オンプレ型コミュニケーションツールを使うメリット｜おすすめツール3選と選び方も紹介
「オンプレ型のコミュニケーションツールについて知りたい」
「ほかの形式のツールと比較したメリットデメリットを知りたい」
「おすすめのツールや選び方を知りたい」
この記事では、以上のように感じている方向けにオンプレ型のコミュニケーションツールについて紹介していきます。
ツール選びの手間を省きたい方や自社に合うツールを見つけたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
【この記事の内容】
オンプレ型コミュニケーションツールの特徴
オンプレ型（オンプレミス型）のコミュニケーションツールは、自社サーバー内にシステムを構築することで運用していきます。
オンプレ型への理解を深めたい方は、メリットデメリットについても確認してみてください。
オンプレ型のメリット
オンプレ型コミュニケーションツールのメリットは以下の通りです。
- ・自社に合わせて機能をカスタマイズできる
- ・ハッキングリスクが低い
自社サーバー内でコントロールできるオンプレ型は、自社に合わせて機能を追加したり削除したりできます。
自社に必要な機能があるツールを選ぼうとすると既存のシステムを使う形式のツールの場合には、なかなかしっくりくるツールが見つからないことも多いです。
オンプレ型はこういった手間がなく、使い勝手のよい状態でツールを使えるのが大きな魅力です。
また、自社サーバー内での管理ならサービス提供元がハッキングにあったとしても、データが漏洩することはありません。そのため、複数企業のデータをまとめて管理する形式のツールよりもハッキングリスクが低いとされています。
オンプレ型のデメリット
オンプレ型のデメリットは以下の通りです。
- ・システム構築に手間がかかる
- ・初期費用が高い
自社サーバーにシステムを構築するには時間がかかります。導入決定から実際の運用スタートまでにタイムラグが生じるため「いますぐ使い始めたい」という場合には不向きです。
「すぐに使いたいけど、どうしてもオンプレ型がいい」という場合には、オンプレ型の構築に取り掛かりながらほかの形式のツールを一時的に利用するとよいでしょう。
また、システムを構築するためには時間だけでなく費用がかかります。初期費用はまとまった支出になりますので、よく検討した上で導入するようにしましょう。
オンプレ型以外のコミュニケーションツールの種類
オンプレ型のメリットデメリットを見て「他の形式についても知りたい」と思った方もいるでしょう。
ほかの形式と比較することでよりオンプレ型への理解も深まるので、ぜひここで確認してみてください。オンプレ以外には以下2つの形式のコミュニケーションツールがあります。
- ①クラウド型（SaaS型）
- ②オープンソース型
①クラウド型（SaaS型）
クラウド型とは、インターネット上にあるシステムを使う形式です。
インターネット環境とデジタルデバイスさえあればすぐに使い始められます。また、導入コストが低く手軽に導入できるのも大きな魅力です。
「とりあえずコミュニケーションツールを試しに使ってみたい」という場合には、クラウド型が向いています。
クラウド型は、ほかの企業と共有で同じシステムを使うことになります（コミュニケーションは自社専用スペースで行えます）。そのため、オンプレ型と比べてハッキングリスクが高く機能のカスタマイズ性が低いです。
設定や使い方を工夫しながらセキュリティを強固にしたり、自社に必要な機能がそろっているツールを選んだりして対策することが重要です。
②オープンソース型
オープンソース型は公開されているプログラミング言語を使って、自身で自社サーバーにシステムを構築・運用する形式です。
「自社サーバーにシステムを構築する」という点がオンプレ型と同じであるため、場合によってはオンプレ型として説明されることもあります。
この記事ではオンプレ型とオープンソース型を以下のように区別しています。
- 【オンプレ型】
- ・システム構築に必要なプログラミング言語は公開されていない
- ・システム構築はツール提供企業が行ってくれる
- ・運用のサポートも受けられる場合がある
- 【オープンソース型】
- ・システム構築に必要なプログラミング言語が公開されている
- ・自身でシステム構築する必要があり運用についてのサポートは受けられない
オープンソース型は無料で使えるものもあるので、初期費用が抑えられるのが大きなメリットです。しかし、システム構築や運用は自社でやる必要があるため、プログラミング言語を扱える人材がいないと運用が難しいでしょう。
ビジネスシーンで使えるオープンソース型のチャットツールについては、以下の記事で紹介しているので興味がある方はこちらを参考にしてください。
＞ビジネスチャットのオープンソース型ツールとは？メリットデメリットやおすすめサービス3つを紹介
