会社におけるコミュニケーションの必要性｜風通しの良い職場を目指そう
会社は業務を行う場所なので、人によっては「コミュニケーションの必要性がわからない」と感じる人もいるかもしれません。結論から言うと、適切なコミュニケーションは生産性アップなど、自社に大きなメリットをもたらします。
この記事では、会社におけるコミュニケーションがなぜ必要なのか、コミュニケーションを活性化させるための方法を紹介します。コミュニケーションの必要性を知りたい方だけでなく、生産性アップなど自社へ良い影響を与えたい方はぜひご覧ください。
【この記事の内容】
会社コミュニケーションの必要性・メリット
会社において適切なコミュニケーションが行われると、以下4つのメリットがあります。
- ①情報共有を活性化させ効率を上げる
- ②ストレスを軽減し離職を防ぐ
- ③顧客満足度アップによる収益性の向上
- ④ブランドイメージの向上
必要性①情報共有を活性化させ効率を上げる
情報共有を活発に行うことで、業務効率アップにつながります。たとえば「会議の資料を〇部、用意しました」と部下が上司に報告したとしましょう。
上司が「〇〇部署のAさんも参加することになったから、1部追加してほしい」と指示を出すかもしれません。もし部下が報告しなかった場合には、資料が足りないまま会議をすることになっていたでしょう。
会議が思うように進まないと業務効率が下がります。このように、適切なコミュニケーションは業務効率アップに必要なのです。
必要性②ストレスを軽減し離職を防ぐ
コミュニケーションは社員のストレス軽減につながります。人は基本的に「誰かと話したい」という欲求をもっているからです。他愛のない話をしたり、安心して業務連絡できたりする環境はストレスを軽減します。
また、コミュニケーションが円滑な職場であれば、苦手な業務に取り組む際でも、得意な人にアドバイスや手助けを求められるでしょう。苦手な業務を自分でやらなければならない場面でも、会話の中で他の人が一生懸命に業務に取り組む姿勢を垣間見ることでモチベーションが高まります。
このように、良好なコミュニケーションは社員のストレスを軽減する効果があります。ストレスの少ない職場環境は社員の満足度を高めるため、離職リスクの軽減効果も期待できます。
●「職場の雰囲気が悪い」
●「社員のモチベーションが低い」
●「社員がすぐに辞めてしまう」
以上のように感じているのであれば、コミュニケーションを活性化させることで解決を目指していきましょう。
必要性③顧客満足度アップによる収益性の向上
顧客ニーズを満たすコミュニケーションをすることで、顧客満足度アップが期待できます。コミュニケーションが活発な職場にいる社員は、相手を思いやる習慣がつきます。
「何かフォローできることはないだろうか？」と考えて行動し、持ちつ持たれつの関係性を築いているからです。
そしてこの姿勢は、顧客対応の場面で自然に現れてきます。誠実で配慮ある対応は顧客の満足度を高めるため、リピーターの獲得や収益性アップにつながります。
必要性④ブランドイメージの向上
コミュニケーションが活発な会社は、以下2つの理由からブランドイメージが向上します。
●風通しの良い社風／職場という印象を与えるから
●顧客対応が素晴らしいから
ブランドイメージが向上すると、リピーターの獲得につながります。似たような商品やサービスであれば、イメージの良い企業から商品を買いたいと思うからです。また、働きやすい印象が広まると人材確保も今より容易になるでしょう。
リピーターや人材の獲得に悩みがある場合には、コミュニケーションの改善に取り組むことをおすすめします。なお、風通しの良い職場を目指す方法については、以下の記事も参考にしてみてください。
会社コミュニケーションがうまくいかない原因
コミュニケーション活性化は会社に良い影響を与えますが、実際の職場では円滑にいかないケースも多くあります。コミュニケーションがうまくいかない原因として、以下4つが考えられます。
- ①縦割りの意識が強い
- ②コミュニケーションをする機会が少ない
- ③コミュニケーションの重要性が周知されていない
- ④テレワークで相手の状況が見えづらい
原因①縦割りの意識が強い
縦割りの意識が強く部署同士で協力する意識があまりないと、コミュニケーションがうまくいかない可能性が高いです。「よそはよそ、うちはうち」という意識があると、他部署と関わることに意義を感じられないからです。
