新入社員とコミュニケーションの取り方｜NG行動をふまえて徹底解説
「新入社員とコミュニケーションが取れない。」
「どうやったら、新入社員とコミュニケーションが取れるのか？」
「新入社員とコミュニケーションがうまく取れるか不安。」
新入社員が入ったとき、上司や先輩としての立ち居振る舞いをしなければいけない局面に不安を覚えるかもしれません。
あなたの上司からは「新入社員の指導を頼むよ」と言われるだけで後を任されることもあると思います。 上司と新入社員の間で、ストレスや人間関係に悩んだ経験がある方も多いのではないでしょうか。
新入社員とコミュニケーションが、円滑に取れれば業務効率があがります。もちろん、コミュニケーションを取りながら、会社のことをいちから教えるのは大変です。
しかし、新入社員とコミュニケーションを頑張ることで、自分のスキルアップにもつながります。
そこでこの記事では、新入社員とコミュニケーションの取り方をNG行動も踏まえて紹介します。 新入社員とコミュニケーションの取り方に悩んでいる方だけでなく、スキルアップを目指したい方もぜひご覧ください。
【この記事の内容】
新入社員も上司や先輩とのコミュニケーションに不安を持っていることを知ろう
新入社員が上司とコミュニケーションを取るうえで、不安に感じている悩みを4つ紹介します。
- ①上司の考えていることがわからない
- ②声をかけるタイミングがわからない
- ③ビジネスマナーに不安がある
- ④萎縮してしまい自信をもって意見できない
新入社員の悩み①上司の考えていることがわからない
新入社員は上司の考えていることがわからず、どう接したらいいか常に悩んでいます。 新入社員にとって仕事での経験は初めてのことがほとんどで、上司の考えまで察するのは難しいからです。
上司の考えを、新入社員へ伝えてあげるようにしましょう。
なかには、「なんでも教えたら成長につながらないじゃないか。」という意見があるかもしれません。 しかし一度、具体例を教えてあげれば、抽象化してノウハウに転換できます。
その結果、他の似たような場面に遭遇したときに考え方の軸として活かせるようになるでしょう。 新入社員とコミュニケーションを円滑に取るためにも、上司の考えを伝えてあげてみてください。
新入社員の悩み②声をかけるタイミングがわからない
新入社員は、上司に声をかけるタイミングがわからず悩んでいます。 仕事の流れがわからず、上司の状況がわかりません。そのため、聞きたいことがあっても声をかけられないことがあります。
「忙しい時は後にしてほしいと伝えるから、わからないことがあったらどんどん聞いて」などと伝え、声をかけてもらいやすい状況を作ることが大切です。
声をかけてもらいやすい状況を作ることで、コミュニケーションが取りやすくなります。
新入社員の悩み③ビジネスマナーに不安がある
新入社員は、ビジネスマナーに不安を感じている人が多いです。 自信がなさそうな振る舞いや言動があったら、正しいことだったのか間違っていたのかを示してあげましょう。
例えば「今の敬語は使い方あっていてよかったぞ」「こういう場面では自分から名刺を渡すようにしてほしい」など伝えてあげることが大切です。
また、顧客と接する前などはより具体的に「挨拶は笑顔でしてほしい」「エレベーターを先に降りるのは失礼だから絶対しないで」など教えてあげてみてください。
しっかりと指導をすることで、新入社員から質問も増えコミュニケーションを取りやすくなります。
新入社員の悩み④萎縮してしまい自信をもって意見できない
新入社員は、上司に萎縮してしまい自信をもって意見できません。 学生時代は1〜3歳ほど上の人としか話す機会がなく、「上司とどう接したらいいのか」「怒られやしないか」と萎縮してしまうことが多いからです。
また自信がないとその態度を怒られ、さらに萎縮してしまうことがあります。 自信がないことに怒るのではなく、自信をもっていいポイントを伝えてあげることが大切です。
そうすると緊張感が良い意味でほぐれ、上司として信頼されやすくなり、本音を打ち明けてもらいやすくなります。
新入社員とのコミュニケーションを取る際にNGなこと
新入社員とのコミュニケーションを取る際には、以下の行動を避けてください。
- ①個別化せずに接する
- ②相手のプライベートに踏み込む
- ③威圧的な話し方をする
- ④相手からの声掛けを待つ
新入社員とのコミュニケーションを取る際にNG行動①個別化せずに接する
新入社員とコミュニケーションを取る際のNG行動は、個別化せずに接することです。 相手個人への配慮がなくなり、新入社員に不満を抱かせる可能性があります。
例えば「最近の若者はメンタルが弱い」と一括りで考えてしまうと、目の前の新入社員の気持ちや頑張りに目を向けられなくなるからです。
その結果、新入社員は「自分のことはどうでもいいんだな」と感じ、あなたに対する信頼を失ってしまう可能性があります。
新入社員とコミュニケーションを取る際は、一人の社員として接するようにしてみてください。
新入社員とのコミュニケーションを取る際にNG行動②相手のプライベートに踏み込む
新入社員とのコミュニケーションを取る際に、相手のプライベートに踏み込むのはNGです。 若い人には、プライベートと仕事を分けたがる人が多いからです。
また、プライベートの話をしてもいいと思っていても「仲良くない人には話したくない、根掘り葉掘り聞かれたくない」と感じる人もいます。
まずは、相手のプライベートに踏み込むのではなく、仕事に関連付けた自分のプライベートを少し打ち明けてみてください。
