ビジネスコミュニケーションを円滑にするメリット｜企業・社員ができることをそれぞれ紹介
日々の業務ではビジネスコミュニケーションが欠かせません。
しかし、ビジネスシーンでのコミュニケーションが大事だとわかっていても、具体的に何をすれば良いのか、どのようにスキルを磨けば良いのかわからないという方も多いでしょう。
この記事では、ビジネスコミュニケーションの意味や目的、ビジネスコミュニケーションが上手くなる方法について紹介します。
「仕事ではコミュニケーションが大事と言われるけど、特に何もできていない」と感じる方の参考になれば幸いです。
【この記事の内容】
ビジネスコミュニケーションとは？
ビジネスコミュニケーションとは、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションのことです。
言い換えると、仕事上の目的を達成するために必要な情報を伝達し、理解するための活動です。
- 会議
- 電話
- Eメール
- 報告書など
ビジネスコミュニケーションに使われる手段は、上記のようにさまざまなものがあります。日常にありふれたものなので、あまり意識しないかもしれませんが、複数の手段があることを覚えておくとコミュニケーションの定義が広がるでしょう。
ビジネスコミュニケーションは特別なことではなく、働いている人であれば誰でも日常的に行っています。だからこそ、ビジネスコミュニケーションの質を見直すことで、周囲と大きな差をつけられます。
ビジネスコミュニケーションの目的
ビジネスコミュニケーションの目的は以下3つです。
- ①業務における情報共有
- ②風通しの良い職場をつくる
- ③従業員の主体性を引き出す
①業務における情報共有
ビジネスコミュニケーションの最も基本的な目的の一つは、業務における情報の共有です。情報を共有することで、全体としての認識の統一や誤解の解消を図り、業務のスムーズな進行を促進します。俗にいう「報連相」です。
例えば、企画の目的やタスクの進行状況、問題点や改善点などを適切に共有すると、作業の重複を避けたり、困難な状況が発生した際にも早急に対策を立てたりできます。これにより業務の効率性が高まり、プロジェクトの成功や自社の成長につながるでしょう。
全員が情報を共有し合い、互いの業務進行状況を理解するためにも、コミュニケーションを円滑に行うことが大切です。
ちなみに報連相はやり方を覚えるだけで、誰でも上手くなります。報連相が上手い人が実践しているコツについて以下の記事で理解し、取り入れてみることをお勧めします。
＞報連相が上手い人は何を意識している？真似するだけで上達するポイント
②風通しの良い職場をつくる
ビジネスコミュニケーションの重要な目的の2つ目は、風通しの良い職場環境を作り出すことです。オープンなコミュニケーションが行われる職場では、社員全員が自分の意見を自由に表現でき、互いの考えを尊重し合えるようになります。
チーム内での意見の共有や問題点の議論が活発に行われると、新しいアイデアや改善策が生まれやすくなります。また、社員同士が互いを理解し尊重する職場環境は、職場のストレスが少なく、従業員の満足度も高いです。
離職率が低く経営が安定したり、顔馴染みが多く安心して仕事を任せられたりします。職場の風通しを良くするためにも、ビジネスコミュニケーションを円滑に行うことが重要です。
なお、風通しの良い職場を作るコツについては以下の記事が参考になりますので、併せてご覧ください。
③従業員の主体性を引き出す
ビジネスコミュニケーションの目的は、従業員の主体性を引き出し、その能力と貢献を最大限に引き出すことでもあります。
社員が自分の意見を自由に表現できる職場環境では、自分が思いついた意見を皆に共有し、実践する人が多くなります。自ら発言したことについては意欲をもって取り組めるため、主体的にそして責任感をもって仕事に臨むようになります。
また、それぞれが主体的に行動することで、新しいアイデアや解決策が生まれ、新商品の開発や自社環境の整備などにつながるでしょう。
従業員の主体性を引き出すためにも、ビジネスコミュニケーションを円滑にすることが大切です。
