会社におけるコミュニケーションの苦手意識を克服するための3つのポイント
「会社でのコミュニケーションが苦手」
「コミュニケーションのせいで仕事が苦痛に感じる」
「どうにかして苦手を克服したいけど、どうしたらいいかわからない」
会社におけるコミュニケーションに苦手意識をもっている人は少なくありません。
通常の会話とは異なり、常に評価される状況や上下関係があったり、感情ではなく情報の伝達が優先されたりするのが特徴です。
だからこそ、雑談はある程度できても、業務上のコミュニケーションが難しいと感じるのです。とは言え、会社でのコミュニケーションがうまくいかないと、ストレスが溜まるため早期の解決を目指していくべきでしょう。
そこでこの記事では、会社でのコミュニケーションが苦手な人がするべき3つのことを紹介していきます。
コミュニケーション能力を高めるためにやるべきことは多くありますが、この記事ではとくに重要な3点に絞って解説します。手軽に効率よくコミュニケーション能力を高めたい方はぜひご覧ください。
【この記事の内容】
会社でのコミュニケーションが苦手な人の特徴
まずは、コミュニケーションが苦手な人の特徴を理解していきましょう。普段のコミュニケーションでこの特徴が出ないように少し意識するだけでも変化を感じられます。
ご自身が当てはまるかどうか、確認してみてください。コミュニケーションが下手な人の特徴として、次の5つが挙げられます。
- ①相手の顔色を気にしすぎる
- ②自信をもてず自分の意見を言えない
- ③自分の話ばかりしてしまう
- ④相手の話を集中して聞かない
- ⑤話の要点をまとめられない
①相手の顔色を気にしすぎる
コミュニケーションが苦手な人は、相手の顔色や言い分を過剰に気にすることが多いです。
自分を明確に表現することよりも、批判されることを気にしてしまうのです。自由でオープンなコミュニケーションをとることに抵抗を感じるため、自分の意見が言えず辛い思いをすることも少なくありません。
コミュニケーションでは相手の気持ちを考えることは大事です。しかし「どうすれば相手の気分を害さずに自分の意見を伝えられるか」が大事なのであり、相手の機嫌を損ねないことだけを考えるのとは違います。
相手の顔色を気にする人は相手の気持ちに敏感なので、これを活かせば大きな強みになります。まずは、感じ取った相手の感情を元に自分の意見をどう伝えるかを考えるようにしてみてください。
②自信をもてず自分の意見を言えない
コミュニケーションが苦手な人は、自分に自信がないことが多いです。自分の意見をなかなか言えないため、会議のような意見を求められる場面で苦労します。
自分の意見が言えないと相手から承認してもらう経験ができません。故に、余計に自信がなくなり、意見も言いづらくなっていくという悪循環に陥ります。
自分の意見を言えば肯定も批判も受けます。どれだけ素晴らしい人格者で社会的に成功を収めている人であっても、発言をすれば必ず批判を受けるものなのです。批判されたからといってあなた自身の価値が下がるわけではありません。
少しずつ発言できる場を増やしながら、批判に慣れていく、あるいは批判への対応の仕方を身につけていくことが重要です。まずは話しやすい人だけでもよいので、自分の意見を率直に伝えることから実践してみましょう。
③自分の話ばかりしてしまう
コミュニケーションが苦手な人の中には、自分の話に終始してしまう人もいます。
相手の立場を察することができず、一方的に自分の考えを押し付けてしまうのです。コミュニケーションは対話にこそ価値があります。
自分の話をするだけで終わってしまう人は、相手にコミュニケーションの価値を提供できないため、周囲から避けられるようになってしまいます。あるいは、表面上の付き合いだけで深いつながりを築きにくくなることもあるでしょう。
話をする際には相手と自分の話す割合を考えるようにしてください。まずは5：5くらいを目指して、相手の話を聞く時間をつくるように心がけていきましょう。
④相手の話を集中して聞かない
コミュニケーションが苦手な人は、相手の話を注意深く聞きません。注意散漫なので、相手の意図を汲み取れないこともあり、それゆえにミスを犯します。
