ビジネスチャットの活用方法を紹介！テレワークに欠かせない理由って？
テレワークを導入する企業が増えてきました。テレワークで生産性を維持するためには、オンライン上にてスムーズなコミュニケーションが取れるようにすることが重要です。そこで役立つのがビジネスチャットツールです。
とは言え、電話やメールを使えば連絡が取れるため「どうしてビジネスチャットが必要なのか？」と疑問を感じることもあるでしょう。そこでこの記事では、ビジネスチャットがテレワークに必要な理由やより生産性を高めるための使用方法などを紹介していきます。
「コストをかけてまでビジネスチャットを導入する価値があるのか？」という疑問を解消したい方は、ぜひ最後までご覧ください。
【この記事の内容】
ビジネスチャットがテレワークに必要な理由
ビジネスチャットがテレワークに欠かせないツールである理由は、主に以下5つに集約されます。
- ①コミュニケーションの機会を増やす必要があるから
- ②リアルタイムかつ非同期の連絡手段が有効だから
- ③デジタルファイルの共有が必要だから
- ④セキュリティの確保が重要だから
- ⑤使用状況の管理が必要だから
導入する意義がよくわからず困っている方は以上の理由を確認し、自社にとって本当にビジネスチャットが必要かどうか吟味してみましょう。
また、理由を深く理解することでより効果的にビジネスチャットを利用できるようになります。ビジネスチャットの運用を成功させたい方も参考にしてみてください。
①コミュニケーションの機会を増やす必要があるから
テレワークではコミュニケーションの機会が不足しがちです。通常勤務であれば人を見かけた時に「あのプロジェクトの進捗はどうですか？」「疲れているようだけど大丈夫ですか？」などと声をかけられます。
しかし、テレワークでは相手の様子が見えないため「今、声をかけても大丈夫だろうか？」「わざわざ時間を取ってもらって伝える必要があるだろうか？」などと連絡することを躊躇ってしまうことが多いです。
とくに電話では両者が同時に時間を確保する必要があり、連絡するタイミングがわかりにくくコミュニケーションが不足しやすいのです。
その点、ビジネスチャットはとても気軽に利用でき、両者が同時に時間を確保しなくても問題ありません。確認したいことを躊躇わずにスピーディーに聞けるのが大きな魅力です。
②リアルタイムかつ非同期の連絡手段が有効だから
ビジネスでスピーディーに業務を進めていくためには、リアルタイムでの情報共有が欠かせません。しかし、毎回毎回、両者が同時に時間を確保するとなるとスケジュールが乱立したり、目の前の業務が思うように進まなかったりしてしまいます。リアルタイムでの情報共有に捉われすぎると逆に生産性が下がってしまうのです。
既存の連絡手段である電話やメールとビジネスチャットの特徴をまとめて確認してみましょう。
- 【電話】
- ○リアルタイムでの連絡が可能
- ×両者が同時に時間の確保が必要であり、状況によっては使い勝手が悪い
- 【メール】
- ○両者が同時に時間を確保せずとも連絡ができる
- ×返事をもらうのに時間がかかり、業務効率が悪くなる可能性がある
- 【ビジネスチャット】
- ○即レスをすればリアルタイムでの連絡も可能
- ○両者が同時に時間を確保せずとも連絡できる
- ×導入コストがかかる
以上のように、電話やメールのいいとこ取りをできるのがビジネスチャットなのです。導入コストはかかりますが、コストのやすいツールを選んだり、連絡がスムーズに進んで生産性が向上したりすれば大きな負担にはならないでしょう。
コミュニケーションをスムーズに進めたいのであればビジネスチャットの導入がおすすめです。
③デジタルファイルの共有が必要だから
ビジネスにおいては報告書など多くの資料を必要とし、テレワークではすべての書類をデジタルで共有することになります。メールでもデジタルファイルの共有は可能ですが、あまりに大きなファイルは添付できないこともあります。
それに対し、ビジネスチャットは大きなファイルも簡単に共有できるのが魅力です。さらにトークルームごとに分かれており検索機能もあるため、後からファイルを探す際の手間も省けます。
④セキュリティの確保が重要だから
テレワークでは業務のあらゆる情報をやり取りすることになります。そのため、外部に情報が流出しないように強固なセキュリティを確保することが重要です。
ビジネスチャットは業務上の機密性の高い情報を扱うことを前提として設計されています。そのため、セキュリティが強化されているのです。
ビジネスチャットのセキュリティについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
＞ビジネスチャットのセキュリティリスクと対策方法｜ツール選びのコツから安全性を高める使用方法まで紹介
⑤使用状況の管理が必要だから
通常勤務であれば周囲の目があるため、コミュニケーションにおいても自然と規律やマナーを守ろうとする意識が働きます。しかし、テレワーク下では連絡を取る相手以外には内容が伝わりません。必要以上の雑談が発生したり、社内ルールを破ったやり取りが行われたりするリスクが高いのです。
管理機能のあるビジネスチャットツールを選べば、権限のある人は社員のやり取りを閲覧したりログをダウンロードしたりできます。第三者の目が入ることで適切なコミュニケーションを促せるのです。
「テレワーク下では部下の管理が難しい」と感じる管理職にとっても、部下の状況を直接的に知れるというメリットがあります。
ビジネスチャットを活用するとテレワークがより便利になる理由
ビジネスチャットを活用すると、以下のような理由でテレワークの利便性がアップします。
- ①複数人の相互的なコミュニケーションが可能だから
