コミュニケーションの充実を図る方法｜社員・会社ができることをそれぞれ解説
「コミュニケーションの充実を図る方法を知りたい」と感じている方も多いでしょう。
ビジネスシーンでは、コミュニケーションを充実させることで、生産性やモチベーションアップにつながるからです。
この記事では、ビジネスシーンにおいてコミュニケーションの充実を図る方法を紹介します。
社員が個人レベルで実践できることと、会社全体で行う取り組みの2つをお伝えします。
モチベーション維持や働きやすさアップを目指したい方や、自社の生産性向上を目指したい方は、ぜひご覧ください。
【この記事の内容】
コミュニケーションの充実を図る行動
まずは個人レベルでできるコミュニケーションの充実を図る行動4つを紹介します。
ご自身で取り組むのも良いですし、社内研修で紹介するのもおすすめです。
- ①自分から率先して挨拶をする
- ②相手に関心をもって話を聞く
- ③結論から始めて簡潔に伝える
- ④否定せず相手の自己肯定感を高める
①自分から率先して挨拶をする
挨拶はコミュニケーションが始まるきっかけになります。
自分から積極的に挨拶することで、相手に関心があることが伝わり、コミュニケーションの機会を増やせます。ただ言葉を口にするだけでなく、まっすぐ相手の目を見て柔らかい表情で挨拶するとなお良いです。
とくに管理職や経営層など、立場が上の人ほど自分から率先して挨拶すると効果的です。
近寄りがたい印象が和らぎ、部下から声をかけてもらいやすくなります。
②相手に関心をもって話を聞く
相手が話している時には、関心をもって話を聞くようにしましょう。関心のない相手に対して話しかけるのは心理的ハードルが高いからです。
また、話の内容に関心がない時でもなるべく、関心を示すことが重要です。
関心を示さないと、相手は「自分のことが嫌いor興味がないんだ」と感じ、次回から声をかけるのを避けてしまう可能性があります。
良好な関係性を築いてコミュニケーションをし続けるためにも、相手へ関心を持つことを忘れないようにしましょう。
③結論から始めて簡潔に伝える
結論から伝えて、簡潔に話をまとめるようにしましょう。どれほど重要な話題であっても、相手に伝わらなければ意味がないからです。
詳細を省いて重要な結論だけを伝え、相手が結論を理解してから詳細を話すようにします。
話の全体像やゴールを知ってもらった上で、詳細を伝えると話の道筋がわかりやすく伝わります。
「何が言いたいのかわからない」と言われてしまう人は、結論から話すことを意識してください。
④否定せず相手の自己肯定感を高める
否定的な言葉を口にせず、相手の自己肯定感を高めるような声かけを意識しましょう。
自己肯定感が低くなりすぎると、傷つくことを恐れて人との関わりを避けてしまうようになるからです。
もちろん、業務上のコミュニケーションでは、時に間違いを指摘することも必要です。
しかし、間違いを受け止めて改善しようと思うためには「自分なら解決できる」という自己肯定感が欠かせません。
日頃から否定され続けていたら、間違いの指摘にも対応できなくなってしまいます。
指摘の仕方を工夫して、否定語を含めないようにするのがおすすめです。
「〇〇しないでください」と否定するのではなく「今後は〇〇してほしいです」とお願いする形にすれば、肯定的に間違いを指摘できます。
肯定的な表現で自己肯定感が高まれば「現状をさらによくしよう」という意欲も高まります。
人から指摘されずとも自らミスを認め、改善しようとするため間違いを指摘する必要性も減っていくでしょう。
周りからコミュニケーションを避けられる態度
前章で、コミュニケーションの充実を図るために必要な行動を紹介しました。
逆に周囲から避けられてしまう態度についても確認しておきましょう。
以下の態度を取らないように気をつけながら、前章で紹介した行動を取り入れるとより一層効果的です。
- ①ものを乱暴に扱い大きな音を立てる
- ②仕事の手を止めずに話をする
- ③ネガティブな話ばかりする
- ④自分から挨拶しない
- ⑤言っていることに一貫性がない
①ものを乱暴に扱い大きな音を立てる
以下のような、大きな音を立てる行為は避けるようにしましょう。
●パソコンのキーボードを乱暴に扱って大きなタイプ音を出す