自分の仕事をしたり、自分がどう発言するかばかりを考えたりしながら話を聞くのは避けましょう。相手の話を聞くときは、相手の言葉に集中して相手が言った言葉を変えずにそのまま理解するよう意識してみてください。
相手の話を要約して理解することも重要ですが、解釈がズレるとただの思い込みになり、これが話の食い違いにつながるからです。
⑤話の要点をまとめられない
コミュニケーションが苦手な人は、会話の要点をまとめられない人が多いです。
会話の中で何が大事なのかがわからず返事に困ったり、何を指示されたのかわからず次に何をしたらいいのか混乱したりします。
要点をまとめられないのであれば、メモを取るようにしましょう。言われたことをメモすれば、後から要点をゆっくりまとめられるからです。頭の中だけで考えると難しいことも、メモを使えばより簡単にできます。
もしくは、お願いできる相手であれば、話の要点だけをまとめて最初に伝えてもらえるように依頼してみてください。他の細かな部分については、話の要点を知った上で付け加える形で伝えてもらえば、無理なく理解できます。
会社でのコミュニケーションが苦手だと損をする
会社でのコミュニケーションがうまくいかないと、以下のようなデメリットがあります。
- ①仕事に必要な情報が集まらない
- ②高い評価を得にくい
①仕事に必要な情報が集まらない
コミュニケーションが苦手だと、自分がやらなければならない仕事がよくわからなくなり、迷いが生じることがあります。そもそも仕事の指示を理解できないことがあるからです。
「話が伝わりにくい人」という印象をもたれると、話しかけてもらえることも減っていき、仕事に役立つ情報が得られない可能性もあります。
また、自分が行った仕事に対して、効果的なフィードバックが得られません。そのため、仕事の質を高めるために何が必要なのかがわからず、スキルアップが難しくなります。
②高い評価を得にくい
コミュニケーションがうまくいかないと、自分の考えや意見を理解してもらえません。
考えや意見をもち、それをチームに伝えて誰かを励ましたり実行に移して成果を上げたりすることで、仕事の評価が高まります。しかし、コミュニケーションが苦手で自分の意見を伝えられないと、あなた自身がチームにどれだけ貢献しているのかが見えにくいです。
結果として、評価を得られず給料が上がらなかったり、仕事に対するモチベーションが得られなかったりします。
コミュニケーション能力が高い人の特徴
効果的なコミュニケーションには、正しい言葉や表現を使うことはもちろんですが、正しい姿勢をとることも必要です。コミュニケーション能力の高い人は、次の2つの資質をもっています。
この特徴を取り入れることで、普段のコミュニケーションを改善していきましょう。
- ①相手の気持ちを汲み取りつつ自分の意見を伝える
- ②意義のある話をする
①相手の気持ちを汲み取りつつ自分の意見を伝える
コミュニケーションが得意な人は、相手の気持ちに配慮しつつもしっかりと自分の意見を伝えます。
相手の顔色を気にして意見を言わなかったり、相手を置き去りにして自分の話ばかりしたりしないのです。
相手の話も聞きつつ、なるべく相手が納得する形で自分の意見を伝えます。相手が納得できない場合は、その事実を受け止めた上で、折衷案を提案したり、どちらの意見を取り入れるべきかを論理的に伝えたりして解決します。
まずは、相手の感情を気にしながら、自分の意見を伝える練習をしていきましょう。
②意義のある話をする
コミュニケーション能力の高い人は、意義のある話をします。会社にとって、他の社員にとってプラスになる話をするのです。たとえば、相手が取り組んでいる仕事に役立つ情報を教えるなどです。
意義のある会話をすることで、周囲の人に良い影響を与えることができるため、周囲から慕われます。慕われると人からよく話しかけられるようになり、仕事を有利に進めるための情報が集まり、さらによいパフォーマンスを発揮できるのです。
もちろん、職場では雑談も大事です。雑談をする際にも、出た話題を誰かの利益に繋げられないかと考えるとより意義のある会話を増やせるでしょう。
まずは、相手の利益になることは何かを考える習慣をつくっていきましょう。
会社でのコミュニケーションが苦手な人がやるべきこと
会社でのコミュニケーションが苦手な場合には、以下3つを実践してみてください。
- ①語尾まではっきりと話す
