社外向けリマインドメールの書き方と例文｜社内向けとの違いから解説
重要な会議などの予定をお知らせするリマインドメール。相手に催促をする形になるため、不快な思いをさせないように言葉選びに気を配ることが大切です。
とくに、社外に対して書く時には社内向けに書く時よりも気を使うものです。「失礼のないように書くにはどうしたらいいんだろう？」と感じて書き方を探っている人も多いでしょう。
そこで本記事では、社外向けにリマインドメールを書く際の注意点を紹介します。社内向けのものと比較しながらお伝えするため、社内向けのリマインドメールについても理解が深まるでしょう。
また、すぐに使える例文を活用すると、リマインドメールをスムーズに書けるようになります。コピペで活用していただき、リマインドメール作成の手間を省いてみてください。
【この記事の内容】
リマインドメールの基礎｜守るべき最低限のビジネスマナー
まずはリマインドメールの基礎を確認しておきましょう。
基本のビジネスマナーではありますが、ここを押さえておかないと相手に対し失礼になる可能性もあるからです。以下3点については特に意識しておきましょう。
- ①「リマインド」「再送」は書かない
- ②送付のタイミングは前日〜3日前くらい
- ③件名だけで内容がわかるように簡潔に伝える
また、リマインドメールの活用場面など基礎的なマナーについては、次の記事でも詳しく解説しています。
＞リマインドメールとは？｜活用場面・例文・作成時のポイントを紹介
リマインドメールの基礎①「リマインド」「再送」は書かない
リマインドメールには「リマインド」や「再送」と書かないようにしましょう。わかりやすいと感じるかもしれませんが、受信側の立場から見ると「押し付けがましい」と感じるリスクがあるからです。
「リマインド」や「再送」とは書かずに、文章で「日程の確認でご連絡しました」などと表現しましょう。「確認」「お知らせ」というキーワードはリマインドメールにてよく使う表現です。
- ・「すでにお知らせしていますが、念のため確認の連絡をさせていただきました」
- ・「先日ご依頼した〇〇ですが、期日が近づいてきましたのでお知らせいたします」
などのように、相手用事を忘れていない可能性も加味した表現が理想です。「忘れていた時のための備え」というニュアンスであれば、相手を不快にさせずに済みます。
リマインドメールの基礎②送付のタイミングは前日〜3日前くらい
リマインドメールを送付するときには、期日の前日〜3日前くらいに送付するのが一般的です。
内容によっては当日にメールを送付することもありますが、当日だと相手が対処しきれないことがあるため前日までに送付することが多いです。
納期など、相手の作業の負担が大きいものについてリマインドするときには、3日前など時間に余裕を持っておくと親切でしょう。
また、日数を数えるときには送付相手の営業日を基準に考えます。例えば、土日休みの企業が送付先でリマインドしたい予定が月曜日の場合には、直前の金曜日〜水曜日に連絡するようにします。
休日も日数に数えてしまうと相手が対応する時間を確保できない可能性があるからです。
リマインドメールの基礎③件名だけで内容がわかるように簡潔に伝える
リマインドメールの件名は、本文を見なくても内容が大体わかるようにつけるのがマナーです。
- 〇〇日の会議についてのご確認｜〇〇株式会社〇〇（名前）
- 【重要】〇〇のご提出期限についてのお知らせ
以上のように、何のリマインドなのかがわかるようにしておきましょう。相手との関係性によっては、自分の名前や会社名などを示しておくと印象が良くなります。
リマインドメールの件名については、次の記事もご活用ください。
＞リマインドメールにおける件名の注意点｜角を立てずやんわりと伝える方法
リマインドメールは社内向けと社外向けでどう違う？
リマインドメールの基礎を確認できたところで、社内向けと社外向けの違いを見ていきましょう。
基本的に、社外向けのメールは社内向けよりも丁寧な表現が好まれます。
社内向けメールは企業ごとにルールが異なりますが、社外向けよりもライトな表現が好まれ、社外向けの表現を使うと逆に印象が悪くなることもあるで注意が必要です。
具体的には、以下2つの違いを意識すると相手が違和感なく読めるメールを書けるようになります。
- ①敬称の付け方
- ②言葉遣い
社内外の違い①敬称の付け方
まず社内と社外では敬称の付け方が異なります。
社内向けの場合には、「〜様」もしくは「〜さん」をつけますが、社外向けの場合には「〜様」で統一します。
また、名前の前には所属部署と役職を入れるのが一般的です。
- 役職がある相手の場合：〇〇部 部長〜様、〇〇課 課長〇〇さん
- 役職がない相手の場合：〇〇部 〜様、〇〇課〜さん
さらに社外向けの場合には、相手が所属する企業名を所属部署の前に付け加えましょう。
社内外の違い②言葉遣い
メールでの言葉遣いも社内と社外で異なります。
