上司とのコミュニケーションが上手い人がしている5つのコツ。大切なことを徹底解説
「上司とのコミュニケーションがうまくいかない」
「上司とのコミュニケーションが上手い人は何をしているのか知りたい」
職場環境で多くの方が、上司とのコミュニケーションが取れずに悩んだ経験があるのではないでしょうか。
上司とコミュニケーションが取れないと、業務がスムーズに進まず周囲に迷惑をかけてしまったり、上司と顔を合わせるのが嫌だと感じてしまったりするリスクがあります。
本記事では、上司とのコミュニケーションがうまく取れない原因や上手い人が実践していることを5つ紹介します。
上司とのコミュニケーションを改善して、業務を進めやすくしたい方は参考にしてみてみてください。
【この記事の内容】
上司との良いコミュニケーションがもたらすメリット
仕事の業務効率を上げるために大切なのが、報告・連絡・相談です。報告・連絡・相談がしっかりとできれば、上司から的確なアドバイスを受けることができます。
仕事でのミスやトラブルを減らし、業務効率を上げることができるでしょう。
また、良いコミュニケーションができると、上司との信頼関係を築きやすくなります。信頼してもらえると、スキルアップのチャンスをもらえたり、互いに高め合いながら業務に臨んだりできます。
さらに、仕事が順調に進めば自信につながり、やりがいを感じて今よりもさらに業務に集中できるようになるでしょう。
うまくコミュニケーションがとれないときの、上司側の原因
うまくコミュニケーションがとれないときの原因が、上司側にある場合があります。上司は部下を指導する役割がありますが、すべての上司が完璧なわけではありません。
そもそも、コミュニケーションが苦手な上司もいれば、世代の違いにより何を話して良いかわからないで悩んでいる上司もいます。
このような上司に当たったときは、部下側が一人で解決するのは困難です。
まずは、上司の言葉にしっかりと耳を傾けたり、相手が話しやすい環境をつくったりする工夫が大切です。
うまくコミュニケーションがとれないときの、部下側の原因
部下側に問題があるケースもあります。
例えば、報告・連絡・相談において、大切な内容を伝えるべきところを、自分が伝えたいことや都合の良いことだけを報告しているなどです。
上司は現場の状況を的確に知り、それに応じて適切な指示を出したいと考えています。そんな時に部下が自分の都合の良いことを話していたら、確認作業にむだな時間を取られてしまいます。
腹を立てて物言いがキツくなるのも想像に容易いでしょう。
また、ビジネスマナーが守れていなかったり、上司の言うことを素直に聞けなかったりすることもあるでしょう。すべてが上司に問題があると考えず、一度自分の態度や状況を見つめなおしてみてください。
コミュニケーションが上手い人は上司を理解している
実感している方も多いかと思いますが、上司とはコミュニケーションの基盤にあるものが異なり、それ故にすれ違いが起きてしまうのです。
まずは上司との違いを整理していきましょう。
- ①世代・年齢の違い
- ②価値観の違い
- ③経験や知識の違い
- ④言葉の使い方・捉え方の違い
- ⑤人との関わり方の違い
①世代・年齢の違い
上司と自分との間には世代や年齢の違いがあります。
世代間の違いとしては「上司が主に紙ベースでの情報管理を好むのに対して、あなたがデジタル化を推進したいと思っている」などが挙げられるでしょう。
この違いによって、コミュニケーション手段の使い分け方の差が生まれます。
たとえば、上司は「直接知らせてほしい」と感じていることについて、メールで報告するなどです。
もちろん、情報が伝わっていれば大きな問題にはなりません。しかし、メールで連絡が来ると思っていない場合は開封までに時間がかかり、スムーズな伝達ができない可能性があります。
上司のコミュニケーションスタイルを理解し、上司に合わせたり、新しい手法について上司に説明したりしましょう。
ちなみに、上司にメールやビジネスチャットなどのツールを使ってほしいのであれば、以下のように上司のメリットを提示するのが効果的です。
- 上司「直接知らせてほしい」「なんでメールやチャットを使うんだ？」
- 悪い回答「ツールを使う方が便利なので」
