打ち合わせにチャットを使用して効率アップ｜ツールの選び方のポイントも紹介
「メールでの情報交換は時間がかかりすぎる」
「電話だと視覚的な情報を伝えられない」
「ビデオ会議をするほどの内容ではない」
以上のように、気軽な打ち合わせの効率アップについての悩みはチャットを導入することで解決します。打ち合わせの効率アップを目指したいのであれば、チャットの導入を前向きに検討してみましょう。
この記事では打ち合わせにチャットを導入するメリットや使用時の注意点、ツール選びのポイントなどを解説していきます。「打ち合わせにチャットを使ってみたい」と考えている方は、ぜひご覧ください。
【この記事の内容】
打ち合わせにチャットを使うメリット
打ち合わせにチャットを導入すると意思決定スピードが上がり、業務効率がよくなります。具体的には、以下5つの理由によって効率が上がります。
- ①電話のように相手の都合を気にしなくていい
- ②ビデオ会議より手軽
- ③メールより話の進みが早い
- ④スケジュール管理に時間がかからない
- ⑤対面と同じスピードで打ち合わせできる
①電話のように相手の都合を気にしなくていい
遠隔での打ち合わせによく使われるのが電話です。電話はリアルタイムでの意思疎通には適していますが、相手に時間を確保してもらう必要があるのが難点です。
相手が忙しい人である場合には「今、電話しても大丈夫かな？」などとためらったり、気疲れしたりすることもあるでしょう。
しかし、チャットであれば自分と相手が予定を合わせる必要はありません。それぞれが都合のよい時間に返事をするだけで話が進んでいきます。気疲れもありませんし、目の前の業務に集中できるようになります。
また、メッセージを送信する前にじっくり考えられるので、電話よりも相手に配慮した発言ができるのも大きなメリットでしょう。
②ビデオ会議より手軽
ビデオ会議では遠隔でも対面と同じように相手の顔を見ながら話せます。しかし、相手と予定を合わせる必要がありますし、カメラ写りや周囲の音などを気にするなど準備に手間がかかるものです。
少し確認や相談をしたいだけであれば、ビデオ会議をするのは逆に効率が悪いでしょう。
こういったちょっとした打ち合わせについては、チャットが適しています。文章を打ち込むだけで、準備に手間がかからないからです。自分はもちろんのこと、相手の負担も減らせるのが大きな魅力です。
③メールより話の進みが早い
「電話やビデオ会議をするほどでもない打ち合わせ」については、メールで行う方も多いでしょう。しかし、メールではいつ返信が来るのかが分かりにくく、前のメールを見返すなどの手間もかかります。話の進行が遅くなりやすいのです。
その点、チャットは話の進みが速いので迅速な意思決定ができます。メールのように挨拶文などの前置きが不要ですし、やり取りの内容が1画面に表示されるので過去のやり取りを確認するのも手軽です。
「ちょっとした確認の打ち合わせに時間がかかる」と感じている場合には、チャットを導入してみるとよいでしょう。
④スケジュール管理に時間がかからない
チャットはそれぞれが都合のよいタイミングで連絡をすればよいため、予定を合わせる必要がありません。予定を合わせるための連絡も不要なので、すぐに本題に入れます。
「会議や打ち合わせが多くスケジュール管理が大変」という場合には、チャットにてスケジュール管理の手間を省くとよいでしょう。
⑤対面と同じスピードで打ち合わせできる
チャットではそれぞれのタイミングでやりとりでき、なおかつ、リアルタイムでの意思疎通も可能です。
リアルタイムで連絡をする場合には、対面で会話をするような早いテンポで話を進められるのです。しかも、声色や表情などを気にする必要がないため、対面よりも心理的な負担が少なくなります。
対面と変わらないスピードで話を進めつつも、より気軽な打ち合わせをしたい場合にはチャットの導入がおすすめです。
打ち合わせにチャットを使う際の注意点
前章で紹介したように、チャットの導入は打ち合わせの効率アップにつながります。しかし、チャットでの打ち合わせは対面・電話・メールとは違った特性があるため、使用時には工夫が必要です。
