コミュニケーションを取らない社員の心理｜巻き込むための5つの方法も解説
「コミュニケーションを取らない社員とどう接していいかわからない」
「彼らにも会話に参加してほしい」
「社内全体のコミュニケーションを活性化させたい」
以上のように感じていませんか？
1人でもコミュニケーションを取らない社員がいると、全体の雰囲気も悪くなりやすく業務を進めにくいものです。
チームとしてビジネスをする以上、全体の雰囲気は大切にすべきです。とは言え、コミュニケーションに参加するかどうかは個人の判断に委ねられるため、強制できず頭を抱えやすい問題でしょう。
そこでこの記事では、コミュニケーションを取らない社員の心理やそういった社員が生じてしまう原因を解説します。心理や原因を踏まえた上で、社員全員を巻き込んでコミュニケーションを盛り上げる取り組み5つも紹介します。
最後まで読めば、社内コミュニケーションを活性化させて、今よりも雰囲気を良くするためにすべきことがわかるでしょう。自社のコミュニケーション不足に悩んでいる方は、ぜひ最後までご覧ください。
【この記事の内容】
コミュニケーションを取らない社員が多い状態とは
そもそもコミュニケーションを取らない社員が多い状態とは、どんな状態なのかを確認していきましょう。
- ①会話や交流する機会が少ない
- ②業務についての情報共有もあまりない
- ③一方通行のコミュニケーションになっている
①会話や交流する機会が少ない
普段から社員同士が会話をする機会が少ないため、社員同士の会話が希薄になっていることがあります。たとえば、雑談を禁止していたり、分業が進んでおり他の人と協力する場面がそもそもなかったりなどです。
また、コミュニケーションが取れていない社員は、グループ活動や会議中に会話がかみ合わないこともあります。
会話が少なく、アイデア・質問・意見などを積極的に共有できないからです。それゆえに「馴染めないな」という気持ちが強くなり、交流する機会を自ら避けようとする状況に陥ることもあります。
会社として交流する機会を提供し、このような悪循環を脱することが重要です。
②業務についての情報共有もあまりない
仕事に関する情報があまり共有されていない状態もよくあります。
チームでの共同作業であれ、個人で作ったものであれ、誰かが作業したのであれば他のメンバーも知るべきです。情報を共有することで、同じ間違いを減らしてより効率の良いプロセスを実行したり、互いの仕事を認め合ったりする機会になるからです。
このようなコミュニケーションの欠如は、プロジェクトやタスクの進行を妨げ、生産性を下げる原因になります。
③一方通行のコミュニケーションになっている
職場のコミュニケーションは、一方通行になりがちです。1人が話し手となり、他のメンバーは受動的な聞き手になってしまうのです。
このようなコミュニケーションは、講義やプレゼンテーションの形でよく見られます。しかし、発言する人が少数になってしまうと創造的なアイディアが生まれることも少なくなり、職場の活気もなくなります。
コミュニケーションを取らない社員が多い状態の危険性
コミュニケーション不足には、以下3つのようなリスクがあります。危険性を理解することで、解決に向けての危機感を抱きやすくなります。
また、これらのリスクと危機感を社内に共有することで、職場でのコミュニケーションの重要性を理解してもらうことも重要です。社員の自発的なコミュニケーションを促すためにも、以下3つのリスクを理解していきましょう。
- ①全体的に暗くなり生産性が上がらない
- ②状況がわからないまま仕事をすることになる
- ③タスクのバランスが崩れてしまう
①全体的に暗くなり生産性が上がらない
コミュニケーションをとらない社員が多いことの危険性は、多岐にわたります。最もわかりやすいのは、職場全体の雰囲気が暗くなることです。
会話の機会が少なく意見やアイデアの交換が行われないと、交流が希薄になり、孤立感が募りやすいです。そうなると仕事に対するモチベーションが下がり、結果的に生産性が低下してしまいます。
②状況がわからないまま仕事をすることになる
状況を十分に理解しないまま仕事が進んでしまうことも危険です。
コミュニケーションがほとんどないため、業務の進捗が不明確になり、プロジェクトの進行が遅れることがあります。その結果、納期に間に合わなかったり、重要なことが見落とされたりする可能性があります。
こういったミスは取引先や顧客にも迷惑がかかりますし、自社の企業イメージの低下にもつながります。社員個人の問題として扱うのではなく、企業全体で改善していくことが重要です。