- 良い回答「こちらの方が、上司の都合の良い時間にチェックできて便利だと思ったので」
②価値観の違い
上司とは価値観の違いもあります。例えば、上司は企業の長期的な成功を重視しているのに対して、あなたはより短期的な目標に焦点を当てているかもしれません。
これは会社内の立場による違いとも言えます。 この違いがあると、仕事の進め方について意見が一致せず対立が生じる可能性があります。
上司の価値観を理解し、自分の意見を適切に伝えることが求められます。ただ意見を伝えるだけでなく「何を重要視してその意見を出しているのか」を伝えるようにしてください。
価値観にまで言及することで、話し合いの機会が生まれてお互いに価値観の違いを認識できるようになります。
③経験や知識の違い
上司は業界や仕事についてより深い理解をもっています。具体的には、ある特定の業界の規範やルール、または特定の技術や方法に関する深い理解などです。
この違いから、あなたが取り組んでいるプロジェクトや、仕事に対する上司のフィードバックが理解できない場面もあるでしょう。違いを理解していないと、意見の不一致から対立を引き起こす可能性があります。
理解できないことがあったら、質問をして上司の経験や知識を引き出しましょう。残念ながら、経験や知識の違い踏まえずにコミュニケーションをとろうとする上司もいるからです。
上司はそれが当たり前と思って発言していますので、自分にとってどのあたりが理解できないのかを明確に伝える必要があります。
こういった質問力は他の人と仕事をする時にも非常に役立ちます。部下に配慮のない上司に苛立つ気持ちもわかりますが、あなたの成長につなげるためにも質問をして歩み寄っていきましょう。
④言葉の使い方・捉え方の違い
上司は同じ状況を表す時に違う言葉を使ったり、同じ言葉であっても違う捉え方をしたりする場合があります。
あくまで傾向ですが、上の世代であるほどITについて疎いです。そのため「DX化とデジタル化の違いがいまいち伝わらずモヤモヤする」といった経験をするかもしれません。
また、ITに苦手意識がある上司の場合にはデジタル化などは「よくわからないし面倒なこと」であるのに対し、若い世代からすれば「便利だから積極的に取り入れるべき」と感じるものです。
この認識の違いを踏まえていないと、話の流れが噛み合わなくなってしまいます。
言葉をそのまま受け取るのではなく、上司がその言葉にどんなイメージを持っているのかを意識することが重要です。
⑤人との関わり方の違い
人との関わり方にも大きな違いがあります。
具体的には、上司はリーダーシップを発揮し、多くの人々と対話することが求められます。その一方で、あなたは特定のタスクに集中することが期待されていることでしょう。
上司が全体的な視点での意見を述べている場面で、自分に対するフィードバックだと勘違いしてしまうかもしれません。この違いがわかっていないと「いつも言うことが違う」と感じてストレスの原因になります。
また、上の世代ほど人との距離感が近く、若い世代ほど距離感が遠い傾向もあります。
そのため、上司のコミュニケーションを不快に感じることもあるでしょう。距離感の捉え方に違いがあることを伝えたり、上司の距離感に慣れたりしていく必要があります。
上司とのコミュニケーションが上手い人が実践していること
上司とのコミュニケーションが上手い人は、以下5つのコツを日常的に実践しています。
- ①報連相は早め・マメにする
- ②フィードバックをすぐに取り入れる
- ③小さなことでもお礼を伝える
- ④仕事の仕方を真似する
- ⑤仕事で強みを作る
①報連相は早め・マメにする
まず報連相（報告・連絡・相談）は、早くこまめにすることを意識しましょう。
報連相がスムーズに行われていれば、業務上のトラブルを防げるからです。また、こまめに行うことで上司との接点が増え、親近感を持ってもらいやすくなります。
ビジネスの基本であるからこそ、意識して行う人とそうでない人の違いが上司にも分かりやすく伝わります。周囲に差をつけたい人は特に徹底しておきましょう。
報連相のやり方については、次の記事で詳しく説明しているため、参考にしていただけると幸いです。
＞報連相が上手い人は何を意識している？真似するだけで上達するポイント
②フィードバックをすぐに取り入れる