会社がビジネスコミュニケーションを円滑にするメリット
会社全体でビジネスコミュニケーションを円滑にするメリットは、以下3つがあります。
- ①生産性アップ
- ②離職リスクの軽減
- ③自社ブランドイメージの向上
①生産性アップ
ビジネスコミュニケーションを円滑にすると、生産性が向上します。明快で分かりやすいコミュニケーションは、認識のズレによるミスやそのミスを修正するための時間ロスを減らせるからです。
例えば、プロジェクトチーム内で明確なコミュニケーションが取れていると、メンバーそれぞれが何をすべきか、何が期待されているかを理解し、業務を迅速に遂行できるでしょう。逆に、コミュニケーションが不十分な場合、誤解や混乱が発生し、仕事の遅れや重複など、生産性の低下を引き起こします。
企業の生産性を向上させるためにも、ビジネスコミュニケーションを改善し、その状態を維持することが重要です。明確で効率的なコミュニケーションを確立することで、生産性アップを目指していきましょう。
②離職リスクの軽減
ビジネスコミュニケーションが円滑であれば、社員の満足度が高まり、離職リスクが軽減します。コミュニケーションが良好である職場は、社員が業務に関わる指示を理解しやすく、働きやすい環境だからです。
例えば、社員が業務上の問題について上司とオープンに話し合うことができる職場環境では、問題は早期に解決し、社員のストレスや不満が軽減されます。結果として、社員が職場を離れるリスクが低下するのです。
社員の満足度を向上させ、離職率を下げるためにも、企業はビジネスコミュニケーションの改善に力を注ぐべきです。社員とのオープンな対話を促進し、職場環境を改善することで、離職リスクを軽減していきましょう。
③自社ブランドイメージの向上
企業が内外のコミュニケーションを円滑にすることで、自社のブランドイメージが向上します。クリアで一貫したコミュニケーションは、顧客やパートナー企業からの信頼につながるからです。
例えば、企業が公式の発表や情報提供に関して一貫性と透明性を保てば、企業の誠実さと信頼性が伝わります。これは、企業の評価を高め、強力なブランドイメージを構築することにつながります。
企業は自社のブランドイメージを向上させるためにも、ビジネスコミュニケーションを改善し続けることが必要です。
社員個人がビジネスコミュニケーション力を高めるメリット
社員個人がビジネスコミュニケーション力を高めるメリットは3つあります。
- ①仕事の精度を高められる
- ②安心感をもって仕事ができる
- ③人脈を広げられる
①仕事の精度を高められる
ビジネスコミュニケーション力を高めることで、仕事の精度アップにつながります。適切なコミュニケーションにより、誤解や不明確な点を減らし、業務のエラーを削減できるからです。
例えば、あるプロジェクトにおいて、自分が担当する部分についての具体的な説明を上司から受けたとします。ビジネスコミュニケーション力が高ければ、あいまいな点について上手く質問することができ、自分の仕事の範囲と期待される結果を明確に理解できます。
上司が望んでいる結果を出せる可能性が上がり、自身のパフォーマンス向上につながるでしょう。質問を恐れず、必要な情報を得ることで、より良い結果を出すよう心がけていきましょう。
②安心感をもって仕事ができる
ビジネスコミュニケーション力を高めることで、仕事に対して安心感をもてます。ビジネスコミュニケーション能力が高いと周囲の仲間から情報が集まるため、仕事の進行状況や予期しない問題に対して早期に対応し、安心して業務に取り組めるようになるのです。
例えば、重要なプロジェクトの進行について不安を感じているとしましょう。コミュニケーションを通じて、上司や同僚に対して進行状況や不明点について適切に報告し、フィードバックを得られれば不安を解消できます。
さらに現場の問題を早めに発見・解決し、プロジェクトを円滑に進行させる手助けもできるでしょう。ビジネスコミュニケーション能力を高めると、仕事に対して不安をもたずに過ごせるだけでなく、自分の人事評価をアップさせたり、会社の生産性向上に貢献したりできる効果も得られるのです。