③タスクのバランスが崩れてしまう
タスクのバランスが崩れやすくなります。全員がどのような仕事に取り組んでいるのかがわからないと、平等かつ公平に仕事を割り振ることが難しくなるからです。
その結果、一部の社員が過重労働をしたり過小評価されていると感じたりして、職場にさらなる不満を抱くことにもなりかねません。離職率にもつながってくる話なので、迅速な対応が必要でしょう。
コミュニケーションを取らない社員が生じる原因
コミュニケーションを取らない社員が生じてしまう原因が、社内の環境に起因する場合もあります。
社員個人の問題として済ませるのではなく、会社全体で社員がコミュニケーションしやすい環境を整えていきましょう。コミュニケーションを取りづらくなる社内環境として、以下3つが挙げられます。
- ①話す機会があまりない
- ②協力的な雰囲気がない
- ③周囲の人間関係があまり良くない
①話す機会があまりない
社員がコミュニケーションをとらない原因として最も一般的なものは、話す機会が少ないことです。
こう言った問題は業務中に休憩がとれない場合などに起こります。1日のうち適度な休憩を取り、周囲の人と会話をすることが必要です。
また、リモートワークのチームでは、何気ない会話をする機会が少なく、社員が議論に参加しにくいと感じることがあります。同様に、チーム内でコミュニケーションの機会が少ない場合、社員は発言する必要性を感じないかもしれません。
②協力的な雰囲気がない
協力的な雰囲気がないことも原因の一つです。チームや個人が協力するのではなく、競争することを推奨している場合に起こります。
すると社員は、他者と差別化するために自分のアイディアを周囲に伝えないようにしたり、他者に否定的な態度を取るようになります。
競争的な雰囲気は厳しいノルマによっても起こります。他の社員よりも高い成績を取ろうとして、自分の培ったノウハウなどを共有したくなくなるからです。
また、圧倒的な量の仕事をこなさなければならないというプレッシャーがあると、社員はコミュニケーションをとる時間やエネルギーがないと感じてしまうでしょう。
③周囲の人間関係があまり良くない
周囲の人間関係がうまくいかないことで、発言が減っていることもあります。これには大きく分けて2つの原因があります。
まず、社員がチーム内で自分が尊重されていない、受け入れられていないと感じている場合、自分の考えやアイデアを共有しようとしません。受け入れてもらえる環境やそれを実感できる機会が必要です。
また、他の社員同士の会話が攻撃的であったり、派閥があって関わりにくかったりすることも原因として挙げられます。敵をつくりたくないがゆえに発言を減らして、他の社員と敵対しないようするのです。
そういった場合は、他のチームに異動させるなど、人事的な対応が必要になることもあります。
コミュニケーションを取らない社員の心理
社員がコミュニケーションをとらない理由はさまざまですが、その心理は主に2つあります。
これらの心理を理解し、寄り添う姿勢を見せることで、コミュニケーション活性化のための取り組みに社員を巻き込みやすくなります。取り組みを成功させるためにも、ここで社員の心理状態をチェックしてみてください。
- ①話す必要性を感じていない
- ②話す気はあるが何を話していいかわからない
①話す必要性を感じていない
社員が会話する必要性を感じていない可能性があります。
- 「自分の意見は重要ではない」
- 「自分の貢献は重要ではない」
- 「仕事さえこなせばいいだろう」
- 「報連相していれば雑談は必要ない」
人によって様々ではありますが、以上のような考えをもっている可能性が高いです。その人の貢献や意見が大切であると伝えたり、会社や上司として「ある程度の雑談は仕事に必要と考えている」と伝えたりすると改善することもあります。
②話す気はあるが何を話していいかわからない
「話す気はあるが、何を話したらいいかわからない」という場合もあります。
話題を見つけるのが苦手で話しかけられないのです。このケースでは相手から話しかけられ、何かしらの話題を提供されると自然と会話を始めることが多いです。
話題を与えてアイスブレイクをする機会を設けるなどの工夫をするとよいかもしれません。
コミュニケーションを取らない社員を巻き込む方法
コミュニケーションが苦手な社員に対応する場合、まずその背景にある心理を理解することが大切です。多くの場合、コミュニケーションをとらない社員は「自分の意見が評価されないのではないか」「何かを伝えたいがどう受け取られるのか不安」といった悩みを抱えています。