以下3点に注意することで、チャットのメリットを最大限に活かした打ち合わせをしてみてください。
- ①議題などを資料にして共有しておく
- ②進行役・書記を決めておく
- ③期日を決めておく
①議題などを資料にして共有しておく
チャットで打ち合わせをする際には、事前に資料を共有しておくようにしましょう。
チャットで直接、議題などを送信すると長文になってしまい、画面が見づらくなる可能性があるからです。Wordファイルなどにあらかじめまとめ、チャットで共有することで画面がスッキリして話の流れを追いやすくなります。
また、資料を作ると図解や写真などの視覚的な情報も共有しやすくなります。理解がしにくい内容を話し合う際には、資料を活用してみてください。
②進行役・書記を決めておく
通常の会議と同じように進行役（ファシリテーター）や書記を決めておくと、スムーズな打ち合わせができます。
チャットでの打ち合わせでは、対面のように空間を共有していないため雰囲気が伝わりにくく、話が逸れやすいです。また、互いの視線もわからないため、発言していない人に直接的に話を振る工夫も必要です。
そのため、進行役を決めて話が逸れないように調整したり、全員の意見が反映されるように発言を促したりしていきましょう。
そのほか、書記を決めておき内容を簡潔にまとめると振り返りがしやすくなるのでおすすめです。とは言え、チャットには打ち合わせの履歴が残るため、書記という役割をわざわざ作らなくとも問題ないケースもあります。たとえば、進行役が最後に内容をまとめて打ち合わせを締めくくるようにすれば進行役を決めるだけで済みます。
③期日を決めておく
チャットは各自が好きなタイミングで発言できるため、返信が遅くなる人も出てくるでしょう。スムーズな意思決定のために、最終的な判断をする期日をあらかじめ設定しておくのがおすすめです。
打ち合わせの参加人数が多い場合には、とくに話が長引きやすいので期日の設定と周知を徹底しましょう。
打ち合わせにはビジネスチャットツールがおすすめ
打ち合わせをチャットで行うためにはツールの導入が必要です。チャットツールにはプライベートでの雑談用の手軽なものから、ビジネスシーンに適したツールまでさまざまです。
打ち合わせに使うのであれば、ビジネスチャットツールを導入しましょう。ビジネス向けに作られており、以下2つの魅力があるからです。
- ①セキュリティ性能が高い
- ②プライベートを圧迫しない
①セキュリティ性能が高い
ビジネスチャットはプラベートでの利用を想定されたチャットよりもセキュリティ性能が高いです。ビジネスシーンでは外に漏らしたくない情報を扱うことも多いからです。
具体的には、通知にメッセージの内容が載らないようにして覗き見対策をしたり、情報の暗号化によってハッキングによる情報漏洩を防いだりする機能があるツールが多くあります。
安心してやり取りするためにも、セキュリティ性能の高いビジネスチャットツールを使用するようにしましょう。
②プライベートを圧迫しない
ビジネスチャットを活用すると、社員のプライベートを圧迫せずに済みます。
プライベートでも使用するチャットでは、プライベートの時間でも仕事の話が目に入ってしまいます。うまく休むことが難しくなりストレスや不満を抱える原因になるでしょう。
ストレスや不満は離職にもつながるものですので、ビジネスチャットにて予防しておくことをおすすめします。
また、プライベートと仕事の線引きを明確にすることで、誤送信による情報漏洩も防げます。人は意識していてもミスをするものです。社員がミスをしないように注意喚起をするより、ビジネスチャットを利用してリスクを減らしていきましょう。
打ち合わせで使うビジネスチャットツールの選び方
打ち合わせにはビジネスチャットがよいことはわかっても、どうやって選べばいいかがわからないと困りますよね。ビジネスチャットツールを選ぶ際には以下5点に注目してみてください。
- ①機能
- ②コスト
- ③使いやすさ
- ④社内社外のどちらで使うか
- ⑤無料トライアルを利用できるか
①機能
打ち合わせをスムーズに進めるための機能がそろっているかを確認してみましょう。打ち合わせに役立つ代表的な機能としては以下のようなものが挙げられます。