業務の進行状況や問題点を適切に伝えることで、早期の解決を促し、安心感を得ていきましょう。
③人脈を広げられる
ビジネスコミュニケーション力を高めることで、人脈を広げられます。良好なコミュニケーションは、信頼関係の構築に役立ち、新たなビジネスチャンスを生み出す可能性もあります。
例えば、業務上のミーティングや社内イベントでは、自分の考えや意見を表現することで他のメンバーから理解や共感を得られます。あなたとコミュニケーションを求める人が増え、自然と人脈が広がるでしょう。
豊かな人脈を作るためにも、コミュニケーション力を向上させることが重要です。自分の意見や考えを他人に理解してもらうために、適切なコミュニケーションスキルを身につけるための取り組みを始めましょう。
ビジネスコミュニケーションは5つの力でできている
ビジネスコミュニケーション力を高めるためには、そもそもビジネスコミュニケーション力とはなんなのかを理解する必要があります。
この記事では、ビジネスコミュニケーション力を以下5つに分け、それぞれの能力を高める方法を考えました。
- ①聞く力
- ②説明する力
- ③共感力
- ④質問する力
- ⑤言語化能力
①聞く力
聞く力は、相手の意図をしっかりと汲み取る力です。対面の会話においては、相手の目を見たり、話を遮らずに最後まで丁寧に聞いたりすることが聞く力といえます。
また、メールなどの文章では、相手の主張を詳細を含めて理解した上で、相手が求めている答えを推測して読み取る力と言い換えられるでしょう。
ビジネスにおいて聞く力は、現状を適切に把握したり、顧客のニーズを的確に読み取ったりするのに役立ちます。業務をスムーズに進めるためには、状況を共有することが大切ですし、顧客満足度を高めるためには顧客の理解が欠かせません。
たとえば、上司に「〇〇日の会議で使う資料を〇〇部、〇〇日までに印刷しておいて欲しい。」と言われたとしましょう。この時、「いつまでに終わらせるべきタスクなのか」「いくつ必要なのか」をきちんと理解できなければ、上司の指示に沿って業務を進められません。
また、発言から上司は「確実に正確に仕事をしてほしい」と感じていると考えられます。この意図を汲み取って「〇〇日〇〇時までに提出できると思います。会うのが難しい場合は、机の上に置いておきます。」などと見通しをつけるように伝えるとさらに喜ばれるでしょう。
このように、相手の意図を汲み取る聞く力はビジネスで非常に役立ちます。相手の発言を言葉通りに受け取るだけでなく、裏に隠れている意図を考える癖をつけましょう。
②説明する力
説明する力とは、自分の考えや情報を他人に理解してもらうための能力です。明確さ、簡潔さ、そして自分の意見を伝えることが求められます。
ビジネスにおいては、自分の意見やアイデアを上司や同僚に伝える際、または顧客に商品やサービスを説明する際に必要となります。自分の考えを明瞭に伝えることで、他者からの協力を得て、共通の目標に向かって効率的に作業を進められます。
例えば、あなたが新製品のアイデアを上司に提案する場面を想像してみてください。
- その製品とはなんなのか
- どのように作動するのか
- なぜそれが会社にとって有益なのか
これらの要素を具体的かつ簡潔に説明できなければ、アイデアは理解されず開発まで至らないでしょう。しかし、説明する力が高ければ、上司に新製品の概念を明確に伝え、承認を得られる可能性が高まります。
説明する力を高めるには、日々のコミュニケーションで意図的に情報を簡潔に伝える練習をすることが有効です。また、他人が話す時にどのような表現が理解しやすいのかを観察し、その手法を自分のスキルに取り入れると良いでしょう。
③共感力
共感力とは、他人の視点や感情を理解し、それに対して適切に反応する能力です。他人の気持ちを尊重し、共感的な反応を示すことが求められます。
ビジネス環境では、共感力は顧客のニーズを理解し、それに対応する製品やサービスを提供するために重要です。また、チーム内での人間関係を築き、より円滑なコミュニケーションを促進するためにも不可欠です。
