コミュニケーション能力を仕事に活かす方法・必要性・活かしやすい場面を紹介

「コミュニケーション能力を仕事に活かす方法を知りたい」
「どんな場面でコミュニケーション能力を活かせるのか知りたい」

以上の方向けに、コミュニケーションを仕事に活かす方法や活かしやすい場面について紹介します。場面紹介では、具体的な発言例からどのようなコミュニケーション能力が必要なのかを解説するため、すぐに取り入れられるでしょう。

コミュニケーション能力を発揮して業務効率アップを目指したい方は、ぜひお読みください。

コミュニケーション能力を仕事に活かす必要性

コミュニケーション能力を仕事に活かすと、以下2つのメリットが得られます。

1. ①生産性を向上させる
2. ②信頼関係を築いて働きやすくする

これらのメリットは「あるとなお良い」というものではなく「得られないと業務が滞る」という類のものです。コミュニケーション能力は仕事に欠かせないのです。

①生産性を向上させる

コミュニケーションがスムーズに行われると、仕事の進め方や方針について迅速に共有されるため、生産性の向上が期待できます。

たとえば、プロジェクトの進捗状況についてミーティングを行う際、参加者全員が意見を共有すれば、プロジェクトの進捗がスムーズに進みます。

逆にコミュニケーションが滞っていると、本来なら話し合うべきことが議題に上がらないなどの問題が起きます。このミスコミュニケーションによって、プロジェクトでトラブルが生じることもあるでしょう。

このように、仕事をスムーズに進めるためにはコミュニケーション能力が必須なのです。

②信頼関係を築いて働きやすくする

コミュニケーション能力を仕事に活かすと、同僚や上司・部下・顧客との信頼関係を築けます。仕事仲間と信頼関係があれば安心して仕事ができますし「あの人のために頑張ろう」という意欲も湧くでしょう。

職場の人間関係に対してストレスを感じにくくなり、生き生きと働けます。

また、営業職の人が顧客と良好な関係を築ければ、顧客からの信頼を得られます。さらに、その顧客から別の顧客を紹介してもらえたり、リピートを獲得したりなどのビジネスチャンスにもつながるかもしれません。

働きやすさやビジネスチャンスの獲得には、コミュニケーション能力が役立つのです。

コミュニケーション能力を仕事に活かせる場面

コミュニケーション能力を仕事に活かせる場面として、以下5つが挙げられます。

1. ①報連相するとき
2. ②会議をするとき
3. ③商談をするとき
4. ④部下を指導するとき
5. ⑤トラブルに対応するとき

それぞれの場面で具体的な会話例を交えながら、コミュニケーション能力がどのように仕事に良い影響を与えるのかを解説していきます。

①報連相するとき

報連相は、仕事の進捗状況や問題点を共有し、関係者間で協力して仕事を進めるために非常に重要です。自分が担当するプロジェクトの進捗状況を報告する場面から、コミュニケーションの重要性を見てみましょう。

「現在はスケジュール通り進んでいます。Aの問題についてはチームで話し合い、解決策を見つけられました。今後も引き続きチーム全員で協力して、プロジェクトを進めていきます。」

このように、報告内容を明確にすることで指示を出す上司も助かります。逆に報告内容が明確でない場合、上司が聞き返して状況を確認するだけでも時間がかかってしまいます。

コミュニケーション能力を発揮することで、確認作業を迅速に済ませ、生産的な業務に向かう時間を確保していきましょう。

なお、報連相の意味や重要性について知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

＞報連相の本当の意味とは？円滑にコミュニケーションをするコツは「おひたし」

②会議をするとき

会議は各参加者の意見を共有し、方針を決定するためにコミュニケーション能力が必要です。会議における発言から探ってみましょう。

「私はこの案が良いと思います。先月の顧客アンケート結果を参照すると、顧客ニーズに合った提案だと思うからです。また、社内の技術力を活かして、より高品質な提案を実現できるでしょう。」

このように、具体的な理由を述べて的確な提案をすることで、結論を出す良いサポートができます。

反対に、発言しなかったり、意見を裏付ける理由を述べられなかったりする場合には、会議の雰囲気を悪くしてしまうでしょう。論理的に自分の意見を述べるコミュニケーション能力は、会議の質を高めてくれるのです。

③商談をするとき

商談では顧客との信頼関係を築くために、コミュニケーション能力が求められます。たとえば、以下のような形です。

「テレワーク時のコミュニケーション手段についてお悩みなんですね。弊社のチャットツールなら、遠隔でスムーズな会話が可能です。セキュリティ対策も万全なので、機密情報を扱うシーンでも活用できますが、いかがでしょうか？」

商談では顧客の要望を汲み取ってそれに合った提案をして、成約を目指します。相手の気持ちを察するコミュニケーション能力が問われるのです。

また、話す内容だけでなく話し方や態度も重要です。自信がなさそうだったり、逆に偉そうに話しているように見えたりしたら、相手との信頼関係を築けないでしょう。言語コミュニケーションだけでなく、非言語コミュニケーションも意識していきましょう。

なお、テレワーク時のコミュニケーション不足を解消したい方は、以下の記事も読むことをおすすめします。

＞テレワークにおけるコミュニケーション不足を解決する3つの方法｜注意点も紹介

④部下を指導するとき

部下を指導するときにも、コミュニケーション能力が重要です。例を挙げて解説します。

「Aさん、資料の作成ありがとうございます。丁寧に仕上げてくれて助かりました。一点だけ修正をお願いしたいです。資料にメモを残しているので確認して修正してください。何かあれば、遠慮なく相談してください。」