●書類などを机に放り投げて音を立てる
●音を立ててドアをしめる
●足音を気にせず歩く など
必要以上に音を立てると周囲の人の集中力を奪ってしまいます。
生産性の低下につながりますし、周囲の人はストレスを感じるため、あなたに対して悪い印象を抱きやすいです。
ものへの乱暴な態度が「人に対してもああいう態度をとるのだろうな」という印象につながるのです。
「怒りっぽい人」と思われないように、自分の発する音に注意を払いましょう。
②仕事の手を止めずに話をする
仕事中に誰かから話しかけられた時に、仕事をしながら受け答えをするのは避けましょう。
きちんと話を聞いていないように受け取られてしまうからです。
相手は「向き合ってもらえない」と感じ、積極的にあなたに話しかけることがなくなるでしょう。
最悪の場合、業務に最低限必要な報連相さえもされなくなり、大きなトラブルに発展する可能性もあります。
相手にもあなた自身にとっても、会社にとっても不利益になるので、手を止めて話を聞くようにしてください。
また、話しながら仕事をするとミスをしやすく、効率的ではありません。
生産性を重視する場合でも、相手の話は親身になって聞く方が賢明です。
③ネガティブな話ばかりする
ネガティブで暗い話や否定語を多く含む話し方は避けるようにしてください。
これらの会話は相手の気分も暗くする可能性があり、コミュニケーションへの意欲を奪ってしまいかねません。
たとえあなたが「この問題を解決して行こう！」というポジティブな気持ちで話していたとしても、否定語を多く使うとネガティブな話として捉えられてしまうリスクがあります。
「〇〇できないのは問題だよな」ではなく「もっと〇〇できたらいいよね」などと肯定的な言葉遣いを心がけましょう。
話す内容は同じでも使う言葉を変えるだけで、周囲の反応が劇的に改善します。
④自分から挨拶しない
人から挨拶されるのを待つのではなく、自分から挨拶するようにしてください。
自分の立場が上がってくると「挨拶は新人（後輩）からするものだ」という考えから、挨拶をしなくなりがちです。
たしかに、自分から挨拶をして上司に意欲を見せることは、新人や後輩にとって必要なビジネスマナーでしょう。
しかし、いつも部下から挨拶をする状態だと、コミュニケーションが一方通行になりやすいです。
部下からすると「とっつきにくい印象」があり、積極的に話しかける気になりにくいです。
コミュニケーションは双方の歩み寄りによって成り立つので、時には上司から挨拶をして歩み寄る姿勢を見せるのがおすすめです。
⑤言っていることに一貫性がない
口にする言葉に一貫性がなく、言うことがコロコロ変わる人は、周囲から避けられやすいです。気分次第で愚痴を聞かされたり、説教されたりするのはストレスだからです。
「仕事には一切私情を挟むな」とは言いませんが、基本的には排除するよう心がけましょう。
気分を害することがあった時には、自分で頭の中を整理して落ち着きを取り戻してから、言葉を発するようにするのです。
また、考え方や意見が変わる出来事があった場合には、その経緯を相手にも伝えるようにしましょう。急に変わった考え方や意見だけを伝えると、気分に任せて言っているだけのように捉えられてしまうからです。
コミュニケーションの充実を図るには課題の把握が肝
コミュニケーションの充実を図るのであれば、個人レベルだけでなく、会社レベルでの取り組みも重要です。
会社全体で取り組みをしていく際には、まず自社の課題を的確に把握するようにしましょう。
課題を把握していないと、効果的な対策ができないからです。
以下2つの視点から考えることで、詳細に課題を分析できます。
①どこのコミュニケーションに課題があるか
●経営層と社員
●上司と部下
●同僚同士
②どんなコミュニケーションの課題があるか
●会話自体が少ない
●互いに敵対している
●会話は多いが生産性が低い
課題分析ができたら、それに沿って目標を設定して実際に行う対策を決めます。
課題に沿って対策を練り、最短距離で効果を実感するための方法は、以下の記事で解説しているので参考にしてください。
＞社内コミュニケーションにおける目標設定の例｜課題の洗い出しから始めよう
コミュニケーションの充実を図る社内施策
