リマインドメールの総まとめ｜守るべきマナー・件名や本文の書き方とテンプレを紹介
「リマインドメールとは何か網羅的に知りたい」
「業務で必要なためすぐに使える例文をまとめて知りたい」
以上の方向けに、本記事では、リマインドメールで守るべきマナーや件名・本文の書き方について紹介します。コピペで使えるテンプレートも掲載しているため、すぐに文面を作成したい方にもおすすめです。
ビジネスにおいて基本となるリマインドメールについて、本記事で理解を深めていただければ幸いです。
【この記事の内容】
リマインドメールとは？
リマインドメールとは、特定のイベントや締切りなどを相手に思い出させるために送られるメールのことです。
相手が予定を忘れないよう注意喚起し、スムーズに業務を進めることを目的としています。例えば次のようなシーンで使われます。
- アポイントや会議の日程確認
- プロジェクト納期の確認
- 支払い期限の確認 など
なお、「そもそも『リマインド』とはどういう意味？」「活用場面についてより詳しく知りたい」と感じた方は、次の記事もご覧ください。
＞リマインドメールとは？｜活用場面・例文・作成時のポイントを紹介
リマインドメールで押さえておくべきビジネスマナー
リマインドメールにおいては、以下5つのマナーを守ることが大切です。
- ①メールの基本マナー
- ②「リマインド」とは書かない
- ③件名は簡潔にわかりやすく
- ④送付タイミングは前日〜3日前
- ⑤社内か社外かで言葉選びを変える
リマインドメールのマナー①メールの基本マナー
ビジネスシーンでのメールのマナーについては、リマインドメールにおいても大切です。
- 誤字脱字がないか確認する
- 敬語など正しい言葉遣いをする
- 相手の業務時間内に送付する
- CCやBCCなど宛先を適切に入力する
- 挨拶、本題、締めくくりの3段構成にする
上記マナーを守り、相手に失礼のない文面を作成しましょう。
リマインドメールのマナー②「リマインド」とは書かない
「リマインド」「再送」という表現は、相手を不快にするリスクがあるため書かないようにするのが一般的です。
催促しているニュアンスが強く、押し付けがましい印象を与えることがあるためです。
「〜のご確認」「〜についてのご案内」などといった表現に置き換えましょう。
ただ、社内向けのメールで、かつ、自社が比較的ライトな表現が好まれる社風の場合には、「リマインド」などの表現が使われることもあります。
過去に受信したメールで、どのような表現が使われているかを確認すると良いでしょう。送信者が上司である場合、そのメールの表現を部下であるあなたが使うと角が立つ可能性があるため注意してください。
どちらにしようか迷った時には、一般的なマナーに則って「リマインド」と表記しない形にすると良いでしょう。
リマインドメールのマナー③件名で確認事項をわかりやすく伝える
リマインドメールに限りませんが、件名では本文の内容がわかるように簡潔に表現することが大切です。
リマインドメールにおいては「何の確認をするためのものなのか」を件名に入れ込みましょう。
例えば「〇〇プロジェクトの最終納期のご確認」といった形です。
そのほか、件名を作成する際の細かな注意点については、次の記事で紹介していますのでこちらを参考にしてください。
＞リマインドメールにおける件名の注意点｜角を立てずやんわりと伝える方法
リマインドメールのマナー④送付タイミングは前日〜3日前
リマインドメールは、予定の日や納期の前日〜3日前に送付するのが一般的です。
あまりに直前だと相手が対応しきれませんし、予定よりもずっと前にリマインドしても実際に対応が必要になった時に相手が忘れてしまう可能性があるからです。
また、日数を数える際には相手の営業日に合わせることが大切です。例えばリマインドしたい予定が月曜日の場合、土日休みを含めて数えると3日前の送付では金曜日になります。
月曜日の予定に対して金曜日に確認するとなると、送付時間にもよりますが、相手が見落とす可能性もあるでしょう。また、返信の前に何かしらの対応が必要な事項の場合、対応が間に合わないかもしれません。
スムーズに対応していただけるように、送付日時を決める時には相手の営業日を考慮しましょう。祝日、年末年始やお盆休みなど各社で対応が違うものについては、事前に営業日カレンダーなどを共有してもらうと良いでしょう。
リマインドメールのマナー⑤社内か社外かで言葉選びを変える
社内と社外のどちらに送付するのかによって、言葉選びを変えるとより良い印象になります。
とくに、社外向けの場合にはより丁寧な表現が好まれます。敬語の中でもランクがあり、社外向けでは最敬体と呼ばれる、最も丁寧な表現を使うのが一般的です。