たとえば、営業部は売上を出すために納期の厳しい条件で案件を取ることがあります。即納は顧客にとって魅力的な提案である一方で、生産ラインは納期を守るのが大変です。アプローチは異なりますが、どちらの部署も自社の利益を最大化するために仕事をしています。
目指しているゴールが同じであることを意識化できれば、部署間の交流を促進しやすくなるでしょう。
原因②コミュニケーションをする機会が少ない
そもそもコミュニケーションをする機会が少ない場合もあります。機会が少ないとコミュニケーションの必要性を感じる社員も少なくなります。一度コミュニケーションが活性化すれば、コミュニケーションの量によって業務の進め方がどう変わるのかを社員が実感できるでしょう。社内イベントを開催したり、社内研修を行ったりしてコミュニケーションをする機会を会社側が提供することが重要です。
原因③コミュニケーションの重要性が周知されていない
コミュニケーションの重要性が社内に浸透してない可能性も考えられます。コミュニケーションは会話をする双方が協力しなければ成り立たない行為です。だからこそ「コミュニケーションは業務に必要ない」と考えている社員がいると、一部の社員が盛り上げようと努力してもうまくいきません。社内研修で重要性を伝えた上で、重要性を体感できるグループワークを行うのが効果的です。
原因④テレワークで相手の状況が見えづらい
テレワークを行っている場合、相手の状況が見えづらく相手に声をかけるのが難しいです。会話が発生しにくい状態なので、コミュニケーションツールを導入するなどして、気軽に連絡を取り合える環境を整えることが重要です。また、定例ミーティングや雑談タイムを設けて、社員同士が気兼ねなくコミュニケーションできる場を提供するのも良いでしょう。
会社コミュニケーションを活性化させる方法
コミュニケーションを活性化する際には、以下5ステップを実施することが重要です。
- ①課題を洗い出す
- ②目標を設定する
- ③対策を考える
- ④実践する
- ⑤改善を繰り返す
手当たり次第に対策を行うのは効率が悪いため、事前に目標設定をするようにしましょう。自社におけるコミュニケーションの課題を明らかにした上で、目標設定をし、目標に合わせた対策を選ぶのです。
- ①どこのコミュニケーションに課題があるか
- ・経営層と社員
- ・上司と部下
- ・同僚同士
- ②どんなコミュニケーションの課題があるか
- ・会話自体が少ない
- ・互いに敵対している
- ・会話は多いが生産性が低い
以上2つの軸から考えると、課題を洗い出しやすくなります。課題に合わせた対策や、目標設定によってコミュニケーションの活性化に成功した事例について、以下の記事で紹介しています。活性化に取り組んでいきたい方は、参考にしてみてください。
＞社内コミュニケーションにおける目標設定の例｜課題の洗い出しから始めよう
また、施策を成功させるためには目標設定だけでなく、以下のような実践のコツも抑えておく必要があります。
- ①褒めるときは名前を呼ぶ
- ②注意するときはものを主語にする
- ③上司から歩み寄る
- ④適度に自己開示をする
- ⑤相手が得意な手段を選ぶ
それぞれの詳細を知りたい方は、以下の記事も読むことをおすすめします。
＞職場のコミュニケーションを活性化させる方法9つ｜メリット・成功させるコツも紹介
会社コミュニケーションの機会を増やすツール
コミュニケーションを活性化させるには、手軽に話せる場や機会を提供することが重要です。手軽にできないことは、実施するのに時間がかかる上、社員に取り入れてもらえない可能性があるからです。
手軽にコミュニケーション改善を行うなら、ビジネスチャットツールの導入を検討してみましょう。ビジネスチャットはLINEのような感覚で使えるコミュニケーションツールで、セキュリティが強固なのでビジネスの場でも安心して活用できます。
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まとめ｜対策を講じて会社コミュニケーションを盛り上げよう
コミュニケーションが活発な会社は、以下のメリットを受けられます。
- ①情報共有を活性化させ効率を上げる
- ②ストレスを軽減し離職を防ぐ
- ③顧客満足度アップによる収益性の向上
- ④ブランドイメージの向上
これらの効果を得るために、会社においてもコミュニケーションが必要なのです。この記事ではコミュニケーションを活性化させる方法も紹介したので、取り入れて自社の生産性を高めてみてください。
