コミュニケーション能力を高めるには？絶対に押さえるべき5つのコツ

コミュニケーション能力とは、相手と円滑に意思疎通を図るために必要なスキルです。

ビジネスにおいては、顧客や上司、同僚との関係を良好に保つために、コミュニケーション能力は欠かせません。この記事では、ビジネスにおけるコミュニケーション能力の重要性と、コミュニケーション能力を高めるために必要な5つのコツを紹介します。

この記事を参考にして、コミュニケーション能力を高め、職場の人間関係を改善して働きやすい状態をつくってみてください。

ビジネス上でコミュニケーション能力を高めるべき理由

ビジネスにおいては以下2つの理由から、コミュニケーション能力を高めるべきです。

1. ①職場のメンバーと信頼関係を築くため
2. ②質の高いサービスを提供するため

①職場のメンバーと信頼関係を築くため

職場においては、個人の能力や技術力だけではなく、コミュニケーション能力が非常に重要な役割をもっています。メンバー同士がコミュニケーションを通して信頼関係を築くことで、業務の効率化や問題解決力の向上、チームワークの強化など、多くのメリットが生まれるからです。

たとえば、業務の進め方や決定事項に関する意見交換はビジネスに必要不可欠です。しかし、メンバー同士が十分なコミュニケーションを行わず、意見が食い違ってしまうと、業務の進行が滞ってしまいます。最悪の場合、トラブルの原因になるでしょう。

一方、信頼関係がある環境であれば問題解決がスピーディーに進むだけでなく、メンバー同士がお互いを助け合い、共に成長できます。また、信頼関係が築かれている場合、チーム全体が目標に向かって一丸となり、高いパフォーマンスを発揮できるでしょう。

ビジネス上でのコミュニケーション能力を高めることは、職場での成功に直結する重要な要素の1つと言えます。

②質の高いサービスを提供するため

ビジネスにおいては顧客満足度が重要です。顧客が満足するサービスを提供するためには、コミュニケーション能力が欠かせません。

コミュニケーションによって、顧客が求めるサービス内容やその品質について正確に把握しそれに応え、顧客の信頼を得ていくことが重要なのです。

とくに接客業や販売業では、顧客とのコミュニケーションがサービスの質を左右します。顧客のニーズや要望を十分に理解して応え、顧客満足度を高めてリピーターの獲得や口コミでの広がりを生み出すのです。

また、顧客だけでなく取引先とのコミュニケーションも同様です。円滑なコミュニケーションによって、ビジネスにおける協力関係を強化できます。

質の高いサービスを提供するために、コミュニケーション能力を高めていきましょう。

コミュニケーション能力が上がらない原因

コミュニケーション能力が上がらない原因として、以下3つがあります。当てはまる場合には、それを自覚した上で変えていくよう努力していきましょう。

1. ①自分のことばかり考えている
2. ②周囲の目を気にしすぎている
3. ③苦い経験を繰り返したくないと思っている

①自分のことばかり考えている

コミュニケーション能力が高い人は、相手の立場や気持ちに寄り添い、相手に興味をもって話を聞きます。一方で、コミュニケーション能力が低い人は、自分のことばかり考えて相手の話を聞かなかったり、自分の主張ばかりしたりする傾向があります。

自分のことばかり考えていると、相手との共感や理解が生まれにくくなり、相手とのコミュニケーションが深まりません。相手が何を求めているかを理解せず、適切なアプローチができないのです。

このような問題は、職場でのコミュニケーションにおいても顕著に現れます。例えば、自分の意見やアイデアを押し付けるだけで、相手の意見を聞かなかったり、相手に対する適切なフィードバックができなかったりすると、信頼関係を損ねたり、チームワークが悪化することがあります。

