社内コミュニケーションを活性化させるツール｜ビジネスチャットが最もおすすめな理由
社内のコミュニケーションが滞ってしまうと、業務連絡がうまく伝わらなかったりチームの団結力が落ちたりなどの弊害が起こります。
生産性を高めるにはコミュニケーションの活発化が大切なのです。とは言え、コミュニケーションは双方の歩み寄りが必要な行為なので、なかなか活発化を促すのは難しいものです。
社内コミュニケーションを活発化したいのであれば、ツールの活用がおすすめです。ツールの導入で手軽にコミュニケーションできる状態をつくると、社員の自発的な発言を促せるからです。
この記事では、社内コミュニケーションの活発化におすすめのツールや導入に必要な準備について紹介します。
社内コミュニケーションに課題を感じている場合や、ツールの導入を検討している場合にはぜひ参考にしてみてください。
【この記事の内容】
社内コミュニケーションの活性化に課題を感じる企業は多い
社内コミュニケーションを活発にするのは難しいものです。そもそも会社にはさまざまな世代の人がいるため、価値観や育った環境が違い、共通の話題を見つけにくいからです。
若い世代は飲み会への参加意欲も低く、いわゆる「飲みニケーション」がしにくくなっているのも大きな障壁となっています。
また、昨今では感染症予防の観点から飲み会を避ける人もいるため、会社以外での接点をもつ機会も減少傾向にあります。
さらに、現代社会では人口減少や経済成長の停滞によって消費が落ち込みやすいです。そのため、自社の利益を追求するために効率化を求めるあまり、社員の雑談を抑制する雰囲気が広がりやすくなっています。
このような背景から、社内コミュニケーションに課題を抱える企業は珍しくないのです。
社内コミュニケーションを活性化する5つのメリット
社内コミュニケーションを改善したいと感じる企業は多いです。とは言え、具体的な施策を行うところまで辿り着くケースはあまり多くありません。
その原因は、社内コミュニケーションを活発化するメリットを理解しきれていないことにあります。
深くメリットを理解して、実際に改善を試みる動機を強めていきましょう。社内コミュニケーションを活性化するメリットとして以下5つが挙げられます。
- ①モチベーションを保ちやすい
- ②離職率の低下につながる
- ③課題を発見しやすくなる
- ④長期的な業務効率がアップする
- ⑤新しいアイディアが生まれやすい
①モチベーションを保ちやすい
コミュニケーションが活発だと社員が仕事へのモチベーションを保ちやすいです。人とのつながりがあることで「自分の仕事が人の役に立っている」と実感できるからです。
仕事を進める中で他者からの気遣いに心温まったり、感謝を抱いたりする経験は自尊心を高めます。また他者からお礼を言われるなど、自分が必要とされていることを直接的に感じることもあるでしょう。
こういった他者との関わりが普段からあると、仕事をする意味を感じられるためモチベーションを高く維持できるのです。
「社員のやる気がなく困っている」という場合には、社内コミュニケーションの改善が必要かもしれません。
②離職率の低下につながる
コミュニケーションの活発化は、離職率を下げる効果もあります。コミュニケーションによって互いを認め合う雰囲気があると、その会社で働く意味を実感できるからです。
労働力を提供して給料を得ることは他の会社でも可能です。しかし、人とのつながりがあれば「この人達と一緒に働きたい」という気持ちが生まれます。
この気持ちが「自社に社員がとどまる理由」となり、離職率の低下につながるのです。
結婚や介護などのはっきりとした理由もなく離職する人が多い場合には、コミュニケーションを活発にすると解決する可能性があります。
③課題を発見しやすくなる
報告・連絡・相談が活発に行われている職場では、改善すべき課題の発見がしやすくなります。
普段から話をする習慣があると「〇〇がうまくいかず困っています」といった意見を言いやすくなるからです。課題はネガティブな話題なので、関係性がないと言い出しにくいものです。