なぜコミュニケーションがうまくいかないのかを理解し、彼らが心を開いて参加し、自信をもって貢献できるような方策をとることが重要です。ここでは、コミュニケーションが苦手な従業員を巻き込むための5つの方法を紹介します。
- ①仕事の相談をしてみる
- ②社内イベントを開催する
- ③日報や社内報を活用する
- ④オープンクエスチョンをする
- ⑤ツールを導入する
①仕事の相談をしてみる
まず、仕事について相談してみましょう。そうすることで、社員は自分の考えを共有できますし、社員にとって有益な情報を得ることもできます。
仕事の話題であれば「なぜこんなこと聞かれるんだろう」などといった疑問が生じにくいです。また「自分の意見が必要とされている」「チームの一員として見られているんだ」という自覚も生まれます。
これにより「聞いてもらえるんだ」という安心感を抱き、社員が発言しやすい心理状態に導けます。
②社内イベントを開催する
社内イベントの開催もおすすめです。社員同士がより強いつながりをもつことを促し、心理的な壁を取り払うのに役立つからです。
仕事とは関係のない話題で楽しく会話できるチャンスも多く、お互いに打ち解けるきっかけにもなります。
仕事に対する考え方が違う場合や、仕事に対する意欲がない社員の場合には、社内イベントが効果的です。
③日報や社内報を活用する
日報や社内報を活用するのもよい方法です。社内の状況を文章化することで、全員に共通した話題が生まれるからです。
また、日報では自分の言葉が伝わり、評価されていることを社員に示せます。これにより社員は安心して自分の意見を表現しやすくなり、コミュニケーションに積極的になります。
④オープンクエスチョンをする
オープンクエスチョンを意識することも重要です。オープンクエスチョンは「何を」「どこで」「どのように」「なぜ」といった言葉から始まります。一言で言うと「はい」「いいえ」で答えられない質問のことです。
オープンクエスチョンでは自分の考えを述べたり、状況を説明したりする必要性が生じます。そのため、社員が話す言葉が自然と増え、コミュニケーション量を増やせます。
オープンな質問をすることで、より有意義な会話ができ、社員から新しいアイデアや視点が生まれる可能性もあります。
また、社員の回答をしっかりと聞いて信頼感を示すことも大切です。信頼感を向けられると、堂々と答えやすくなるだけでなく「次は聞かれる前に自分から話してみよう」という自発性が生まれることもあるからです。
⑤ツールを導入する
社員がより効果的にコミュニケーションできるツールを導入することです。
たとえば、ビジネスチャットツールを導入すれば、いつでも気軽に質問できる環境を提供できます。チャットであれば、対面での会話とは異なり、相手の都合が良い時間に返信をしてもらえばよいからです。
「今忙しそうだな」「今話しかけても大丈夫かな」という不安を感じることなく、社員は質問できます。「話したいけどタイミングがわからない」という社員のコミュニケーションを促すのにおすすめな方法です。
また、話すことは苦手でも、じっくり考えて自分の気持ちや意見を言葉にできるチャットならうまくコミュニケーションできるタイプの人もいます。コミュニケーションのバリエーションを増やして、社内コミュニケーションを活性化させて見てください。
コミュニケーションを取らない社員に歩み寄るビジネスチャットツール
コミュニケーションを取らない状態が長く続くと、そもそも話をしようとする気持ちが薄れてしまい、余計に話がしにくくなってしまいます。社員の気持ちが会社から離れすぎないように、なるべくはやく対策を実行することが重要なのです。
ビジネスチャットツール『DiSCUS』なら、操作が簡単なので導入してすぐに使い始められます。社員がいつでも気軽に質問できる環境を迅速に整えられるので、コミュニケーション不足解消に効果的です。
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まとめ｜コミュニケーションを取らない社員を減らそう
コミュニケーションはビジネスを成功させる鍵です。コミュニケーションを取らない社員を巻き込むことは、前向きで生産的な雰囲気を作るための重要なステップなのです。
この記事で紹介した取り組みを実行することで、社員がコミュニケーションをしやすい環境を整え、自発的な発言を促せます。
社内コミュニケーションに課題を抱えているなら、まずは1つでよいので自社に取り入れてみてください。
