社会人なら知っておきたいビジネスチャットの基本｜ルール・マナー・活用のコツを紹介
社会人になると仕事でチャットを利用する機会があるものです。しかし、ビジネスシーンでのチャットはプライベートでの利用とは異なり、ルールやマナーを知っておかなければいけません。
そこでこの記事では、社会人なら知っておきたいビジネスチャットのルール・マナーを紹介します。そのほか、メールとの使い分け方やすぐに使える例文にも触れていきます。
「社会人になってビジネスでチャットを利用することになった」
「使い方がいまいちわからず困っている」
「社会人として恥ずかしくない使い方をしたい」
以上のように感じている方は、ぜひ最後までご覧ください。
【この記事の内容】
社会人ならメールとビジネスチャットを使い分けよう
ビジネスの連絡手段としては、チャットの他にメールが挙げられます。メールとチャットの両方が使える状態だと、どちらを使ったらよいのか戸惑う場面もあるでしょう。
チャットを使うべき場面として以下5つが挙げられます。
- ①社内における気軽な連絡をしたいとき
- ②履歴を残さなくてもよい連絡をするとき
- ③複数人で相互に連絡したいとき
- ④連絡の頻度が高いとき
- ⑤緊急性の高い連絡をするとき
うまくメールとチャットを使い分けることで「できる人だな」という評価を得られるかもしれません。もちろん、社内ルールにて使い分け方が定められている場合にはルールに従うようにしてください。
なお、以上5つの場面についてより詳しく知りたい方は以下の記事も参考にすることをおすすめします。
＞ビジネスチャットの必要性・メールとの違いや導入の注意点を紹介
社会人として守るべきビジネスチャットのルール
ビジネスチャットのルールについては以下2つの視点から捉えるようにしてみてください。
- ①社内の運用ルール
- ②自分で設定するルール
①社内の運用ルール
まずは社内で定められている運用ルールを確認して、守るべきことを覚えるようにしましょう。社内で円滑なコミュニケーションを図るために必要なことが定められているからです。
最初のうちはプロフィールをしっかりと設定することを考えるとよいでしょう。自分の存在をしっかりと知ってもらうことが大切です。誰なのかが明確にわかるよう、名前や顔写真はもちろんのこと、部署名なども記載しておくのがおすすめです。
②自分で設定するルール
チャットは注意しないと気になりすぎてしまって、仕事が疎かになってしまうことがあります。「上司の連絡に即レスしなければ」などと気負いすぎてしまわないように、チャットと適度な距離を取るような自分だけのルールを作ってみてください。
たとえば「休憩時間中はチャットを開かない」「集中力が必要な〇〇の仕事をするときは通知をオフにする」などです。チャットはあくまでも仕事の効率を上げるために活用すべきものです。
即レスは効率アップや印象アップにつながるものですが、こだわりすぎると逆効果になります。いくらレスが速くても仕事に集中できなければ効率は上がりませんし、仕事の質が悪くなって印象も上がりにくいからです。
社会人なら知っておきたいビジネスチャットのマナー
ビジネスシーンでチャットを利用するのであれば、ルールを守るだけでなくマナーへの配慮も大切です。名刺の渡し方や上座下座などと同じように、ビジネスマナーとして身につけておきましょう。
ビジネスチャットにおけるマナーは以下7つが挙げられます。
- ①ビジネスの場にあった言葉遣いをする
- ②早めの返信を心がける
- ③返信と反応を適切に使い分ける
- ④結論を簡潔にまとめる
- ⑤グループチャットでは発信相手を明確にする
- ⑥プライバシーの保護に留意する
- ⑦業務時間中にメッセージを送信する
マナーは意識していればできるものばかりです。とは言え、いつも完璧にこなすのは意外と難しいものでもあります。
以上7つのマナーを徹底的に守るだけでも、社会人として恥ずかしくない振る舞いができるでしょう。それぞれのマナーの詳しい解説ややってはいけないNG行為については、以下の記事で紹介しているので参考にしてみてください。
＞ビジネスチャットのマナー｜NG行為や定めておくと便利な社内ルールも紹介
できる社会人が実践しているビジネスチャットの効果的な使い方
ルール・マナーを守るだけでなく、仕事を効率化するためにチャットを活用するのもおすすめです。
さらにビジネスチャットを活用したい方は、以下3つを実践してみましょう。
- ①検索機能を活用する
- ②自分の状況をシェアする
- ③チャットボットを活用する
①検索機能を活用する
ビジネスチャットの多くは検索機能があります。キーワードを入力すると該当するメッセージを瞬時に表示してくれるのです。
思い出せないことや再度振り返りをしたいことがあるなら、人に聞くのではなく、まずはチャットの検索機能で探してみましょう。
コミュニケーションは大切ですが、聞かなくても済むことを聞くのは相手を不快にさせる可能性があるからです。検索機能を使えば他人の時間を奪わずに済むので「あの人は仕事ができるな」という印象につながります。
②自分の状況をシェアする
コミュニケーションではお互いの状況がシェアされていることが大切です。「今忙しいのかな？」などという考えがちらつくと、聞きたいことがある人が声をかけてくれない可能性があるからです。
ざっくりとでよいので、自分の仕事の状況をチャットにてシェアするとよいでしょう。社内に進捗状況を報告するトークルームがあるならぜひ活用してください。
ない場合には、部署のグループチャットなど比較的近くで仕事をしている人が参加しているトークルームにて、自主的にシェアしましょう。とくに連絡がつながりにくい会議中や出張中の予定をシェアすると仲間も助かるはずです。
③チャットボットを活用する
チャットボット機能があるツールならぜひ活用しましょう。名刺の整理や議事録の作成を自動化すれば、仕事の効率が劇的にアップします。
そのほかメールの内容をチャットで確認できる機能などもあります。「自分の仕事をもっと効率よくできないか？」と考えてみてください。
社会人が覚えておきたいビジネスチャットの例文
ビジネスチャットを使っていると「どう反応したらいいのだろう？」と迷うこともあるでしょう。また、同じような場面に遭遇して「毎回、手入力しているのは手間がもったいないな」と感じることもあるかもしれません。
こういった場合には、使い回しのきく例文を覚えて活用するのがおすすめです。
以下の記事では「謝罪」「感謝」「催促」「断る」など場面別に使える例文を紹介しています。コピペして使用しても構いませんので、ぜひ普段のやりとりに活用してください。
＞ビジネスチャットですぐに使える例文を場面別に紹介｜マナーも押さえて使い方をマスター
社会人におすすめなビジネスチャットツール
ビジネスチャットはツールによって機能が異なります。よりチャットを活用したいのであれば、業務効率化に役立つ機能のあるツールを選ぶことが重要です。ちなみには仕事効率アップに役立つ機能を取り揃えていながらも、シンプルかつ見やすい画面が好評です。より詳しく知りたい方は以下のリンクから無料で資料請求を申し込んでください。
まとめ｜社会人としてビジネスチャットを使いこなそう
社会人として知っておくべきビジネスチャットの基本について紹介しました。
最初は覚えることが多く大変かもしれませんが、ひとつずつ実践していけば自然と身についていきます。ルールやマナーを覚えて毎日のやり取りを気分よく行ってみてください。
記事中ではおすすめツールとして『DiSCUS』を紹介しましたが、ツールは他にも種類があります。「さまざまなものを比較してから決めたい」という方は以下の記事を参考にして、気になるツールを見つけてみてください。