- ②発言から相手の意図を汲み取る
- ③自分に合った意思疎通の方法を模索する
①語尾まではっきりと話す
語尾まではっきりと相手にきちんと聞こえる声で話すことを意識してください。会話の基本は相手に伝えることだからこそ、はっきり話すことが重要です。
相手に聞こえない声で話すと聞き返されます。自分に自信がなくコミュニケーションが苦手な人は、聞き返されると萎縮してしまうことが多いです。
- 「何か間違ったこと言ったかな？」
- 「この人は反対意見なのかもしれない。」
- 「自分の意見なんて言っても参考にならないか…」
相手に聞き返されて、以上のような不安がよぎった経験があるのではないでしょうか。聞き返すことは相手にとっても手間であり、人によっては不機嫌に聞き返してくることもあります。
そのため、1度で聞き取ってもらえる話し方をすることが重要です。相手に聞こえる声で話すこと、そして気を抜かずに語尾まではっきり言うことを意識してみてください。
②発言から相手の意図を汲み取る
会話では自分の意見を伝えるだけでなく、相手の話を聞くことが重要です。「話を聞く」とは言葉を聞き取るだけでなく、聞き取った内容から相手が何を求めているのかを明らかにすることです。
そのためには、注意深く相手を観察し、その上で自分で考える必要があります。
たとえば「次の会議に使う資料を印刷しておいて」と言われたら「何部必要だろう？」「いつまでに必要？」「カラー？白黒？」などを考えるべきでしょう。普段の仕事で行っていることなども踏まえながら、どうすべきかを判断し、判断しきれないものはその場で聞き返す必要があります。
そのほかにも、気にかけられることは多くあります。このケースで指示をしてきた人は、会議の準備をしようと考えているので「会議室はおさえたのか」「来客はあるのか」「参加者のスケジュールはおさえたのか」などの情報も必要でしょう。
余裕があればこれらについても聞き返すことで「この人は話が通じる」「コミュニケーション能力が高いな」という印象をもたれるようになります。
このように「相手の話を聞く」という作業は、かなり神経を使うものなのです。
ただ言葉を頭に入れるだけでなく、実際に行動するために他にどんな情報が必要かなどを考える癖をつけましょう。
③自分に合った意思疎通の方法を模索する
人それぞれ、好みのコミュニケーション方法があります。対面でのコミュニケーションが好きな人もいれば、メールやチャットなどの文章によるコミュニケーションが好きな人もいます。
会社でのコミュニケーションも対面で行うときと、文章で行うときがあるでしょう。好きな方や得意な方のコミュニケーションを磨くことを意識すると、無理なくコミュニケーション能力を高めていけます。
「対面だと焦ってしまうけど、落ち着いて文章を考えると自分の意見を言える」など自分のコミュニケーションにおける特性を理解してみてください。
会社でのコミュニケーションに対する苦手を克服しよう
会社でのコミュニケーションへの苦手意識は、少なからず誰しもがもっているものです。だからこそ、社員がコミュニケーションをしやすい環境を整えることが重要です。
手軽に環境を整えたいなら、ビジネスチャットツールの導入を検討してみてください。ビジネスチャットならメールよりも気軽に文章による意思疎通ができるからです。
リアルタイムでも連絡できますし、受信者が都合の良いときにメッセージを確認できるので、忙しい人への連絡でもためらいが生まれにくいです。
コミュニケーション手段を増やすことで、社員の得手不得手に合わせた方法を選べるようにしてみてください。
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まとめ｜会社でのコミュニケーションの苦手意識を改善しよう
いくら社会人経験があっても、コミュニケーションが苦手だと高い評価を得たり、仕事へのモチベーションを維持したりするのは難しいです。
コミュニケーションの苦手はなかなか克服できないものですが、記事で紹介した改善策を行えば、職場でのコミュニケーション能力を大幅にアップできます。
自分のコミュニケーションの改善すべき点を意識しながら、工夫を重ねてみてください。少しずつ職場で自分の意見が聞き入れられ、尊重されるようになって自信がついてくるでしょう。
