
リマインドメールを送るタイミング
リマインドメールは、予定の前日〜3日前までに送付するのが一般的です。予定の内容によっては当日に送付するケースもあります。
何日前に送るのかについては、相手が行動を起こすまでに必要な時間を考慮しましょう。
例えば、単に日程の確認だけであれば前日や当日でも問題ないことが多いですが、納品日が近づいている場合などは余裕を持って連絡する方が相手の負担を軽減できます。
また、一般的に以下のようなときにリマインドメールを送付することが多いです。
- 出欠の再確認をするとき
- アポイントの日程が近いとき
- 納品日など期限が近づいているとき など
リマインドメールの件名を付ける時のポイント
失礼に当たらない件名をつけるためには、以下4つのポイントが重要です。
- ①「リマインド」とは書かず日付と要件を明確に伝える
- ②相手との間柄によっては会社名と名前を入れる
- ③記号を活用してみやすくする
- ④「再送」は内容により使い分ける
①「リマインド」とは書かず日付と要件を明確に伝える
リマインドメールの件名には「リマインド」と書かないようにしましょう。
簡潔でわかりやすいためつい書きたくなりますが、催促したりしつこく確認したりするニュアンスに捉えられるリスクがあ利、避けた方が無難です。
件名は以下のように日付と要件を明確に伝える形にします。
- ・〇〇の開催日程について
- ・〇月〇日開催の〇〇のご確認
- ・〇〇への出欠確認について
「〜のご確認」や「〜について」というフレーズにすれば、相手に不快感を与えずに、かつメールの内容を予想できる件名になります。
②相手との間柄によっては会社名と名前を入れる
メールを送付する相手との間柄が次のような時には、件名にあなたの会社名と名前を入れるようにしましょう。
- ・取引を開始したばかりの相手
- ・自分が新しい担当者となり関係性が築けていない相手
- ・顧客（カスタマーサービス）
会社名と名前を入れることで覚えてもらい、広告の入ったメールマガジンや営業メールなどに埋もれないようにできます。
社外向けのリマインドメールの書き方については、次の記事をご覧ください。
＞社外向けリマインドメールの書き方と例文｜社内向けとの違いから解説
③記号を活用してみやすくする
件名に複数の要素を盛り込むと見づらくなるため、記号を入れて区切りをつけるなど見やすいように工夫することも大切です。
記号を活用した件名の例は以下のとおりです。
- ・【〇〇の日程確認】株式会社〇〇
- ・【お知らせ】〇〇の出欠について
- ・納品日のご確認（担当者〇〇）
すみ括弧（【】）は通常の文字よりも黒く表示されるため、とくに注目してほしいことを囲うのに適しています。一方で通常の括弧は目立たせる必要はないものの、文字に区切りをつけたい時に便利です。
そのほか区切り線（｜）やスラッシュなどは、複数の内容を並列で並べたいときに使いやすいです。社内で記号の入れ方について明確なルールがない場合には、見た目の印象で使い分けると良いでしょう。
④「再送」は内容により使い分ける
リマインドメールは再度の確認であるため、件名に「再送」とつけたくなるかもしれません。
しかし「リマインド」を件名に入れない方が良いのと同様に「再送」についても付け方によっては相手に不快感を与えてしまうので注意が必要です。
「再送」は相手が何かしらの行動を起こす必要がある内容の時には、送っても許容されることが多いです。「忘れないように再度お知らせしている」というニュアンスがあるためです。
例えば、出欠の確認で相手が必ずどちらかの返事をする必要がある場合などです。
一方で、提案書や見積書を送付するような返信するかどうかを相手が選べるケースでは、「再送」と送ってしまうとしつこい印象を与えるため避けた方が良いでしょう。
リマインドメールの件名で注意すべきこと
リマインドメールの件名をつける際には、以下2つのポイントに注意してください。
- ①引きが強い表現は頻繁に使わない
- ②機種依存文字を使用しない
①引きが強い表現は頻繁に使わない
他の営業メールなどと差別化するために、引きが強い表現を使うのは良いのですが、多用するのは避けましょう。