社内メールは比較的、親しみやすい言葉遣いのことが多いですが、社外メールではより丁寧な表現が好まれます。
例えば、社内メールでは「よろしくお願いします」と表現するところでも、社外メールでは「よろしくお願い申し上げます」「何卒よろしくお願いいたします」などさらに丁寧な表現を使うのがマナーです。
「〜いたします」「〜ございます」「〜させていただきます」なども使うことが多いです。
- 社内「失礼します」→社外「失礼いたします」
- 社内「お手数ですが」→「大変恐縮ではございますが」
- 社内「対応します」→「対応させていただきます」
このような表現の違いに気を付けましょう。
社外向けリマインドメールの例文
取引先など、社外向けのリマインドメールの例文を紹介します。
- ①納品日など進捗確認のメール
- ②会議等の出席確認を取るメール
- ③再度の確認をするメール
なお、社内向けも含めた例文を知りたい方は、次の記事を参考にしてください。
＞【すぐに使える】リマインドメール例文｜社内・社外それぞれ紹介
また、本記事ではメール末尾の署名につきましては省略しています。会社名やメールアドレスなど、ご自身の署名を載せる場合には、以下のテンプレートに付け加えるようにしてください。
社外リマインドの例文①納品日など進捗確認のメール
〇〇株式会社
〇〇部
部長 〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の△△です。
先日もお知らせさせていただきましたが、念の為、〇〇の納品日をお知らせいたします。
〇〇の納品日：20〇〇年〇〇月〇〇日（曜日）
行き違いで既に納品されていましたら、申し訳ございません。
そのほか、ご不明な点がございましたら、ご連絡いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
社外リマインドの例文②会議等の出席確認を取るメール
〇〇株式会社
〇〇部
部長 〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の△△です。
先日ご案内させていただいた懇談会の出欠確認の期日が迫ってまいりました。
お忙しい中大変恐縮ではございますが、〇〇月〇〇日までに参加の可否をこちらのメールにご返信いただけると幸いです。
よろしくお願い申し上げます。
————
◼︎日時：〇〇月〇〇日〇〇時〜
◼︎場所：〇〇ビル〇〇階（最寄駅より徒歩5分）
————
本メールと行き違いで既にご連絡されていた場合には、ご容赦ください。
ご不明点につきましても、こちらのメールに返信する形でお知らせしていただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
社外リマインドの例文③再度の確認をするメール
〇〇株式会社
〇〇部
部長 〇〇様
いつもお世話になっております。
△△株式会社の△△です。
先日、メールにて〇〇の資料を送付させていただきましたが、ご確認いただいておりますでしょうか？
念の為、本メールで再送いたしますので、お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご確認いただけると幸いです。
なお、本メールと行き違いでご対応済みでしたら、何卒ご容赦ください。
よろしくお願いいたします。
リマインドメールをチャットツールで気軽に送付しよう
リマインドメールをチャットツールでより手軽に送付する方法もあります。
チャットツールでは、送付先の相手の名前が分かりやすく表示され、相手の名前をワンタップで入力できるため宛名書きに時間がかかりません。
また、メールと比較しても簡潔な言葉遣いが好まれるため、社外向けのメッセージであっても、相手との関係性によってはより簡潔で親しみやすい表現を使えることもあります。
トーク履歴も一覧で表示され、過去のメッセージを引用すればリマインドメールにて同じ内容を入力する手間もありません。
ちなみに、ビジネスチャットツールの『DiSCUS』であれば、セキュリティも万全で、手軽にご利用いただけます。気になる方はぜ資料請求から初めてみてください。
まとめ｜社外向けリマインドメールは言葉遣いや敬称に注意しよう
リマインドメールは相手に催促する内容になることが多く、不快感を与えないよう注意が必要です。
社外向けの場合にはその傾向が顕著であるため、言葉遣いに気を配るようにしましょう。
本記事では、すぐに使える例文も紹介しましたのでご活用いただきながら、リマインドメールの作成時間を短縮してみてください。
また、ビジネスシーンにおいてはメール作成にかかる時間を短縮することで、業務効率アップを目指せます。
ビジネスチャットをメールの代わりに活用すると、短い文章で簡潔に相手に伝えられ、かつ、レスポンスも早くなるため生産性向上に役立ちます。
ビジネスチャットを社外連絡に活用してみたい方は、次の記事も参考にしてみてください。
