上司とのコミュニケーションがうまくいかない原因と対処法｜上司の視点を理解しよう
「上司とのコミュニケーションがうまくいかない…」
「力になりたいのに協力関係を築けない…」
ビジネスシーンでは上司と部下の関わりを避けることはできないがゆえに、関わり方に迷ってしまうものです。
本記事では、上司とのコミュニケーションがうまくいかない原因や対処法を紹介します。
「挨拶をする」「結論から話す」などの表面的なテクニックではなく、上司が部下に求めていることを深掘りしたコミュニケーション術を紹介します。
「いろんなテクニックを実践してみたけど効果がなかった」という方も、ぜひ参考にしてみてください。
【この記事の内容】
上司とのコミュニケーションがうまくいかない原因
上司とのコミュニケーションがうまくいかない原因として、以下3つが挙げられます。
- ①世代による違い
- ②経験や立場による違い
- ③リモートによる問題
うまくいかない原因①世代による違い
当然ですが、上司と部下では世代が違うため背景にある価値観がそもそも異なります。
現代でよくあるのが、ワークライフバランスに対する考え方の違いです。
上司は「若い頃は仕事優先で成果を追求すべき」と考えている人が多いのに対し、若い世代では「仕事は人生のうちの1つ。プライベートも大事にしたい」と考えている人が多い傾向があります。
こういった異なる価値観をもとに上司が意見を述べると、部下は「わかる気がするけどなんかモヤモヤする」という状態が発生するのです。
上司の意見が「正しいと思う部分もあるが、納得できないところがある」と感じたら、世代間による価値観の違いが隠れていないか考えてみましょう。
この違いを言語化できれば、上司に対して自分の意見をはっきり伝えられるようになり、互いに歩み寄ることができるようになります。
うまくいかない原因②経験や立場による違い
上司と部下では業務に対する経験や立場が異なります。
経験の差は視野の広さや理解の深さに現れ、上司がそれを意識していないと部下が理解できない話し方をすることもあります。
部下としては「上司が意識して欲しい」と感じるものですが、部下から意見された経験がないと、そもそも意識化するのが難しいものです。
「上司に意見するのは気が引ける…」という気持ちもわかりますが、時には上司に「部下の立場をもっと理解してほしい」と意見することも大切です。
上司は部下を育てる立場ではありますが「良い部下が良い上司を育てる」という側面もあります。
部下の視点をうまく伝えてあげて、上司が部下のことを理解しながら指示を出せるようにしてみましょう。
上司に意見する時に気をつけるべきことなどについては、次の記事で紹介しているのでこちらも参考にしていただけると幸いです。
＞上司に意見を言うのはNG？実際の言い方を注意点も踏まえて徹底
うまくいかない原因③リモートによる問題
リモートワークをしている場合には、対面でのコミュニケーションよりも互いの理解を深めるのが難しいです。
身振り手振りや表情が伝わりにくいですし、声についても肉声とは少し異なるため感情を読み取りにくくなります。
また、対面とは異なり話す場をその都度設ける形になるため、何気ない普段の行動や発言を観察できません。
相手の人柄が見えづらく、どう関わったら良いのか迷ってしまうこともあるでしょう。
出社が可能なのであれば時折、顔を合わせに出向くのも良いですし、オンラインランチ会や飲み会などで素の顔を引き出してみると改善することがあります。
上司が部下とのコミュニケーションで望んでいること
上司とのコミュニケーションをする際には、上司が望んでいることを理解しておくことが重要です。
上司が望んでいることがわかれば、上司の発言の意図がわかり、それに沿った返答や行動ができるようになります。
上司からすると意図を汲んでくれる部下は非常に助かる存在であるため、態度が柔和になったりより気に掛けてくれたりして話しやすくなるでしょう。
上司は部下とのコミュニケーションを、以下3つの目的で行なっています。
- ①業務効率アップ
- ②チームのモチベーション維持
- ③部下たちのスキルアップ
上司が望んでいること①業務効率アップ
上司は業務の責任を負う立場であるため、高い成果を出すことを常に意識しています。
どうすれば業務効率が上がるか、高い成果を出せるかを考え、それを実現するために考えながら部下に指示を出しています。
そのため、上司の発言で「この部分での業務効率アップを狙っているんだな」と気付いた時には、それを上司に確認する形で問いかけてみましょう。
こうすることで上司に「わかっているな」と思ってもらいやすくなり、好印象になります。
上司が望んでいること②チームのモチベーション維持
上司はチームを引っ張る立場にあるため、チーム全体のモチベーション維持を大切にしています。
そのため、あなたがチームのモチベーションを下げるような行動をすることを嫌います。