例えば、同僚がプロジェクトで困難に直面しているとします。その同僚が「この問題は本当に難しい。解決策が見つからない」と話している場面を想像してみてください。
共感力が低い場合、あなたはただ「それは大変だね」と返すかもしれません。しかし、共感力が高ければ、「それは大変そうだね。具体的に何が難しいのか教えてもらえる？」と尋ね、同僚の問題を理解し、解決に向けて協力できます。
共感力を高めるためには、自分自身の感情を認識し、他人の感情を理解する練習を日常的に行うことが大切です。また、相手の感情を読み取る努力だけでなく、質問をして相手に教えてもらう習慣をつけることも効果的です。
④質問する力
質問する力とは、情報を引き出したり対話を深めたりするための能力です。明確で良い質問ができれば、自分が必要としている情報を手に入れられるでしょう。
ビジネスにおいては、業務の詳細を理解したり、チームメンバーとのアイデアを共有したり、顧客のニーズを探求したりする際に質問する力が必要となります。効果的な質問をすることで、必要な情報を得たり、より深い理解を得たりすることができます。
例えば、新しいプロジェクトの会議で、リーダーが「このプロジェクトは次の四半期の売上を向上させるためのものだ」と述べた場合を想像してみてください。質問力が低い場合、あなたはただ頷くだけかもしれません。
しかし、質問力が高い場合には以下のように質問し、自分やその他のメンバーの理解を促せます。
- 「具体的には何％の売上増加を目指していますか？」
- 「どの製品ラインに焦点を当てるべきだと思いますか？」
- 「スケジュール感はどのくらいを想定していますか？」
質問する力を高めるには、自分が何を知りたいのか、何が分からないのかを常に意識することが大切です。また、他人の視点から何が必要かを考える癖をつけることも有効です。
⑤言語化能力
言語化能力とは、自分の思考や感情、観察結果を言葉にする能力です。具体的な説明や比喩、例示などを使って、自分の考えを他人にわかりやすく伝えることが求められます。
ビジネスでは、自分のアイデアや意見などを仲間と共有するために言語化能力が必要です。
例えば、ある顧客の問題を解決した経験を同僚に共有する場面を想像してみてください。言語化能力が低い場合、あなたは「○○社の件、解決しました」とだけ伝えるかもしれません。しかし、これでは経験の共有としては不十分です。言語化能力が高い場合には、「○○社は初めてのシステム導入で混乱していました。そこで、手順ごとにガイドラインを作成し、共有することで問題を解決しました」と具体的に伝えられます。
具体的に説明できれば、同僚にあなたの仕事ぶりが伝わりますし、問題解決の方法を共有することで再発を防げるでしょう。
言語化能力を高めるためには、自分の思考や観察結果を定期的に書き記す練習が効果的です。また、他人が言葉をどのように使用して情報を伝えているかを観察し、真似することも有効です。
ビジネスコミュニケーション能力を上げる方法
すでに少し触れていますが、ビジネスコミュニケーション能力を上げる方法をさらに詳しく紹介します。
- ①聞く力を高める方法
- ②説明する力を高める方法
- ③共感力を高める方法
- ④質問する力を高める方法
- ⑤言語化能力を高める方法
①聞く力を高める方法
聞く力を高めるためには、まず相手の話を遮らずに最後まで聞くことが大切です。遮ってしまうと話し手の気分が下がり、必要なことを伝えてもらえなくなってしまう可能性があるからです。
聞きたいことを明確にするための質問を事前に考え、それを基に対話を進めることも意識してみてください。情報量が多い場合にはメモを取り、会話のポイントを逃さないようにすることも効果的です。
ビジネスコミュニケーションでの成功の鍵は、自分が話すことよりも相手を理解することです。相手の視点を理解し、自分の理解を深めるために効果的な質問をする練習を積極的に行いましょう。
②説明する力を高める方法
説明力を高めるには、まず自分の考えや意見を明確にすることが重要です。時間がある場合には考えをメモに書き出し、伝えたいことを整理して話す順番を決めると良いです。