このように、相手の苦労をねぎらいつつ指導したい点を伝えることで、部下は気分良く助言を聞いてくれるでしょう。

相手の気持ちを理解しないコミュニケーションは不満を生み、関係性の悪化に繋がってしまいます。関係性が悪化すると、相手が自分に協力してくれなくなる可能性が高まります。

お互いに気分良く協力し合いながら仕事をするためにも、コミュニケーション能力を発揮していくことが重要です。

⑤トラブルに対応するとき

トラブルに対応するときには、冷静な判断力とコミュニケーション能力が必要です。たとえば、以下のような対応が求められます。

「B社への納品期日に誤りがありました。B社にはすでに謝罪をし、日程の調整を進めています。今後、同様の問題が起きないよう、納品期日については2重チェックをするようにいたします。」

どんなトラブルがあったか、どんな対応をしたのかを報告し、再発防止策まで伝えています。ミスを認めて謝罪する誠実さや、報告時に指導されるであろう再発防止策について、先回りして伝えているところがポイントです。

報告を聞く相手の手間を減らしつつ、顧客へも迅速な対応をするためには高いコミュニケーション能力が求められるのです。

コミュニケーション能力を仕事に活かすためのポイント

コミュニケーション能力を仕事に活かす際には、以下3点を意識してみてください。

1. ①相手に共感し否定的な表現を避ける
2. ②会話のテンポを相手に合わせる
3. ③専門用語の使用に気を配る

①相手に共感し否定的な表現を避ける

相手の立場や気持ちに共感すると、相手とのコミュニケーションがスムーズになります。

たとえば、相手が苦労していることを話した場合「それは辛かったでしょう」などと共感するのです。

ついつい相手を否定したくなることもあるかもしれませんが、相手を傷つけたり関係性の悪化につながったりするので避けましょう。先の例で言えば「でも努力して乗り越えないとダメだよね」といった言葉はたとえ事実だったとしても言わない方が賢明です。

もちろん、共感して話をじっくり聞くうちに相手が「今後どうしたらいいかな？」などと聞いてきたら、アドバイスをしても良いでしょう。相手が共感を求めているのか、アドバイスを求めているのかを敏感に察知していきましょう。

②会話のテンポを相手に合わせる

会話のテンポを相手に合わせると、コミュニケーションがうまくいきやすいです。同じテンポで話せば、相手は焦らず退屈することもなく話ができるからです。

焦ってまとまらないまま意見を言われたり、待ちきれず自分の話を遮られたりすることが減ります。あなた自身がストレスなく会話する状態を整えることにもつながるのです。ぜひ取り入れてみてください。

③専門用語の使用に気を配る

専門用語の扱いには注意してください。相手が理解できない場合に専門用語を使用すると話が正しく伝わりません。また、相手が知っている専門用語を使わずに話すと、馬鹿にしている印象を与えたり、伝えるべき内容が膨大になって効率が下がったりするからです。

相手の理解度に合わせて言葉を選ぶことで、親近感をもってもらえますし、会話も無駄なくスムーズに進みます。相手の話す言葉や表情に注目しながら、専門用語を使うかどうかを判断してみてください。

コミュニケーション能力を高めるには

コミュニケーション能力を活かすことを考えるのは重要ですが、同時に能力を高めていく取り組みもしていきましょう。高い能力を発揮するほど業務に良い影響を出せるからです。

職場におけるコミュニケーション能力を高めたい場合には、以下5つのポイントを意識してみてください。

1. ①挨拶・お礼・謝罪を欠かさない
2. ②報連相をマメに行う
3. ③簡潔に伝える
4. ④話すバランスを考える
5. ⑤複数の方法を使い分ける

以下の記事ではそれぞれのポイントについて詳しく解説しているので、こちらも参考にしてみてください。

＞コミュニケーション能力を高めるには？絶対に押さえるべき5つのコツ

能力にかかわず職場でコミュニケーションを円滑にするには

職場においてはコミュニケーション能力が高い人も低い人もいます。個人が能力を高める努力をするのと同様に、能力が低くてもコミュニケーションが円滑にできるような仕組みづくりも大切です。

職場でのコミュニケーションを活性化させる際には、ビジネスチャットツールの活用がおすすめです。テキストベースでのコミュニケーションが可能で、会話が苦手な人でも自分の意見を言いやすいでしょう。

会話の履歴も1画面に表示されるため「言った言わない」のいざこざも起こりにくいです。

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まとめ｜コミュニケーション能力を仕事に活かして成果をあげよう

コミュニケーション能力を仕事に活かす必要性やコツを紹介しました。

コミュニケーションを円滑にすると信頼関係を構築できますし、業務自体がスムーズに進みます。働きやすさや生産性を高めていきたい場合には、コミュニケーション能力を発揮することを意識してみてください。

同時に個人の努力に委ねるだけでなく、職場全体でコミュニケーションを活性化する取り組みをするのがおすすめです。社内コミュニケーションを活性化する施策については、以下の記事で取り上げているのであわせてご覧ください。

＞社内コミュニケーションの活性化施策を解説！取り組み事例を紹介