日程調整メールの書き方とは？シーン別の例文や返信のマナーを徹底解説

「日程調整メールってどう書けばいいかな？」「相手に失礼がないように返信するにはどうしたらいい？」とお悩みではありませんか？

ビジネスシーンにおいて、日程調整メールは重要なコミュニケーション手段の1つです。
しかし、正しい書き方やマナーがよくわからず、困っている方も多いのではないでしょうか。

日程調整メールは一見シンプルに見えますが、相手に誤解を与えず、なおかつ好印象を与えるためにはいくつかの大切なポイントがあります。

そこで本記事では、日程調整メールの作成方法や返信マナー、さらにビジネスシーンごとの具体的な例文について詳しく解説します。
この記事を読むことで、日程調整メールの基本的な作成方法を理解し、円滑なビジネスコミュニケーションが取れるようになりますよ。

ぜひ最後までご覧ください。

日程調整メールにおける作成のポイントとは？

ビジネスメールには、基本となる「型」があります。
とくに日程調整メールでは、その形式をしっかり理解しておくことが大切です。

メールは主に「件名」「宛名」「挨拶」「要点」「詳細」「締めの言葉」「署名」の7つの要素から構成されます。

• ・件名
• ・宛名/名乗り
• ・要旨
• ・詳細
• ・結び・署名

それぞれの要素について、順番に解説します。

1.件名

件名は、内容が一目でわかるように具体的に記載することが基本です。「お願い」「ご相談」といった曖昧な表現では、相手にメールを開封する前に重要性が伝わらない可能性があります。件名を具体的にすることで、相手に関心を持ってもらい、素早く対応してもらえるようになります。

例）

• ・次回の製品レビューに関する日程調整のお願い
• ・新キャンペーンの企画打ち合わせのご提案
• ・重要な契約更新に関するミーティングの日時調整
• ・セミナー開催に向けた打ち合わせ日程のご確認

このように、件名は内容が一目でわかる言葉を使用し、相手にとって優先度の高い内容であることを伝えましょう。

2.宛名/名乗り

宛名は「会社名＋部署名＋氏名＋様」と記載するのが基本です。相手の名前を正確に書くことはビジネスメールにおいて最も重要なマナーです。名乗りも同様に、自分の「会社名＋部署名＋氏名」をフルネームで明記します。これにより、相手に自分がどの会社の誰なのかを明確に伝えることができ、円滑なコミュニケーションを図ることができます。どんなビジネスメールでも、上記の形式は基本となりますので、覚えておいて損はないでしょう。

3.要旨

要旨の部分では、何のための日程調整メールなのかをはっきりと伝えることが大切です。面識がない相手や初めてのやり取りでは、まずは連絡の経緯を簡潔に説明し、その後に会うことの意義やメリットを具体的に示しましょう。自社や提案内容を簡単に紹介することで、相手に納得感を与えやすくなります。

例）「先日、貴社が開催されたウェビナーを拝見し、その内容に感銘を受け、ご連絡させていただきました。弊社の新サービスが貴社の業務効率化に貢献できると考えており、一度ご説明の機会をいただければと存じます。」

このように、相手にとってもメリットが感じられる要旨を伝えることが、スムーズな日程調整につながります。

4.詳細

相手から会いたいと返事をもらった場合、こちらから具体的な日時の提案を行いましょう。候補日が多すぎると相手に負担をかけるため、3〜5つ程度が適当です。また、時間帯については「午前中」「午後」などの曖昧な表現ではなく、具体的な時間を示すことが大切です。

たとえば「9:00〜10:00」「15:00〜16:00」といった形で記載します。さらに、日付は「0月00日」のように月を省略せず、曜日も明記することで、相手が混乱せずに確認できるようにしましょう。「0月00日（月）」といった書き方を意識するといいでしょう。候補を提示する際は、面談の所要時間や場所も記載すると、相手がスケジュールを組みやすくなります。対面での訪問が難しい場合は、オンラインでの面談を提案することも検討しましょう。

