社内コミュニケーションはメールでOK？意外に起きているコミュニケーションギャップ！
業務の効率化、生産性のアップには社内コミュニケーションの改善が欠かせないという話を聞くと、わが部署のコミュニケーションの状態はどうだろうかと考えてみる人は多いでしょう。外出や出張が多い部署にいるため頻繁に顔を合わせるとはいえないが、連絡はメールがあるからOKだなと思った人はいませんか？ メール連絡には意外に落とし穴があるのです。メールがあるからと安心しきってはいけない理由を見てみましょう。
読んでもらえたかどうかを確認できないと？
業務連絡にメールを使用する利点は多くあります。メールは相手の都合を考える必要はなく、送りたいときに送信でき、送られてきたメールも都合がよいときに読むことができます。コストがかからず、また複数の人に同時に送信できるのもメリットです。内容を後で確認することができるので、聞き間違いが起きたり、言った・言わないというトラブルが起きたりすることもありませんね。
そんな便利なメールですが、相手がそのメールを読んだかどうかについては確認できません。スパムに業務連絡のメールが埋もれる場合もあります。また、実際には業務連絡のメールであっても、念のためのccメールを大量に受け取るような人は、重要なメールを選別するのが一苦労です。メールの件名などによっては、見落としてしまうことが十分に考えられます。
そうすると、いくら重要なメールをきちんと送っても、相手が見落とすと読んでもらえず、情報が伝わらないという事態が起こります。例えば、なんらかの指示をメールで送ったあと、状況が変わってその指示を取り消すメールを送るということがときにはあるでしょう。しかし、指示を取り消したメールのほうだけを読み落とされてしまうと、場合によってはかなり業務が進行してから大きな障害となって表面化することがあります。そのほかの例としては、大事な会議にキーパーソンが現れないなんてことも。
誤送信の可能性がある
社内の連絡にメーリングリストを用いているところでは、メールの送信者に個人的に返信したつもりが、全員に送っていたという間違いが起こることがあります。笑ってすませられるものは影響が少ないといえますが、なかには大きなトラブルとなり、辞職者を出してしまうことがあります。うっかりしていた社員に落ち度があるにせよ、メールは便利である一方で要らぬ不和を招くことがあるといえるでしょう。
それでも、社内での誤送信はミスとしてはまだましなほうです。社外の人への誤送信は大きな問題を引き起こします。機密情報を誤送信した場合にはもちろんですが、それほど重要なメールではなかったとしても、誤送信したという事実は会社の評価に関わってきます。そして、ひとたび送信してしまったメールは取り戻すことができないのです。
社内コミュニケーションに適切なツールは？
そこで、メールに代わるコミュニケーションツールとして注目されているのが、ビジネスチャットです。
ビジネスチャットは社内の登録した人だけでやりとりするので、業務情報を社外に向けて誤送信することはありえません。また、ビジネスチャットはLINEのようなコンシューマー向けチャットツールと異なり、セキュリティ管理がしっかりしているので、情報漏えいなどの心配をする必要もありません。さらに、スパムを受け取ることがないというのも大きな利点です。業務連絡がスパムに埋もれることがないと、それだけで効率化が進む職場もあるでしょう。
また、メールとは異なり、既読表示機能があるので、メッセージを読んでもらえたかどうかすぐに確認することができます。重要なメールがきちんと伝わったことが確認できると、今やっている仕事への集中力も高まるというものです。
ビジネスチャットの利便性を検討しよう
業務連絡には電話しかなかった時代からみれば、メールは本当に便利な連絡手段です。しかし、メールで連絡していればコミュニケーションに問題がないかといえば、それはまた別の話のようです。現在は、社内コミュニケーションの手段としてビジネスチャットをとり入れるところが増えています。気楽にやりとりができること、リアルタイム性があることなどが評価されています。導入した場合のメリットを検討してみてはいかがでしょうか。
これまでにビジネスチャットを導入した企業からは業務効率化や情報漏えい防止、社員の満足度上昇などを実感したという声が多く見受けられました。ビジネスチャットは「ただのメッセージツール」ではなく、さまざまな効果が期待できる画期的なツールだといえるでしょう。
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