「ございます」「いたします」などが最敬体に当たります。「〜します」と表記しないように注意しましょう。
そのほか、敬称についても社内と社外で対応が異なります。リマインドメールにおける、社内向けと社外向けの違いについては以下の記事をご覧ください。
＞社外向けリマインドメールの書き方と例文｜社内向けとの違いから解説
リマインドメールですぐに使える例文
件名：（要件またはイベントの内容）についてのご確認
本文：（相手の会社名／部署と役職名／名前）様
お世話になっております。（あなたの名前]）と申します。先日は（要件またはイベントの内容）についてのお話をさせていただき、ありがとうございました。
（要件またはイベントの内容）について、再度ご確認いただきたくご連絡しました。
（要件またはイベントの詳細、日時、場所、関連する情報等）
以上を確認の上、（出欠のご返信、納期への対応、アポイントの確認など）の対応いただければ幸いです。
そのほか不明点などがございましたら、こちらのメールにご返信ください。何卒よろしくお願い申し上げます。
（あなたの会社名）
（あなたの役職）
（連絡先情報）
なお、リマインドメールで使える例文については、次の記事で「アポイントの確認」「納期の確認」などシーン別に紹介しています。こちらもご活用ください。
＞【すぐに使える】リマインドメール例文｜社内・社外それぞれ紹介
リマインドメールの返信をする際に気をつけるべきこと
リマインドメールを自分が受け取った時には、以下2点に気を付けて返信するようにしましょう。
- ①受け取ったら迅速に返信する
- ②覚えている時でも返信しお礼を伝える
リマインドメールの返信①受け取ったら迅速に返信する
リマインドメールを受け取ったら、相手と良好な関係を維持するためにも迅速に返信しましょう。
ビジネスシーンにおいて、迅速なコミュニケーションは最低限のビジネスマナーです。リマインドメールに迅速に返信することで、自社が信頼性のあるビジネスパートナーであることを示せます。
リマインドメールは、特定の期限や日時を知らせるものです。
もし、すぐに返信がない場合、相手は「きちんと伝わっているんだろうか」と不安を抱くかもしれません。相手の不安を払拭し、スムーズにコミュニケーションを図るためにも、できる限り迅速に返信しましょう。
スムーズにコミュニケーションが進めば、プロジェクトもスピード感を持って進められるようになります。
リマインドメールの返信②覚えている時でも返信してお礼を伝える
自分がすでに要件を覚えていた場合でも、返信によりお礼を伝えることが重要です
リマインドメールの送信者は、あなたが予定やタスクを忘れずにこなせるように、時間を割いてリマインドメールを作成しているからです。
もちろん、相手側の利益にもつながるものではありますが、相手が時間を割いて配慮してくれたことに対し、感謝を伝えるのはビジネスマナーの基本です。
また、相手に感謝を示すことで、信頼関係の構築もしやすくなります。相手が何を求めているのかを理解しようとしたり、迅速に対応したりする姿勢は、信頼関係の基盤となるでしょう。
互いに信頼し合っている関係では、連絡をとりやすくなり、問題があった場合も躊躇いなく伝えやすくなります。今後はより効率よくプロジェクトを進行できるでしょう。
リマインドメールはツールの活用でより手軽に作成できる
リマインドメールは業務内で繰り返し送付する機会があるため、作成の手間を省くことで業務効率化を目指しやすい部分です。
効率化を目指す手段の1つとしてチャットツールの導入が挙げられます。チャットにおいては、メールよりも簡潔な表現が好まれるため、作成する文章も短く手間がかかりません。
レスポンスについても使用感からメールよりスピーディーになることが多く、迅速な対応が求められる場面でも重宝するでしょう。
ちなみに『DiSCUS』はシンプルさを追求したデザインにより、直感的な操作が可能です。「マニュアル作成や社内研修をせずとも使い方についての問い合わせが少なく助かった」といった声をいただいています。
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まとめ｜リマインドメールをマスターして顧客と良い関係を築こう
リマインドメールはビジネスシーンで欠かせないものであり、だからこそ実践できるレベルでマナーについて理解しておくことが重要です。
送付のタイミングや言葉遣いを意識して、相手に不快感を与えない文面を作成しましょう。
また、リマインドメールを作成する手間を省く方法として、チャットツールを紹介しました。
「そもそもビジネスチャットとは何？
「メールとの違いや使い分けは？」
「自社は導入すべきなのか？」
このような疑問をお持ちの方は、次の記事も併せてご覧ください。