6.結び・署名

結びの際には、相手が提示した日程に合わない場合の配慮を表す一言を添えると、丁寧な印象を与えられます。以下は、結びの例文です。

• ・ご都合が合わない場合は調整させていただきますので、何なりとお申し付けください。
• ・他にご都合の良い日がありましたら、遠慮なくお申し付けください。

最後に、連絡先を記載した署名を忘れずに入れることで、日程調整メールが完成します。

日程調整メールを作成する際の注意点

日程調整メールを送る際には、以下の4つのポイントに注意する必要があります。

• ・打ち合わせの日程は複数提案すること
• ・件名と本文の内容は一致させること
• ・返信期限を明示すること
• ・電話でのフォローアップを忘れないこと

順番に解説します。

打ち合わせの日程は複数提案すること

打ち合わせの候補日は、時刻と合わせて複数提示するのが基本です。
候補日が1つだけだと、相手の都合がつかない場合に再度やり取りが発生し、スムーズな調整が難しくなります。候補は3〜4程度を目安にし、開始時間と終了時間も書き添えると親切でしょう。これにより、相手が後のスケジュールを立てやすくなります。また、候補日は曜日や時間帯を分散させると、相手がより選びやすくなり、調整がスムーズに進むでしょう。

件名と本文の内容は一致させること

メールの件名と本文の内容を一致させることは非常に重要です。適切な件名を設定することで、相手はメールの内容を瞬時に理解し、どの程度の優先度を持って対応するか判断できます。

反対に、件名が「先日はありがとうございました」などの場合、重要度がわからずにメールが読まれない可能性が高くなります。「次回ミーティング日程のご確認」といった具体的な内容を件名に書くことで、メールを開く前でも相手が要件を把握しやすくなり、必要な対応をスムーズに進めることが可能になるでしょう。

返信期限を明示すること

日程調整のメールでは返信期限を設けない場合が一般的ですが、明確に設定することで、調整の遅れを防ぐ効果があります。とくに、複数の関係者が関わる場合、1人の返信の遅れが全体のスケジュールに影響を与えるため、返信期限の提示が重要です。返信期限を伝える際には、柔らかなクッション言葉を用いることで、相手に配慮した表現になります。まずは、期限を設定する理由を簡単に説明し、具体的な期日を示すことで、相手に理解しやすくなります。例として、「お手数をおかけして恐縮ですが、スケジュール調整のため、〇月〇日（金）までにご返信いただけますと幸いです。」という形が、丁寧かつ効果的です。

このように返信期限を設けることで、双方にとってスムーズで効率的な日程調整が可能となり、コミュニケーションが円滑に進みます。

電話でのフォローアップを忘れないこと

日程調整のメールを送る際、電話でのフォローアップが有効な場合があります。メールでは相手が見落としたり返信が遅れたりする可能性があるため、電話でフォローすることで、迅速な対応を促すことが可能です。

とくに緊急度が高い日程調整においては、電話でのフォローアップは効果的です。要件の優先度を明確に伝えられ、相手からの返答を得やすくなります。

日程調整メールが届いた際の返信マナー

日程調整メールが届いた際の、返信メールのマナーとコツについて解説します。

• ・スピーディーな返信を心がける
• ・候補日の選択または追加を提案する
• ・不明点はしっかり確認する

スピーディーな返信を心がける

日程調整のメールに対しては、できるだけ早めに返信することが大切です。スピーディーな対応はビジネスの基本的なマナーであり、相手に信頼感を与えるだけでなく、全体のスケジュールをスムーズに進める要因にもなります。メールの返信が遅れると、予定の調整が滞り、プロジェクト全体に影響を及ぼす可能性が高いです。

とくに、複数の関係者が絡んでいる場合、一人の返信の遅れが全体の進行を遅らせるリスクが高くなります。

候補日の選択または追加を提案する

日程調整のメールに返信する際には、相手の提案した候補日の中から、自分のスケジュールに合う日時を早めに選ぶことが重要です。もし提案された日時が合わない場合は、こちらから3〜5つ程度の候補日時を提示しましょう。複数の候補日を提示することで、相手が選びやすくなり、再調整もスムーズに進みます。

また、日程の再調整をお願いする場合には、できるだけ早く連絡を返すことが信頼関係を築く上で大切です。迅速な対応は、コミュニケーションを円滑にし、相手への配慮を示すことにもつながります。