自分の主張も大切ですが、相手に伝わらなければ意味がありません。相手の話をよく聞いて感情を読み取り、それに合わせて自分の主張を適切な形で伝えることが重要なのです。

②周囲の目を気にしすぎている

周囲の目を気にしすぎると、自分の言動や発言に自己制限をかけてしまいます。例えば、自分の考えを言いたいと思っていても、周囲の反応や評価を気にして言葉を濁してしまったり、何も言わなかったりするなどです。

自分らしさを表現できないと、相手とのコミュニケーションがうまくいかなくなります。コミュニケーションは互いの意見を伝えて理解し合ったり、同意できる地点を見つけて行動に移したりするものだからです。

あなたが自分の意見を表現しないと、コミュニケーションが成り立たないのです。

この問題は、職場でのコミュニケーションにおいても顕著に現れます。例えば、会議で自分の意見を述べたいと思っても、周囲の反応を気にして発言しなかったり、自分の考えを隠すと、チーム全体の意思決定に影響を与えてしまいます。また、自分自身が成長する機会を失ってしまいます。

相手の意見や感情を気にかけることは重要ですが、自分の意見を言えなくなってしまうのは行き過ぎです。相手の意見を取り入れつつ自分の主張もできる、あなたなりのバランスを見つけていきましょう。

③苦い経験を繰り返したくないと思っている

コミュニケーションがうまくいかなかった経験がある人は、同じことが再び起こるのではないかと不安になります。自分自身に自信をもてなくなってしまうのです。

自信がないと、自分の意見をはっきりと述べたり意見を主張したりできず、コミュニケーション能力が低いとみなされてしまいます。

苦い経験を繰り返すのは嫌なものですが、それゆえにコミュニケーションを避けても上達できません。コミュニケーションを避け続けるのは、苦い経験を増やしていくようなものです。

苦い経験から学びを得て、試行錯誤をして改善することで苦い経験をした意義も生まれます。一度しっかりと向き合い、変えていく決意を固めましょう。

ビジネスにおけるコミュニケーション能力を高めるためには

ビジネスシーンにおいてコミュニケーションを高めるためには、以下5つを意識することが重要です。

1. ①挨拶・お礼・謝罪を欠かさない
2. ②報連相をマメに行う
3. ③簡潔に伝える
4. ④話すバランスを考える
5. ⑤複数の方法を使い分ける

①挨拶・お礼・謝罪を欠かさない

コミュニケーション能力を高めるためには、まずは挨拶やお礼、謝罪を欠かさずに行うことが重要です。これらはビジネスマナーにおける基本であり、同時にコミュニケーションの基本でもあるからです。

朝の挨拶や出社時の挨拶、帰り際の挨拶など、適切なタイミングで挨拶することは良い関係を築くためには欠かせません。お礼をすると相手に感謝の気持ちを伝えられます。例えば、仕事の手伝いをしてくれた同僚に対して、お礼の言葉を言うことで、互いに認め合い信頼関係を築けます。

謝罪の言葉も同様に大切です。誤った情報を伝えたり失敗をしたりした場合には、謝罪しましょう。謝罪が必要な場面では、つい自分を守りたくなることもあるものです。だからこそ、適切に謝罪できる人は高く評価されます。

ただし、過剰な謝罪は相手に不快感を与えることもあるため、必要以上に謝罪するのは避けてください。

挨拶・お礼・感謝を徹底するだけで、礼儀正しい人という印象を与えられます。礼儀正しい人は親しみやすいため、仕事でのコミュニケーションもうまくいきやすくなるでしょう。

②報連相をマメに行う

報連相とは、自分が行った業務や進捗状況を上司や同僚に報告すること、そして同僚や上司からの指示や情報を受け取り、自分が担当する業務に反映させることを指します。報連相をマメに行うことで、周囲の業務にも目を向け、チーム全体の生産性を高められます。

報連相を行うときには、相手が理解しやすいように、具体的な数字や事実を交えた説明を心がけましょう。また、報告するタイミングや頻度についても事前に確認し、相手のニーズに合わせた報連相を行うようにしましょう。報告する内容や伝え方が相手に理解されなかった場合には、改めて説明するなどして、誤解が生じないようにすることも大切です。