例えば仕事で失敗してしまった時に落ち込んでいるのは、個人単位では反省につながるため良いのですが、チーム単位で考えると士気が下がりマイナスになることもあるでしょう。
こういった背景から上司が冷たいと感じることもあるのです。それはあなたを嫌っているからではなく、チーム全体を優先しているがゆえの行動です。
辛いと感じることもあるかもしれませんが、そこをグッと堪えてチームのための行動が取れるようになると、上司に好かれてコミュニケーションしやすくなります。
上司が望んでいること③部下たちのスキルアップ
上司はチーム全体の生産性を高めるために、部下のスキルアップを目指しています。
少々難しい仕事を任せられるようなケースでは、スキルアップをさせる意図があることが多いです。
部下からすると「教育を放棄している」ように見えることもあり、こういった不満がコミュニケーションに悪影響を出すことも少なくありません。
「スキルアップのために頑張ります」などと上司の意図に沿う発言ができると、上司との距離がグッと縮まります。
上司とのコミュニケーションがうまくいかない時の対処法
上司とのコミュニケーションがうまくいかない時には、以下3つを意識してみてください。
- ①聞いていることを態度で示す
- ②わからないことはその場で聞く
- ③暗黙の了解にズレがないか確認する
うまくいかない時の対処法①聞いていることを態度で示す
上司の話を聞く時には、聞く態度に注意しましょう。話を聞いているにも関わらず上司から「聞いているか？」「わかったか？」などとよく言われる場合は、聞く態度に問題があることが多いです。
正しい聞く態度とは、上司の話に理解を示すことです。
上司の言葉を言い換えて理解していることを示したり、上司が次に言おうとしているであろうことを「この場合は〜ですよね？」などと質問する形で先回りして確認したりしましょう。
ただ目を見て話を聞きながら頷いたり「わかりました」と言ったりするだけでは足りないのです。
「上司の話をどう理解したのか」を言語化して伝えましょう。認識のズレがあればこの時点で上司から指摘してもらえるため、業務上のトラブルも防止できます。
こういった聞く態度を意識するだけで、自然と上司の話を理解しようとするので理解が深まりますし、上司からの信頼も勝ち取れます。
うまくいかない時の対処法②わからないことはその場で聞く
上司との会話の中でわからないことがあったら、その場で質問して解決してしまいましょう。
若い世代はわからないことは調べてから聞く傾向がありますが、上司はどちらかというと対面でのコミュニケーションを重視する人が多いからです。
そもそもわからないことが1つでもあると、その先の上司の指示がよく理解できず、業務に支障が出てしまうこともあります。
また、自分で理解できるようにすることを求められている場合には、質問した時に上司が指摘してくれるため、まずは質問してみましょう。
ただし、リモートワークの場合には長い会話がしづらいため、調べてから理解があっているかどうか確認する形を取る方が良いこともあります。
うまくいかない時の対処法③暗黙の了解にズレがないか確認する
上司との会話の中で認識のズレがあると感じる時には、暗黙の了解にズレがあることが多いです。
たとえば、業務の目標地点について「いい感じにまとめておいて」などといった曖昧な表現で指示を出される場合、上司が期待する質と部下が「このくらいかな」と予想する質にズレが起きやすくなります。
曖昧な指示を受けたら、具体的な言葉で自分のイメージを表現して上司との認識のズレを解消するようにしましょう。
上司とのコミュニケーションにツールを活用しよう
上司とのコミュニケーションは対面だけではありません。場面に応じてツールを活用することで、ミスコミュニケーションを避けやすくなります。
例えば『DiSCUS』のようなビジネスチャットツールは、画像ファイルの共有も可能であるため、視覚的な情報を使って認識のズレを防げます。
また、会話の履歴を活用すれば話が逸れてしまった時や、事実確認をしたい時も話の流れを理解できるでしょう。
『DiSCUS』なら検索機能があるため、会話の履歴が膨大になってしまってもすぐに目当てのメッセージを見つけられます。
詳しくは無料資料をダウンロードして確認してみてください。
まとめ｜上司とのコミュニケーションがうまくいかない原因を探ろう
上司とのコミュニケーションは、世代間の違いや上司の目的などを理解することで、円滑に行いやすくなります。
本記事で紹介した観点をもとに、上司との認識のズレが何が原因で起こっているのかを分析してみてください。
さらに上司のコミュニケーションを深めたい場合には、テクニックについても実践してみることをおすすめします。
以下の記事では、上司とのコミュニケーションが上手い人が実践しているテクニックを紹介しているので、取り入れてみてください。