不明点はしっかり確認する

打ち合わせの目的や参加者、場所に関して不明点がある場合は、事前にきちんと確認しておくことが重要です。また、不明点を確認することは、業務の効率化につながるだけでなく、相手に対する誠実な姿勢を示すことにもなります。あいまいな点を放置しておくと、誤解やトラブルが発生するリスクが高くなります。日程や時間の取り違えが起これば、業務全体に支障をきたし、大きなトラブルに発展する可能性もあるでしょう。

質問するのを遠慮せず、明確なコミュニケーションを心がけましょう。

日程調整メールの例文7選【ビジネスシーン別】

ビジネスシーンで使える日程調整メールの文例を、シーン別に7つご紹介します。
すぐに使えるシンプルなフォーマットばかりですので、日程調整の際にぜひご活用ください。

打ち合わせ時の日程調整メール

打ち合わせ日の調整は、どのビジネスにおいても重要です。以下は、打ち合わせの日程調整メールの文例です。

件名： 次回プロジェクト会議の日程調整のお願い 株式会社△△ 営業部〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の△△と申します。 この度、次回のプロジェクトについて具体的な打ち合わせを行いたく、ご連絡させていただきました。 以下の日程でミーティングを設定できればと考えております。 　・〇月〇日（〇）10:00～11:00  　・〇月〇日（〇）14:00～15:00 　・〇月〇日（〇）16:00～17:00 いずれかご都合の良い日時をお知らせいただければ幸いです。 もし、上記日程で難しい場合は、調整可能ですのでご相談ください。 お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

面接の日程調整メール（就職・転職活動）

就職や転職活動において、面接は選考の重要なプロセスです。その際、面接の日程調整をスムーズに進めることも、評価の対象として見られていると思っておきましょう。上手に対応することで、あなたのビジネスマナーやコミュニケーション能力を示すことができ、第一印象を良くすることにもつながります。

件名： 面接日程のご確認について 株式会社〇〇 人事部△△様 いつもお世話になっております。  この度、貴社の求人に応募させていただきました〇〇と申します。 ご案内いただきました面接日程につきまして、以下の日時が私の希望に沿いますので、ご確認いただけますでしょうか。 　・第一希望：〇月〇日（〇）〇時  　・第二希望：〇月〇日（〇）〇時  　・第三希望：〇月〇日（〇）〇時 万が一、他の候補日が必要な場合はお知らせいただければ幸いです。 お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

いつでも構わない場合の調整メール

面談の日にちはいつでも構わない場合は、以下のような文例を活用してみてください。これは、柔軟に対応できる相手や、日時の提案を好まない相手とのコミュニケーションにも役立ちます。

件名：新製品の導入に関するご相談 株式会社〇〇 人事部△△様 いつも大変お世話になっております。 △△株式会社、営業部の〇〇です。 この度、新製品の導入に関してご相談があり、ご連絡させていただきました。 ぜひ、一度お打ち合わせの機会をいただきたく存じます。 今月中に〇時間ほどお時間をいただければ、製品の概要や導入スケジュールについてご説明させていただきます。 貴社へお伺いすることも、オンラインでの対応も可能ですので、ご都合のよろしい日時をいくつかご提案いただけますと幸いです。 お忙しいところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

1日しか候補日がない場合のメール

ビジネスシーンでは、スケジュールの都合で面談候補日が1日しか提示できないことも多いでしょう。このような場合、候補日が限られていることを丁寧に伝えつつ、相手の都合を伺うことが大切です。候補日が1日しかない理由を説明することで、相手に配慮しながらスムーズに日程調整が進められるでしょう。

件名： 新製品「〇〇」導入に関する打ち合わせのお願い 株式会社〇〇 人事部△△様 いつもお世話になっております。 △△株式会社、営業部の〇〇と申します。 このたびは、新製品「〇〇」にご関心をお寄せいただき、誠にありがとうございます。 お打ち合わせの件について、ご相談させていただきたくご連絡いたしました。 誠に申し訳ございませんが、弊社の技術担当が〇月は予定が立て込んでおり、訪問できるのが以下の日程に限られております。 　・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇 もしこの日程でご都合がつけば幸いです。 また、〇月以降であれば、平日全日程でご調整が可能ですので、あわせてご検討いただければと思います。 お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

日程調整メールに対する返信（承諾の場合）

日程調整メールに対する返信の際、承諾する場合と都合が悪い場合の例をそれぞれ見ていきましょう。まず、承諾する場合は、提案された日程の中から都合の良い日時を選び、感謝の言葉を添えて返信します。例文は以下のとおりです。

