コミュニケーション不足の解決策を実施してモチベーション維持や生産性アップを目指そう
企業はメンバー同士の交流を促進することで業務の効率性や生産性の向上を目指しています。しかし、コミュニケーション不足が常態化している企業が少なくありません。
とくにリモートワークが増えた現在では、コミュニケーション不足が深刻化してきているのです。本記事では、職場におけるコミュニケーション不足に対する解決策を5つ紹介し、その有用性や効果について考察していきます。
【この記事の内容】
職場におけるコミュニケーション不足を解決する際に大切なこと
職場でのコミュニケーション不足は、仕事の品質やモチベーションに悪影響を与えてしまうため解決を目指すべきでしょう。そこで、職場においてコミュニケーションを改善するためには、以下の3つのポイントが大切です。
- ①会話の機会を強制的につくる
- ②一緒に仕事をしない人とも関わるようにする
- ③上司から歩み寄って話しかけやすいようにする
①会話の機会を強制的につくる
会話の機会を強制的につくることを意識していきましょう。
すでにコミュニケーションが円滑な環境であれば、会話を始めるのは簡単です。しかし、コミュニケーション不足が常態化している場合には「会話するとサボっていると思われる」などといった心理から、誰かに話しかけることに躊躇いを感じます。
まずは会話をしなければいけない状況を強制的に作り、社員同士のコミュニケーションを促しましょう。
会話してもいい雰囲気をつくれますし、互いについて理解を深めると共通の話題も見つかります。繰り返し話す機会をもつことで、自然と強制しなくとも会話が発生する状態になるでしょう。
②一緒に仕事をしない人とも関わるようにする
一緒に仕事をしない人とも関わるようにすることも重要です。特定のグループだけがコミュニケーションをしていると、他のメンバーが孤立してしまい、職場の雰囲気が悪化してしまいます。
これはコミュニケーションをしている一部の人にとっても悪影響があります。同じ人ばかりと話していると視野が狭くなり、歪んだ考え方が蔓延したり、メンバーと少しでも関係が悪くなると大きなストレスを抱えたりするからです。
そのため、異なる部署やチームのメンバーと交流する場をつくる必要があります。交流が広がるほど職場全体の連帯感が生まれて、より良いチームワークが実現できるでしょう。
③上司から歩み寄って話しかけやすいようにする
上司から歩み寄って話しかけやすいようにすることも重要です。上司が自分から話しかけることで、メンバーは気軽に話ができるからです。
上司が口数の少ない性格で仕事以外の会話をしない場合、部下も上司に合わせて会話しなくなる傾向があります。社内で自然なコミュニケーションを促したいのであれば、上司の方から話しかけたり「適度な雑談は必要だと思っている」と伝えたりしていきましょう。
上司が考えを共有することで、メンバーはより指示を理解しやすくなって、モチベーションも高まるでしょう。
職場におけるコミュニケーション不足の解決策
前章でコミュニケーション不足の解消を目指す際に大切なこと3つを紹介しました。ここからは、紹介した3つを実践していくための具体的な施策を5つ紹介します。
- ①定期的にミーティングを行う
- ②アイスブレイクやイベントを取り入れる
- ③フリーアドレス制を導入する
- ④シャッフルランチで部署間の交流を行う
- ⑤メンター制度を導入する
①定期的にミーティングを行う
定期的にミーティングを設定して、社員同士が強制的に会話をする機会を作りましょう。ミーティングを通じて、メンバー同士の情報共有や意見交換ができるため、互いへの理解が深まります。
互いの考え方を知ることで、日常的にも声をかけやすくなります。最初は仕方なくやる空気感が抜けないかもしれませんが、ミーティングが互いを知るきっかけとなれば自然と会話が生まれるでしょう。
②アイスブレイクやイベントを取り入れる
アイスブレイクやイベントも取り入れてみましょう。アイスブレイクやイベントでは仕事以外の話もしやすいため、より親密な課になりやすいです。
たとえば、社内スポーツ大会やBBQ・花見・社員旅行などが挙げられます。社員の趣味嗜好や季節に応じて選んでみましょう。
③フリーアドレス制を導入する
フリーアドレス制を導入することで、普段関わりを持たない人との交流を促せます。
フリーアドレス制とは、自席を定めずに好きな席で仕事ができるようにする仕組みです。場所を変えることで気分も変わりますし、普通であれば関わることのない他部署の人とも交流する機会が生まれます。
ただし、自由に席を決めさせても関わりのある人同士で固まってしまう可能性があります。くじ引きにするなど、ランダム制が保てるような工夫も取り入れるようにしてください。
④シャッフルランチで部署間の交流を行う
シャッフルランチで部署間の交流を行うことも有効です。シャッフルランチでは、ランダムにメンバーをグループ分けし、ランチタイムを共に過ごします。
部署間の壁を取り払い、コミュニケーションを促進できます。心理学的にも食事中は心がオープンになりやすいと言われているため、普段より明るく前向きな会話をしやすいでしょう。
また、食事の好みも知れるため食事に誘うきっかけになることもあります。
⑤メンター制度を導入する
メンター制度を導入することで、新入社員や若手社員が経験豊富な上司や先輩社員と交流し、スキルアップを図れます。
スキルが不足していると職場で肩身の狭い思いをすることも少なくないため、コミュニケーションをする基盤としてスキルを身につけさせるのです。
メンターとして指導を行う側も、学びを深められるので、双方にとって有益なコミュニケーションの場となります。
社員のスキルがアップすれば自社の利益にも直結するため、職場をあげて取り組む意義があるでしょう。
コミュニケーション不足の解決策としてツールの導入も検討する
ツールを導入してコミュニケーションをより手軽にできるようにすると、職場のコミュニケーションを活性化できます。
とくにビジネスチャットツールは手軽さという観点で非常に優れており、メールのようなかしこまった表現が必要ないので、ビジネスの現場でも気軽に利用されています。
もちろん、ビジネス利用のために作られているためセキュリティ対策もされており、プライベート利用を想定されたものよりも安全性が高いです。
操作方法も簡単で、実際に導入した企業でも「社員からの問い合わせが少なく助かった」と好評です。詳しくは無料資料をダウンロードして確認してください。
まとめ｜コミュニケーション不足の解決策を実行しよう
コミュニケーション不足は職場の雰囲気を悪くし、生産性を下げてしまうリスクがあります。以下のポイントを押さえた上で、具体的な施策を取り入れていきましょう。
- 会話の機会を強制的につくる
- ・定期的にミーティングを行う
- ・アイスブレイクやイベントを取り入れる
- 一緒に仕事をしない人とも関わるようにする
- ・フリーアドレス制を導入する
- ・シャッフルランチで部署間の交流を行う
- 上司から歩み寄って話しかけやすいようにする
- ・メンター制度を導入する
また、この記事では社内コミュニケーションを活性化させるためのツールとして、ビジネスチャットを紹介しました。コミュニケーションを活性化できるツールには、さまざまなものがあります。そのほかのツールについても知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