コミュニケーションを活性化して、現場で仕事をする社員が気づいたことを周囲に話せるような雰囲気づくりをしていきましょう。
課題を見つけなければ改善はできません。業務の効率化や社員が働きやすい環境を整えることは、課題の解決によって可能になります。
「効率化が進まない」「ストレスを抱えている社員が多い」と感じるのであれば、コミュニケーションを活性化して課題の解決ができる環境を目指してみてください。
④長期的な業務効率がアップする
コミュニケーションが円滑になると、業務効率アップにつながります。
課題の解決が進むほど効率のよい仕事のやり方が社内に浸透しますし、互いを認め合うことでモチベーションが上がって社員のパフォーマンスも高まるからです。
短期的な業務効率アップなら、厳しいノルマを課す方が手軽に済むでしょう。しかし、社員を縛り付けるようなやり方では、社員が疲弊して生産性が徐々に下がっていきます。
また、現場で働く人にしか見つけられない課題もあるものです。縛り付けるようなやり方では、社員は発言をしようとせず課題の解決につながりません。
社内コミュニケーションを活性化して、社員の声を聞きつつ改善していける環境を整えることが長期的な業務効率アップの鍵なのです。
⑤新しいアイディアが生まれやすい
コミュニケーションが活発だと、新しいアイディアが生まれやすいです。立場の違う人から意見が聞けるからです。
人と話していると、自分でも思いもよらない考えが降ってくることがあります。「〇〇の方が助かる」などと違う立場から見た意見を聞くことで視野が広がり、お互いの仕事をのり効率よく進めるアイディアが見つかるかもしれません。
また、効率化のアイディアだけでなく、企画などで役立つ創造的な発想も生まれやすくなります。
1人でできることは限られています。社員が知恵を出し合い、相互作用で大きな力を発揮できるようコミュニケーションしやすい環境を整えていきましょう。
社内コミュニケーションの活性化にはツールが役立つ
社内コミュニケーションの活性化には、ツールの導入がおすすめです。ツールの導入は手軽な上に社員の自発的なコミュニケーションを促しやすいからです。
ツール以外の方法として「ランチに誘う」「朝礼で最近嬉しかったことなどを話してもらう」などといった対策があります。
ただ、こういったイベント系の方法では上司と部下のコミュニケーションは増えますが、部下同士のコミュニケーションが増えにくい傾向があります。
また、イベント系のやり方では参加しない社員が出る可能性もあるでしょう。しかし、ツールであれば「業務連絡の効率アップのために使用してほしい」とオファーできます。
社員に実践しもらうのが容易なのでおすすめです。
社内コミュニケーションを活性化するツールを選ぶ前にすべきこと
社内コミュニケーションを活性化させるためにツールを導入するなら、事前に以下2点について確認しておきましょう。
- ①目的を明らかにする
- ②導入範囲を決める
①目的を明らかにする
まずは導入目的を確認しましょう。ツール選びをする際に目移りして、目的から逸れたものを選ばないようにするためです。
後ほど紹介しますが、社内コミュニケーションを活性化するツールにはいくつか種類があります。
なかにはコミュニケーションを取る以外の機能を備えたものもあります。機能に注目してツールを選んでいると、機能が多いものに惹かれやすいです。
しかし、本来の目的から外れた機能を備えているツールは、使い方に注意しないと目的を達成できなくなるリスクがあります。
- ・「業務連絡を今より密にして伝達ミスを減らしたい」
- ・「新しい創造的なアイディアを出しやすい状態をつくりたい」
- ・「社員同士の交流を深めて離職率を下げていきたい」
以上のように「どうしてコミュニケーションを活性化させたいのか」まで深掘りしてみましょう。
深く考えることでコミュニケーションを活性化させる意義を認識しやすくなり、目的から逸れるのを防げます。
②導入範囲を決める
ツールの導入範囲についても確認しておきましょう。その際には導入目的とあわせて確認すると失敗が減ります。