コミュニケーションの充実を図るための、具体的な社内施策を9つ紹介します。
①朝礼や夕礼を取り入れる
②ランチを活用する
③フリーアドレス制を取り入れる
④定例ミーティングを実施する
⑤メンター制度を導入する
⑥社内報を取り入れる
⑦イベントを開催する
⑧社内サークルや部活動を促進する
⑨ツールを活用する
どの施策もコミュニケーションの機会を増やすためのものです。
業務上のコミュニケーションを活発にするものと、業務外の会話を盛り上げるものがあるので使い分けるのがおすすめです。
とくに、社員同士が敵対している場合には、業務外での会話を盛り上げると効果的なので実践してみてください。
それぞれの施策を詳しく知りたい方は、以下の記事をチェックしてみましょう。
＞職場のコミュニケーションを活性化させる方法9つ｜メリット・成功させるコツも紹介
社内コミュニケーションの充実を図る際の注意点
社内コミュニケーションの充実を図る際には、以下3点に注意してください。
注意点を踏まえておかないと、対策を実施しても活動が広まらない可能性があります。
①目的を周知する
②重要性を体感させる
③上長が率先して取り組む
①目的を周知する
コミュニケーションを改善する目的を社員に知らせるようにしましょう。
目的が周知されていない状態で施策を行うと、社員はやらされている感覚になり、主体的に取り組みにくいです。
円滑なコミュニケーションには個々人が主体的に発言することが欠かせません。
社員が納得して主体的に取り組めるよう、目的を周知するようにしてください。
目的はなるべく具体的に伝えると効果が高まります。
たとえば「生産性向上のため」と伝えるより「報連相の徹底により、ミスを減らし生産性を高めるため」と伝える方が納得感が増します。
報連相の活性化を促す方法については、以下の記事で解説しています。
＞報連相の本当の意味とは？円滑にコミュニケーションをするコツは「おひたし」
②重要性を体感させる
コミュニケーション活性化の目的を周知しても、ピンとこない社員もいるでしょう。
実感が沸かないと取り組みに対する意欲も生まれません。
だからこそ、コミュニケーションの重要性を身をもって体験する取り組みを取り入れましょう。たとえば、以下のグループワークを行うと、コミュニケーションによって気分がどう変わるのかを体感できます。
ルール
●2人ペアで行う
●話し手と聞き手を交互に担当する
●話し手は1回1分間のトークをする
●聞き手は指定された話の聞き方をする
聞き手の反応
●何も反応しない
●黙って頷く
●相槌をする
このワークでは、話の聞き方が相手の気分やコミュニケーションへの意欲に、どう影響するのかを学べます。
小さな振る舞い1つで気分が大きく変わる体験を通して、コミュニケーションの重要性を体感できるでしょう。
③上長が率先して取り組む
コミュニケーションを改善する際には、上長が率先して取り組むことが重要です。
管理職や経営層が自ら取り組むことで、他の社員も取り組みに対して意欲的になるからです。
逆に、管理職などが方向性だけ示して実践しない場合には、取り組みが形骸化しやすくなります。実際にコミュニケーションを改善するためにも、上長から行動を起こすことをおすすめします。
社内コミュニケーションの充実を図るのに役立つツール
コミュニケーションの活性化をする際には、ツールの活用がおすすめです。
ツールを導入することで、コミュニケーション手段や機会が増えるからです。
とくにビジネスチャットツールは、導入の手間やコストが少なく手軽に始められます。
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まとめ｜社内コミュニケーションの充実を図る施策を実施しよう
コミュニケーションが充実すると、社内の生産性アップや離職リスクの軽減など大きなメリットが得られます。
業務フローや採用プロセスの見直しによる改善に限界を感じているなら、コミュニケーションの活性化を目指すのがおすすめです。
コミュニケーションの活性化には複数の方法がありますが、手軽さで選ぶならビジネスチャットツールの導入が有効です。
ビジネスチャットツールについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。