あまりに頻繁に強い表現を使っていると、しつこい印象になり相手に不快感を与えてしまうからです。
例えば以下のような表現は読者の意識を強く惹きつけますが、多用すると不快感を与えてしまいます。
- ・【緊急】
- ・【重要】
- ・【大切なお知らせ】
メールは相手の表情が見えないからこそ、細かい心遣いが大きな印象の差を生み出します。相手と良い関係性を築くためにも、引きが強い表現はここぞという時だけ使うようにしましょう。
②機種依存文字を使用しない
機種依存文字（環境依存文字）とは、使用するデバイスによって表示のされ方が変わってしまう文字のことです。例えば、次のような文字が挙げられます。
- ・「①②③」などの囲み文字
- ・「㌢」「㍑」などの単位を示す特殊文字
- ・「 ㈱」「 ㈲」「 ㈹」などの省略文字
これらの機種依存文字は相手の環境によって、文字化け（正しく表示されない現象）が起きてしまうリスクがあります。
機種依存文字は「1 2 3」「cm」「（株）」などの通常の文字で代用しましょう。
リマインドメールを返信する時のマナー
リマインドメールを受け取った時には、内容を覚えているかどうかに関わらずなるべく早めに返信することが大切です。
また、返信する際には以下2つを意識すると好印象になります。
- ①件名は変更せず「Re :」も残す
- ②本文ではお礼と対応したことを伝える
①件名は変更せず「Re :」も残す
何に対する返事なのかがわかるように、件名を変更せず返信時に表示される「Re :」もそのまま残すようにしましょう。
件名を変更してしまうと、相手がメールを見落とす可能性もあるからです。返答については本文で伝えれば問題ありません。
リマインドメールへの返信では件名はそのままにしておくようにしましょう。
②本文ではお礼と対応したことを伝える
リマインドメールの本文では、たとえ覚えていたことであっても、まずはリマインドしてもらったことへのお礼を伝えましょう。
相手は時間を割いて、あなたが見落としたり忘れてしまったりした時のフォローをするために、リマインドメールを作成してくれています。
こういった配慮と手間に対して感謝の気持ちを表すことで、好印象になります。
また、お礼を伝えた後はリマインドされた内容に対して、「〇〇の開催日程について確認いたしました。」などのようにあなたが起こした行動を伝えましょう。
どんな対応をしたのかを伝えることで、きちんとリマインドメールの内容を理解していることを表現できるため、相手は安心します。
そして「当日はよろしくお願いいたします。」などと結びの言葉を添えておきましょう。
リマインドメールの件名に悩みたくない方へ
リマインドメールはこちらの要望を伝える役割がありますが、その分だけ相手に不快感を与えないよう配慮しなければいけません。
ポイントを押さえていれば数分あれば書き上げられるものですが、日々、継続的に書くとなるとメール作成に多くの時間を割くことになります。
リマインドメールの件名に入れる言葉選びで頭を悩ませたくない場合には、『DiSCUS』のようなビジネスチャットツールを導入するのがおすすめです。
ビジネスチャットツールは件名がなく、本文のみの作成で済むからです。また、メールのように挨拶文を書く必要もなく簡潔な文章が好まれるため、文章作成の手間を削減できます。
リマインドメールだけでなく幅広い業務連絡に活用すれば、業務効率アップにつながります。『DiSCUS』はセキュリティも万全のため、ビジネスシーンでの利用でも安心です。
まとめ｜リマインドメールの件名はマナーを守ろう
リマインドメールの件名は、相手を急かすような雰囲気にならないように「リマインド」と表記しないなどの工夫をするのがマナーです。
また、その他のビジネスシーンで使われるメールと同じように、件名と本文の内容を一致させたり、見直しを徹底して誤字脱字を防いだりすることも大切です。
知っておけばすぐにできることなので、本記事を参考にして好印象を与えられる件名にしてみてください。
「リマインドメールの本文の書き方も知りたい」という方には、以下の記事がおすすめです。