相手が何を知りたいのか、何を理解すべきなのかを常に意識してみてください。そして、相手が知りたい情報に沿って説明する順番を決めることで、相手が理解しやすい話し方ができます。
また、プレゼンテーションスキルを磨くことで、大勢の人の前でも自分の考えを効果的に伝えられるようになります。
あなたのアイデアや意見は、適切に伝えることで価値が生まれます。自分の思考を整理し、他人にわかりやすく伝える練習を積極的に行いましょう。
③共感力を高める方法
共感力を高めるには、他人の感情を理解し、それを言葉で表現する練習が必要です。つまり、他人の視点で物事を考える癖をつけたり、自分が同じ立場だったらどう感じるだろうと想像したりするのです。
そして、他人の感情を理解したらそれを尊重しましょう。尊重する意識を持つことで本当に相手が望んでいる対応がわかり、実践できます。また、相手の状況を理解するために適切な質問をすることも有効なので、次に紹介する質問力も併せて高めるのがおすすめです。
共感力は、他人との深いつながりを築くための重要なスキルです。他人の感情を理解し、それを尊重する練習を積極的に行いましょう。
④質問する力を高める方法
質問力を高めるには、質問の仕方を工夫することが大切です。具体的には、相手に自分の考えを述べさせるための開放的な質問や、具体的な情報を引き出すための閉じた質問を使い分けるなどです。
質問をする際には、自分が何を知りたいのかを明確にすると、より効果的な質問ができます。まずは自己理解と次に紹介する自分の心情を言語化する能力を高めていきましょう。
質問は、他人とのコミュニケーションを深めるための有効なツールです。ビジネスコミュニケーションを円滑にするためにも、適切な質問をする練習を積極的に行いましょう。
⑤言語化能力を高める方法
言語化能力を高めるためには、まず自分の考えを明確にすることが重要です。具体的には、自分の思考を言葉に落とし込む練習や、他人が使う言葉や表現を観察し、それを自分のものにする練習が有効です。
自分の思考を日頃から具体的に言葉にすることです。以下のように小さなことで構いません。
- 今日はあまり眠れていなくてぼーっとしてしまうな
- 仕事でミスをしないように気をつけなければ
- 眠気覚ましにコーヒーでも飲もうかな
当たり前の思考であっても意識的に言葉で表現することにより、言語化の練習になります。練習を続けていると「感情が動いたのに言葉にできない」ということが減っていき、自分の感情や状況を的確に表現できるようになります。
また、他人がどのように言葉を使っているかを観察して参考にするのも良いでしょう。
言語化能力は、自分の思考を他人と共有するための重要なスキルです。自分の思考を言葉にする練習を積極的に行いましょう。
ビジネスコミュニケーションツールも活用しよう
ビジネスにおけるコミュニケーションは、対面での会話だけではありません。メールや電話などでも行われています。
これらの遠隔コミュニケーションをより便利にすると、社内の雰囲気改善につながるため、活用するのがおすすめです。
例えば『DiSCUS』のようなビジネスチャットツールは、セキュリティが確保されており安全で、メールや電話よりも気軽にそして迅速にコミュニケーションできます。
会話の履歴も1画面表示されるので、メールのように1通ずつ開いて確認する手間もなく、検索機能を使えば確認したい履歴がすぐに見つかります。
詳しくは無料資料請求をして確かめてください。
まとめ｜ビジネスコミュニケーション能力を高めて業務を円滑に進めよう
ビジネスコミュニケーションの力を高めることは、業務効率を上げ、チームの一体感を深め、自社のブランド価値を向上させるなどさまざまなメリットがあります。
企業全体と社員個人の両方がビジネスコミュニケーションに関心をもち、それぞれにできることを実践していきましょう。
また、コミュニケーション能力はビジネスシーンでうまく発揮することで、生産性向上などのメリットを享受できます。コミュニケーション能力の活かし方については、以下の記事を参考にしてください。