たとえば「〇〇部署の伝達ミスを改善したい」という目的であれば、〇〇部署だけにツールを導入するなどです。
導入範囲が広すぎると無駄なコストが生じてしまうからです。また、ツールと社員との相性によっては、コミュニケーションの活性化にうまくつながらない可能性もあります。
こういったリスクに備えるために、最初は導入範囲を狭くして試験的な導入を行うのもおすすめです。
効果が十分に認められてから範囲を広げることで、無駄なコストが発生しませんし、社員達の混乱を招くリスクもありません。
導入範囲を確認して、何名くらいの利用になるのかを明らかにしてみてください。利用人数がわかればツールの利用料金も確認しやすく、予算に見合ったツールを見つけやすくなります。
社内コミュニケーションの活性化にはビジネスチャットツール
中でもビジネスチャットツールがおすすめです。と言うのも、コミュニケーション以外の機能がなくシンプルで扱いやすいからです。その分、コストも低く導入のハードルが低いのも魅力です。
テレワーク環境であってもそうでなくとも、コミュニケーションを円滑にするのに役立ちます。通常出社であればビデオ通話は不要ですし、ファイル作成も現状使っているもので問題ないでしょう。
また、社内のコミュニケーションに消極的な人は、対面での会話が苦手なケースも多いです。「人の目を見るのが苦手」「考えるのが遅く会話のテンポに合わせるのが難しい」などといった理由を抱えていることもあります。
その点、テキストにて会話できるビジネスチャットなら、こういった人でも気軽にコミュニケーションできます。
テキストチャットなら人の目を見る必要はありませんし、自分のペースでじっくり考えてから返答できるからです。
チームの輪に入れていない社員がいるケースなどは、とくにビジネスチャットツールの導入がおすすめです。
社内コミュニケーションの活性化なら手軽なクラウド型ツール
社内コミュニケーションの活性化にはビジネスチャットがおすすめです。ビジネスに特化しているのでセキュリティ性能が高く、プライベートで使用している人もいないので誤送信の心配もありません。
そんなビジネスチャットツールには、以下3種類があります。
- ①クラウド型：インターネット上で使用する
- ②オンプレミス型：自社サーバーにて使用する
- ③オープンソース型：公開されたプログラミング言語にてシステムを構築して使用する
中でも導入の手間やコストが少ないクラウド型がおすすめです。そのほかの2つはシステムを構築するのに手間がかかったり、導入費用が高額になったりするからです。
その分カスタマイズ性が高いなどのメリットもありますが、手軽なクラウド型から始めて必要性を感じた乗り換えれば問題ないでしょう。
手軽・低コストで社内コミュニケーションを活性化できる『DiSCUS』
手軽に社内コミュニケーションを活性化するなら、クラウド型のビジネスチャットツールがおすすめです。
ちなみに『DiSCUS』なら、価格も安いシンプルなテキストチャットなので、画面も見やすく操作がわかりやすいです。わざわざ使い方を学ばなくとも感覚的に操作できます。
社員研修をしたりマニュアルを整備したりなどの手間がないのが嬉しいポイントです。
セキュリティについても、高い安全性を誇っています。
また、オンプレミス型の扱いもあるので、後から乗り換えることも可能です。より詳しく知りたい方は以下のページから無料資料請求を申し込んでください。
まとめ｜ツールを活用して社内コミュニケーションを活性化させよう
社内コミュニケーションを活性化する方法は複数ありますが、手軽さで選ぶならいいクラウド型のビジネスチャットツールの導入がおすすめです。
コストや導入の手間を抑えつつも、社員の自発的な発言を促せるからです。
記事中では例として『DiSCUS』をおすすめしましたが、ビジネスチャットツールはほかにもあります。
いくつかのツールを比較検討したい方は、以下の記事を参考にしてみてください。
複数の観点から19つのツールを比較して一覧表にまとめています。ツール選びの時間短縮にご活用ください。