オンプレ型コミュニケーションツールの選び方
オンプレ型のコミュニケーションツールを選ぶ際には、以下4つに注目してみてください。
4つの側面から考えることで自社に合ったバランスのよいツールが見つかるでしょう。
- ①費用
- ②機能
- ③サポート
- ④使いやすさ
①費用
オンプレ型は初期費用が高くなりやすいため、無理なく導入できるかどうかを確認するようにしてください。
使用する機能によって利用料金が異なることもあります。気になるツールが見つかったら問い合わせをして見積もりを取ると安心です。
いくつかツールをピックアップして相見積もりをすると相場感もつかめるのでおすすめです。
②機能
どんな機能が使えるのかも確認するようにしましょう。オンプレ型は機能をカスタマイズできますが、追加できる機能はツールごとにあらかじめ決まっているからです。
自社に必要な機能は何かを洗い出し、機能が追加できるツールを探していきましょう。例として、代表的な機能を挙げておきますので自社に必要かどうかをチェックしてみてください。
- ・既読機能
- ・検索機能
- ・通知設定
- ・権限設定
- ・絵文字機能
- ・監査（管理）機能
- ・チャットボット機能 など
③サポート
ツールの導入後、使い方がわからず困ったときなどにサポートを受けられるかどうかについても確認しておくと安心です。
オンプレ型は自社で運用できて自由度が高い上に、サポートを受けられるものが多いのが嬉しいポイントです。使い方が簡単なツールを選んでおくと使用方法で困ることが減るので、ツール選びにも気を使うとよいでしょう。
④使いやすさ
ツール画面の見やすさや操作性のよさも重視するとよいです。デジタルツールへの関心や熟練度は社員によって異なるからです。
画面が見づらく操作がわかりにくいツールの場合、使いこなせない社員が出てきてしまい、運用がうまくいかない可能性があります。
シンプルな画面表示でとくに説明を聞かずとも直感的に使用できるツールが望ましいでしょう。
おすすめオンプレ型コミュニケーションツール
ここまでオンプレ型について紹介しました。導入への意欲が高まった方もいるでしょう。
この章では、オンプレ型の取り扱いがあるおすすめコミュニケーションツールを3つ紹介していきます。料金プランなどをチェックして自社に合うツールを見つけてみてください。
- ①ChatLuck（チャットラック）
- ②Tocaro（トカロ）
- ③（ディスカス）
①ChatLuck（チャットラック）
ChatLuckは社内外の連絡を一括して行いたい企業におすすめのツールです。
社外のユーザーは「ゲスト」として参加させ、社内の管轄下におけるからです。招待していない人が勝手に入ってくることがないので「社外のことはわからない」などといった状況になることはありません。
社外の人が関わっていても安全性を保てるのが大きな魅力です。
- ・初期費用：要問い合わせ（インストールや研修へのサポートにより異なる）
- ・システム使用料：【100ユーザーまで】396,000円（ライセンス料＋サポート費用）
- ※ユーザー数によって料金が異なる。ルーム数による契約も可能。
②Tocaro（トカロ）
Tocaroはコミュニケーションだけでなく、ワークフローやタスクを可視化する機能を備えたツールです。
仕事上の連絡ではワークフローへの共通認識やタスクの進捗確認が重要です。Tocaroはこれらを可視化することでよりスムーズな連絡を可能としています。
「プロジェクト数が多い」「参加人数が多い」という企業に向いているツールと言えるでしょう。
- ・料金：要問い合わせ
③（ディスカス）
は日本国内での使用を想定して作られたビジネスチャットツールです。
法律適用はもちろんのこと、製造についても日本でおこなっており、セキュリティ性が高いのが特徴です。また、シンプルな画面により直感的な操作が可能です。
- ・料金：要問い合わせ
オンプレ型は問い合わせが必要ですが、クラウド型は機能の制限なく無料体験が可能です。「使ってみてから導入を検討したい」という方は。まずは以下のリンクよりクラウド型の無料体験をしてみてください。
まとめ｜オンプレ型コミュニケーションツールを活用しよう
オンプレ型のコミュニケーションツールについて紹介しました。
オンプレ型は自社サーバー内にて運用ができるため安全性が高く、運用のサポートも受けられるため導入後も安心感があるのが特徴です。
導入への手間やコストがかかるため、導入する際にはよく検討しましょう。オンプレ型を扱っているツールの中にはクラウド型の取り扱いがあることもあります。
クラウド型の方が安価で手間もありませんので、まずはクラウド型を導入して使用感を確かめるのもおすすめです。無料トライアルがあるのであればそちらも活用してみましょう。
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