件名：お打ち合わせ日時のご相談 株式会社〇〇 人事部△△様 いつもお世話になっております。 △△株式会社、営業部の〇〇と申します。 お打ち合わせの日時について、ご連絡いただきありがとうございます。 ご提案いただいた日程の中で、以下の日時で問題ございません。 　・〇月〇日（〇）〇〇時〜〇〇時 何卒よろしくお願い申し上げます。

日程調整メールに対する返信（都合が悪い場合）

次に、提示された日程では都合が合わない場合の例文を見ていきましょう。

件名: お打ち合わせ日時の再調整のお願い 株式会社〇〇 人事部△△様 いつもお世話になっております。 △△株式会社、営業部の〇〇と申します。 ご連絡いただきありがとうございます。 あいにくですが、いただいた候補日では都合がつかず、別の日程での再調整をお願いできますでしょうか。 以下の候補日時でご都合をお知らせいただければ幸いです。 ・第一候補：〇月〇日（〇）〇〇時〜〇〇時 ・第二候補：〇月〇日（〇）〇〇時〜〇〇時 お手数をおかけして大変恐縮ですが、ご検討いただけますようお願い申し上げます。 何卒、よろしくお願いいたします。

再度の日程変更をお願いするメール

ビジネスシーンでは、調整した日程を変更しなければならないケースがしばしば発生します。そうした場合は、できるだけ早めに相手へ連絡を入れ、丁寧に再調整をお願いすることが重要です。以下は、調整済みの日程を変更する際の例文です。

件名： 次回お打ち合わせの日時変更について 株式会社〇〇 人事部△△様 いつもお世話になっております。 △△株式会社、営業部の〇〇と申します。 〇月〇日（〇）〇時よりお約束をいただいておりますが、急な社内事情により、その日時での参加が難しくなってしまいました。 ご調整いただいたにも関わらず、このようなお願いとなり、誠に申し訳ございません。 お手数をおかけしますが、下記の日程での再調整をご検討いただけないでしょうか？ 　・〇月〇日（〇）〇〇時〜〇〇時 　・〇月〇日（〇）〇〇時〜〇〇時 　・〇月〇日（〇）〇〇時〜〇〇時 もし上記の日程が難しい場合は、別途ご都合の良い日時を教えていただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。

コミュニケ―ションツールを導入するなら『DisCUS』

ここまで、日程調整メールの書き方やシーン別の例文、返信マナーについて解説しました。
ビジネスにおいて効率的なコミュニケーションと日程調整を行うためには、適切なツールの活用が重要です。

そこでおすすめしたいのが、ブルーテック株式会社が提供する『DisCUS』というビジネスチャットツールです。

『DisCUS』は、メッセージ管理が非常にシンプルかつ直感的に使いやすいツールであり、組織内外のコミュニケーションを効率化するのに役立ちます。とくに、既読・未読の確認やメッセージの引用機能を活用することで、重要なやり取りをスムーズに行えるのが嬉しいポイントです。

さらに、カレンダー連携機能やファイルの添付・共有機能も備わっており、日程調整や会議の進捗を一目で把握することが可能です。これにより、煩雑なメールのやり取りを最小限に抑え、コミュニケーションの円滑化に貢献してくれます。

セキュリティ面でも強固な対策が施されており、テレワークやフィールドワークの際に安心して利用できる点も大きな魅力です​。

このように、スムーズな業務連携や日程調整を実現したい企業にとって『DisCUS』は非常に有効なツールです。ぜひ導入を検討してみてください。

まとめ

本記事では、日程調整メールの書き方や返信のマナー、さらにシーン別の具体的な例文について解説しました。

日程調整メールは一見シンプルなように思えますが、誤解を与えずに相手に良い印象を与えるためには、正しい形式やマナーを守ることが重要です。

しかし、細かなルールにとらわれすぎると、メールの作成が煩雑になることもあります。
大切なのは、形式にこだわりすぎるのではなく、どのように相手とのコミュニケーションを円滑に進めるか、という点を意識することです。

柔軟な対応を心がけながら、相手に配慮した日程調整メールを送り、よりスムーズなビジネスコミュニケーションを実現しましょう！