上司からのフィードバックは素早く取り入れるようにしましょう。
すぐに取り入れることで、上司に「実践する人だ」という印象を与え、信頼されやすくなるからです。また、新しいことをすぐに実践するようになるため、自分のビジネススキル向上にもつながります。
ときに厳しいフィードバックを受けることもありますが、これは成長の機会になります。どんなフィードバックでも前向きに受け止め、素早く行動に移してみましょう。
実践した後は、どんな結果が出たのか、その結果を受けて今後どうしたいのかを上司に伝えてください。コミュニケーションの機会が自然に作れます。
③小さなことでもお礼を伝える
どんなに小さなことであっても、上司からのアドバイスには感謝を伝えましょう。
感謝されることを嫌う人はいないからです。上司と話す機会が自然と増えますし、感謝はポジティブな内容なので良い関係性を築きやすくなります。
また、小さなことにお礼を言うと上司は「自分のことをよく理解してくれているな」と感じるでしょう。
人は自分を理解してくれる人には、優しくしたりたくさん話したりしたいものです。仕事上でフォローしてもらえる機会が増えたり、仕事で有利になる情報を教えてもらったりできるようになるでしょう。
コミュニケーションが取りにくい気難しい上司であっても、たくさん感謝してくれる部下には気を許しやすくなります。
コミュニケーションが取れない上司との関わり方で悩んでいる方は、以下の記事を参考にしてみてください。
＞コミュニケーションが取れない上司との関わり方｜働きやすい環境に変えていこう
④仕事の仕方を真似する
上司の働き方を取り入れていきましょう。「自分には合わないかもしれない」と思ったことも、一度は取り入れるのがおすすめです。
上司の仕事の仕方を真似ると、より効率の良い仕事の仕方を見つけられたり、上司が何を重視して仕事をしているのかわかったりするからです。
いろんな仕事の仕方を経験することで、自分に合う仕事の進め方も見つかるでしょう。
また、自分と似た人には好感を持つものなので、上司のやり方をそのまま実践するだけで、上司に好かれるかもしれません。
一度好かれてしまえば、相手は好意的に接してくれるためコミュニケーションがグッと楽になるでしょう。
⑤仕事で強みを作る
スキルを磨き、仕事での強みを作ることも大切です。
上司とのコミュニケーションに関係ないように思えるかもしれませんが、仕事上で強みを作って成果を出すことで、上司からの信頼を勝ち取れます。
強みに合わせて仕事を回してもらえるようになれば、成果を出しやすくなり、上司からの信頼もますますアップするでしょう。
信頼が強くなると、スキルアップや昇進につながる仕事を、優先的に案内してもらえるかもしれません。
キャリアにもプラスに働くため、小さなことでも1つでも良いので、自分の強みを見つけていきましょう。
上司とのコミュニケーションにツールを活用しよう
コミュニケーションは対面の会話だけではありません。
状況に応じてコミュニケーションツールを使うことで、上司からの印象アップにつなげていきましょう。
たとえば『DiSCUS』のようなビジネスチャットツールであれば、忙しい上司が自分のタイミングで内容をチェックできます。
メールのように挨拶文が不要で短文になるため、チェックする手間も少ないのが特徴です。
『DiSCUS』なら操作画面がムダを省いたシンプルな設計なので、ITに苦手意識がある人でも直感的に使いこなせます。
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まとめ｜上司とのコミュニケーションが上手い人は歩み寄っている
上司とのコミュニケーションが上手い人は、自分と上司との違いを理解した上で、上司に歩み寄っています。
一度歩み寄って信頼を得ることができれば、上司が好意的に接してくれるようになり、コミュニケーションがとりやすくなっていきます。
また、1人の上司とコミュニケーションがうまくいって信頼関係が築けた経験は、他の上司のもとで働く際にも役立つでしょう。
最初に信頼を勝ち取るまでは大変かもしれませんが、ご自身のビジネススキル向上のためにもぜひ意欲的に取り組んでみてください。
なお、コミュニケーションに消極的な上司との関わり方については、以下の記事を参考にしてみてください。
