社内チャットの監視は違法？実際に行う際の3つの注意点や便利なツールを紹介
テレワークの導入によって社内チャットで業務連絡をする機会が増えると、社員の仕事へ取り組む姿が見えづらくなります。そのため「社内チャットを監視することで社員の状況を把握したい」と感じる方もいるのではないでしょうか。
とは言え「監視はプライバシーの侵害では？」という懸念もあるものです。そこでこの記事では、社内チャットの監視は違法なのかどうかや、実際に監視する際の注意点について紹介していきます。
会社の信用を保ちつつ、社員の業務状況をうまく把握したい方はぜひ最後までご覧ください。
【この記事の内容】
社内チャットの監視は違法か合法か
結論から言うと、社内チャットの監視は場合によっては違法になり得ます。ある一定程度は合法ですが、過度に行うと違法になるのです。
労働契約を結んでいる以上、企業には労働者がしっかりと業務に取り組んでいるか確認する権利があり、労働者には労働をする義務があります。
これらの権利と義務が適切になされているのかどうかを確認するために、社内チャットを監視するのは問題ありません。ただし、そのほかの目的で監視を行ったり、プライベートまで監視するなど範囲が適切でなかったりする場合には違法になる可能性があるので注意してください。
社内チャットの監視が違法になる可能性が高いケース
以下3つのケースでは社内チャットの監視が違法になる可能性があります。違法行為をして自社の信用を落とすことのないよう、事前に確認しておきましょう。
- ①権限がない
- ②適切な理由がない
- ③承諾をとっていない
①権限がない
社内チャットの監視をする権限のない人が監視をすると違法に当たる可能性があります。社内チャットの監視をする目的としては、主に社員の業務状況を確認することが挙げられるでしょう。
そのため、当該社員の直属の上司など管理する立場にある人かどうかが問われます。全く関係のない部署の人が監視をするなどといった状況が起こらないようにしてください。
また「誰が監視の権限をもつのか」を明らかにし、従業員に周知することも大切です。
②適切な理由がない
適切な理由がないのに社内チャットを監視するのは避けましょう。理由なしに監視するのは権利の濫用にあたり、違法になる可能性があるからです。
監視は人事評価の参考にしたり、業務の進捗状況を確認したりなどの適切な理由がある場合にだけにとどめてください。たとえば「A社員の成果が最近落ちてきている。業務と関係のないことをしていないかチェックしたい。」といった具合です。
逆に「A社員は普段どんなふうに仕事しているのか気になるなー」といった個人的な好奇心で監視するのであれば、違法になり得ます。
とは言え、チャットのデータを収集してはいけないというわけでもありません。日頃からチャットツールの機能を使ってデータを収集しておき、監視すべき理由が生じた時にだけデータを参照するのであれば問題ないのです。
③承諾をとっていない
従業員に「社内チャットの内容を見ることがある」ということに承諾を得ていないと、違法になるリスクがあります。
承諾を得る際には「誰が権限をもつのか」「どんな状況で行われるのか」などを記した上で、書面にて行いましょう。
社内チャットの監視をする際の注意点
前章で紹介したように、社内チャットの監視が違法になってしまうケースがあります。違法にならないようにするために、以下3点を徹底した上で監視を行うようにしてください。
- ①監視できる人や状況を明確にする
- ②従業員に必要性などを周知する
- ③従業員に承諾をとる
実際に監視を行う人や状況を明確にした上で、従業員から書面にて承諾を得ましょう。また「どうして監視が必要なのか」についても自社の考えを伝えておくことも重要です。
たとえば「リモートワーク下での評価を公平にするため」「業務用PCの私的利用による情報漏洩を防ぐため」などです。
社内チャットを監視する以外にも評価の手段をもつべき
社内チャットを監視すると評価の参考になるデータが手に入るでしょう。しかし、従業員からすると理由がどうであれ、監視されることはあまり気分がよいものではありません。
監視は著しく業務に支障が出るケースを摘発するときなどにとどめ、評価についてはほかの手段を活用する方が社内の雰囲気を明るく保てます。
たとえば、タスクを設定することでやるべき業務を明確にし、進捗や成果をチェックするなどです。そのほか、チャットツールを導入して業務連絡が気軽にできるようにするのも有効です。
コミュニケーションを円滑にして、日頃から従業員の仕事に取り組む姿勢をチェックできる環境を整えてみてください。
社内チャットの内容をダウンロードできる『DiSCUS』
社内チャットの監視はある一定程度なら合法であり、業務を適切に進めていく上で役立ちます。とは言え、チャットツールのほかに監視ツールを導入するとなると、管理の手間やコストがかかってしまいます。
そんなときにおすすめなのが、チャットのログをダウンロードできるビジネスチャットツール『DiSCUS』です。『DiSCUS』ならチャットのログが自動保存されるので、チェックが必要な際にすぐに確認できます。
また、監視ができる権限について設定すれば、関係のない人に監視される心配を社員に抱かせることがありません。
そのほか、やりとりされているファイル形式やユーザーのオンライン状況などのデータも取得可能です。業務効率アップの手がかりになるでしょう。
『DiSCUS』のほかの機能についてや、導入の手順について知りたい方は以下のページから無料資料請求を申し込んで確かめてみてください。
まとめ｜社内チャットの監視は常識の範囲内で行おう
社内チャットの監視を合法で行うためには、規定を作って社内で共有した上で従業員に許可を取る必要があります。
適切な方法で監視を行うことで、従業員の利益も守りつつ社内の評価制度や雰囲気を整えてみてください。
また、評価や進捗状況の確認については監視ではなく、チャットツールの導入などによってマネジメントするように心がけましょう。監視は支配的な側面もあり、従業員のやる気を削いだりお互いを疑い合うようなギスギスした雰囲気になったりすることもあるからです。
チャットツールを導入するなら、業務上での利用を想定して作られているビジネスチャットツールで、かつ、ログを保存してくれるものがよいでしょう。わざわざ監視ツールを探す必要もなく、セキュリティも高いからです。
「どんなビジネスチャットツールがあるのか知りたい」「複数のツールを比較して決めたい」という場合には、以下の記事も参考にしてみてください。