- ・既読機能：全員が内容を確認したかがすぐにわかる
- ・ファイル共有：資料や写真などを共有してスムーズな話し合いができる
- ・検索機能：打ち合わせの内容を手軽に振り返ることができる
以上の機能が備わっているツールなのかどうかに注目してみてください。
②コスト
ビジネスチャットの利用には、月額料金がかかります。継続的にコストがかかるため、無理なく運用できる価格設定かどうかを確認するようにしてください。
また、導入時に初期費用がかかるツールもあります。月額料金と合わせて初期費用がどの程度かかるのかも確認するのも忘れないようにしましょう。
③使いやすさ
ツールによって操作方法が異なります。画面のデザインがシンプルでわかりやすく、直感的に使えるツールを選んで導入時の混乱を最小限に抑えていきましょう。
ツールを導入すると、社員研修を行ったりマニュアルを整備したりして社員に使い方を覚えてもらう必要が出てきます。使いやすいツールを選べばこういった導入による手間を省けるので、すぐに打ち合わせの効率アップを目指せます。
④社内社外のどちらで使うか
社内向けのツールと社外向けのツールがあります。ゲストユーザーの利用ができるか、ユーザーごとに権限を付与できるかに注目してみましょう。
これらの操作が可能な場合、社外の人が利用する際でも情報漏洩を防ぎつつ利用できます。また、複数のグループチャットを管理しやすいツールや気軽に連絡できるシンプルなツールな社内での連絡に適してます。
自社の用途にあわせてツールを選んでみてください。
⑤無料トライアルを利用できるか
一部のビジネスチャットでは無料で機能を体験できます。実際に使ってみることで操作方法がわかりやすいかどうか、打ち合わせの効率が上がるかどうかがはっきりとわかります。
とくに、デジタル機器の操作に慣れていない社員がいる場合には、無料トライアルをするのがおすすめです。問題なくデジタル機器を扱える人からすると、操作が苦手な人がどのくらい困るのかを把握できないからです。
無料トライアルを利用して、操作に問題がないかをチェックすると失敗が少なくなるでしょう。苦労しているようであれば、より操作の簡単なツールを選んだり、社内研修やマニュアルの整備に力を入れてみてください。
セキュリティが強固なチャット『DiSCUS』で打ち合わせしよう
『DiSCUS』は操作がかんたんでセキュリティが強固なため、打ち合わせでの使用に適しています。
実際に導入した企業からも「操作がかんたんで社員からの問い合わせが数件しかなかった」と評価を得ています。導入後すぐに打ち合わせの効率をアップさせることも可能でしょう。
セキュリティについては、IPアドレス制限の機能があります。外部への情報漏洩を防げるため、機密性の高い情報を扱う際にも安心です。
シンプルでわかりやすい使い勝手なので、社内での打ち合わせに向いているツールです。そのほかの機能や導入コストについては、以下のリンクより無料資料請求をして確かめてみてください。
また、『DiSCUS』は30ユーザー分であれば無期限で無料トライアルも可能です。すべての機能を体験できるので、導入後にどんな効果が得られるのかも確かめられます。
無料トライアルを希望する方は、以下のリンクより申し込みを行ってください。メールアドレスなどを入力するだけのかんたん手続きですので、少しでも興味があれば申し込んでみましょう。
まとめ｜打ち合わせにビジネスチャットを導入して効率をあげよう
打ち合わせにチャットを導入するのであれば、ビジネスチャットの利用がおすすめです。ビジネスチャットはセキュリティ性能が高く、プライベートとの線引きがうまくできるからです。
とくにテレワーク下においては、プライベートと仕事の境界が曖昧になり、社員の負担が大きくなります。社員の負担を軽減して離職を防ぎ、社内の雰囲気を改善したい場合にもビジネスチャットを導入するとよいでしょう。
この記事では打ち合わせにおすすめなビジネスチャットとして『DiSCUS』を紹介しましたが、そのほかにも多くのツールがあります。「複数のツールを比較してから決めたい」という方は、以下の記事で比較検討の手間を省いてみてください。19社のツールをさまざまな視点から比較しています。