報連相をマメに行うことで、自分自身も業務の進捗状況を常に把握できます。そのため、自分自身の課題や問題点についても把握しやすくなり、改善点を見つけられます。

そのほか、上司や同僚からのフィードバックを受け取ることで、自分自身の業務に対する見え方が変わり、より高いレベルで仕事ができるようになるでしょう。

報連相をマメに行うことは、自己管理能力やコミュニケーション能力の向上だけでなく、業務全体の生産性を高めることにもつながります。ビジネスにおいて報連相を欠かさず行い、周囲と密にコミュニケーションを取っていきましょう。

③簡潔に伝える

冗長な表現を避け、必要な情報だけを伝えるように心がけましょう。相手が理解できるレベルで話すことも重要です。自分が理解しているつもりでも、相手にとっては分かりづらいことがあります。相手が納得するまで質問や確認を繰り返すなど工夫をしていきましょう。

簡潔な伝え方を身につけるためには、まず自分自身が何を伝えたいのかを明確にすることが大切です。自分が何を言いたいのかを明確にしないと、ダラダラと情報を羅列してしまうからです。

ビジネスにおいてはプレゼンテーションや報告書の作成などにも、簡潔な伝え方が求められます。相手が一度に理解できる情報量を見極め、必要最低限の情報を伝えるように心がけましょう。

プラスαの情報は相手が必要最低限の情報を理解してから伝えればよいのです。焦らずに必要最低限の情報を伝えてみてください。

簡潔な伝え方を身につけることで、相手とのコミュニケーションがスムーズになり、誤解や不必要なやりとりを減らせます。

④話すバランスを考える

相手に話を聞いてもらうことはもちろん大切ですが、一方的に話し続けてしまわないように注意しましょう。相手を退屈させたり、意見を言いづらくさせてしまうからです。

話すバランスを考えるためには、相手の反応や表情を見ながら話しを進めることが大切です。相手が興味を持っている場合は、深掘りして話題を広げたり、相手が話したいことを引き出すような質問をしましょう。一方、相手が興味を持っていないと感じた場合は、話題を変えたり、話を短くまとめたりして対応します。

このような工夫をしつつ、なるべく相手の方がたくさん話せるように心がけてください。人は「自分の話を誰かに聞いてほしい」と思っているからです。

また、相手のスケジュールや状況に合わせた時間配分も重要です。相手が忙しいときに長々と話し続けてしまうと、相手にとってストレスになってしまいます。相手の都合を考慮し、必要な情報を短時間で伝えましょう。

⑤複数の方法を使い分ける

コミュニケーション能力を高めるためには、複数の方法を使い分けることが大切です。人によっては、話を理解しやすい方法は異なり、同じ方法で伝え続けるだけでは相手に伝わらないことがあるからです。

コミュニケーション手段を多様化して対応しましょう。例えば、メールや電話だけでなく、直接話をする機会を設けたり、ビジネスチャットツールを活用したりすることで、コミュニケーションの幅を広げられます。

それぞれが理解しやすい手段を使うことで、コミュニケーションで誤解が生じるのを防いでいきましょう。

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まとめ｜コミュニケーション能力を高めるには試行錯誤が大事

ビジネスにおいてコミュニケーション能力を高めることは非常に重要です。

コミュニケーション能力を高めるためには、以下5つのポイントを活用しましょう。

1. ①挨拶・お礼・謝罪を欠かさない
2. ②報連相をマメに行う
3. ③簡潔に伝える
4. ④話すバランスを考える
5. ⑤複数の方法を使い分ける

これらの方法を実践することで、円滑なコミュニケーションを図れるようになります。

コミュニケーション能力は誰でも伸ばせるスキルであり、トレーニングや意識改革を行えば必ず改善できます。ビジネスにおいて成功するためにも、コミュニケーション能力の向上を意識して取り組んでいきましょう。