そのうえで、相手が乗ってきたら話して、乗ってこない場合には仕事の話だけにするという形をとれば相手が心地よい距離感を保つことができます。
また、新入社員のなかには、プライベートだけでなく仕事についても自分から話さない人がいて戸惑うこともあるかもしれません。 そんな方には以下の記事がおすすめです。参考にしてみてください。
＞自分から話さない人は職場で何を考えている？接し方のコツ5つを紹介
新入社員とのコミュニケーションを取る際にNG行動③威圧的な話し方をする
威圧的な話し方は避けるようにしましょう。 威圧的な話し方をすると、新入社員は萎縮してしまうからです。
新入社員が、同じミスを繰り返すことでイライラしてしまうことがあるかもしれません。 そんな時に威圧的な態度をとり、新入社員を指導してしまうと上司に対して恐怖を感じてしまいます。
その結果、わからないことを質問できなくなり、コミュニケーションを取ろうとしても、一方的なコミュニケーションになりやすくなります。 円滑なコミュニケーションを取るためにも、威圧的な話し方をするのは控えましょう。
以下の記事では、部下の指導で上司が心がけるべきことを紹介していますので、参考にしてみてください。
新入社員とのコミュニケーションを取る際にNG行動④相手からの声掛けを待つ
新入社員とのコミュニケーションを取る際には、相手からの声掛けを待つだけはNGです。 声かけを待っているだけでは、新入社員があなたの考えていることがわからず戸惑ってしまいます。
そのため、上司の方からも働きかけることも大切です。 「質問があったら声かけてね」という声かけをすることが多いと思いますが避けた方が無難です。と言うのも、新入社員は上司に話しかけるタイミングがわからないからです。
「何かわからないことある？」と投げかけてあげるだけで話を聞く場を提供できます。 新入社員とコミュニケーションを取り、業務を円滑に進めたいならこちらからも積極的に声かけをしてみてください。
新入社員とのコミュニケーションを取るコツ
新入社員とコミュニケーションを取るコツを3つ紹介します。
- ①先輩側から歩みよる
- ②業務以外の話をする場を設ける
- ③新入社員の立場になる
新入社員とのコミュニケーションを取るコツ①先輩側から歩みよる
先輩側から歩み寄るのも、新入社員とコミュニケーションを取るコツです。
新入社員にとって、先輩とのコミュニケーションは勇気がいります。入ったばかりの新入社員には上司が何を考えているかわかりにくいものです。
「話しかけて怒られたらどうしよう。」「今話しかけても平気かな。」などと考えていることがあります。
「〇〇のときはそこまで忙しくないから、いつでも話しかけてね」などと先輩側から歩み寄って、新入社員の不安を解消してあげましょう。
新入社員とのコミュニケーションを取るコツ②業務以外の話をする場を設ける
業務以外の話をする場を設けるのも、新入社員とコミュニケーションを取るコツです。 業務以外の話をすることで、一気に話しやすい空間をつくることができます。
業務以外の話をする場を設けるというと、飲み会や懇親会などをイメージする方が多いと思います。 しかし、飲みニケーションは、プライベートと仕事を分けたい人にとっては苦痛になる可能性があるので注意が必要です。
プライベートに入り込みすぎないよう意識しながら、一度、業務時間内に雑談を持ちかけてみると良いでしょう。
新入社員に本音を打ち明けてもらうためにも、業務以外の話をする場を設けてみてください。
新入社員とのコミュニケーションを取るコツ③新入社員の立場になる
新入社員の立場に立つことも、コミュニケーションを取るコツです。 自分の言動や態度を、見つめ直すきっかけをつくれます。自分が新入社員時代に苦労した経験や憧れの先輩などをイメージしてみてください。
そのイメージから「先輩にどう声をかけてもらえたら嬉しいか？」を考えるのです。
ただし、時代の流れによって新入社員の価値観は変わるので、「自分がこうだったから」という考えに縛られないように注意が必要です。
一度新入社員への態度を客観視するためにも、相手の立場に立って考えることをおすすめします。
新入社員と直接の会話以外にもより気軽にコミュニケーションする機会をつくる方法
近年の新入社員は物心ついた時からデジタル機器に親しんでおり、直接の会話よりもメールやチャットのコミュニケーションの方が得意なこともあります。
LINEや掲示板などを利用する機会が多い人にとって、チャットは親しみがあります。
そのため、気軽にコミュニケーションを取る場を設けたいなら『DiSCUS』のようなビジネスチャットツールの導入がおすすめです。
メールよりも素早く連絡でき、新入社員だけでなく会社全体のコミュニケーションスピードがアップします。
ビジネスチャットと聞くと「会社の大切な情報が漏洩したらどうしよう」と不安に思うかもしれません。
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まとめ｜新入社員とコミュニケーションを取るためには機会を設けることが大切
新入社員とコミュニケーションを取るためには、プライベートへ踏み込みすぎないように注意しながら歩み寄ることが大切です。
会社のことを知らない新入社員に、いちから指導するのは大変に感じるでしょう。
しかし、コミュニケーションが円滑に進めば、話を聞いてもらえるようになり指導がスムーズに進みやすくなります。
まずは、先輩や上司の方から歩み寄り、コミュニケーションの機会を増やしていきましょう。