- ②気軽に連絡できるから
- ③履歴の確認が容易だから
コミュニケーションや情報管理の利便性がアップすることで、生産性の向上にもつながります。テレワークの生産性を高めていきたいのであれば、ビジネスチャットが役立つでしょう。
①複数人の相互的なコミュニケーションが可能だから
ビジネスチャットの大きな特徴として、複数人での相互的なコミュニケーションが挙げられます。
もちろん、メールを一斉送信すれば複数人に対して一回で情報を伝えられます。しかし、情報を受け取った人からの返信が多くなると全員がすべての内容を把握するのが難しいです。メールは1通ずつ表示されるため、どうしても話の流れをつかみにくいのです。
ビジネスチャットではトークルームに参加している人であれば、全員の発言を1画面ですぐに確認できます。内容の確認作業に手間がかからないため、業務の遂行に今までよりも多くの時間を割けるようになるでしょう。
②気軽に連絡できるから
ビジネスチャットはメールや電話とは違い、より気軽に連絡できます。業務を進めていく中では「話し合うことのほどではないけど、一応確認しておきたい」という状況はよくあるものです。
こういった確認の連絡では「すぐに答えを知りたいけれど、相手に時間をとらせてしまう」というジレンマがあります。電話はすぐに確認が取れますが、同時接続が必要で相手の時間をとらせてしまうことへの罪悪感がつきまといます。実際に相手側は自分の作業を中断するわけですから、電話の後に作業へと頭を切り替える時間的・精神的な負担が生まれるでしょう。
メールの場合にはこちらのタイミングで相手の時間を奪うことはありませんが、すぐに返事をもらうのが難しいものです。少しのタイムラグであっても、業務中には確認すべきことが多くあるため積み重なると大きく生産性を落としてしまいます。
ビジネスチャットなら同時接続なしに、そしてリアルタイムでの連絡が可能です。コミュニケーションがより円滑になり生産性の向上につながるでしょう。
③履歴の確認が容易だから
複数の仕事が同時並行で進んでいくビジネスの現場では「あの件はどうなっていたっけ？」などと過去の情報を確認したくなる場面が出てきます。その際、机の上のメモを探したり、過去のメールをさかのぼったりするのは意外と手間のかかるものです。
ビジネスチャットなら検索機能を使用すると、すぐに見つけたいメッセージにたどり着けます。キーワードを入力するだけなので1分もかかりませんし、目当てのメッセージに関連する他の内容についても同時にヒットするのでまとめて情報を確認できます。
確認作業の手間が省けることで実務に割ける時間が増え、生産性の向上に役立つでしょう。
ビジネスチャットの主な機能
ビジネスチャットの主な機能は以下の通りです。
- ①グループチャット
- ②既読機能
- ③ファイル共有・ダウンロード
- ④ビデオ・音声通話
- ⑤タスク管理
搭載されている機能はツールにより異なるため、自社が必要とする機能はどれかをピックアップしておくと、ツール選びがスムーズになります。
機能①グループチャット
複数人で相互にメッセージができる機能です。1回メッセージを送れば、グループ内にいる人全員に共有されます。
メールの一斉送信とは異なり、グループ内の発言が一画面に表示され、参加している人同士で自由に会話ができます。
ビジネスシーンにおいては、プロジェクトや部署ごとにグループチャットを作成するのが一般的です。
機能②既読機能
メッセージを読んだことを送信者に伝える機能です。ツールによっては既読機能を使うかどうかを設定できることもあります。
また、グループチャットにおける既読機能は、既読した人数だけがわかる場合と誰が既読したのかまでわかる場合の2パターンがあります。
機能③ファイル共有・ダウンロード
画像やWordファイルなどを共有したり、ダウンロードしたりできる機能です。
ファイルを共有することで、より多くの情報を伝えられます。会議資料や現場の状況を写した写真を送付するなどの活用方法が考えられます。
ファイル共有をする際には、ストレージ容量が必要です。容量の大きなファイルを頻繁に扱う場合には、ビジネスチャットツールのストレージ容量も気にかけるようにしてください。
ストレージ容量を拡張できるオプションや料金プランがあるかチェックしましょう。
機能④ビデオ・音声通話
ビデオ通話や音声通話ができる機能です。ビジネスチャットで通話ができれば、電話を併用する手間が省け、電話番号の入力も不要になります。
オンライン会議や面接を実施する場合には、ビデオ通話機能があると便利でしょう。
ビデオ通話は時間や参加人数に制限があるツールもあるので、利用前に確認しておくことをおすすめします。
機能⑤タスク管理
ToDoリストを作成する機能です。チャット内でタスク管理をすることで、アプリを横断せずに仕事の指示を出したり、受けたりできます。
そのほか、Googleカレンダーと連携してスケジュール管理ができるものもあります。
ビジネスチャットをテレワークで使うときのポイント
ビジネスチャットを活用してよりテレワークの生産性アップを狙いたい場合には、以下7つのポイントを意識してみてください。
- ①トークルームを適切に分ける
- ②メンションを活用する
- ③リアクション機能を活用する
- ④検索機能で確認作業を効率化する
- ⑤読みやすさを意識する
- ⑥雑談も適度に取り入れる
- ⑦通知設定をカスタマイズする
以上のポイントを意識すると自分にとっても、連絡を取り合う相手にとっても仕事をしやすい環境を整えられます。お互いの気遣いが伝わり、感謝の気持ちが社内に広がって雰囲気よく仕事ができるでしょう。
①トークルームを適切に分ける
ビジネスチャットでは連絡を取り合う相手ごとにトークルームを作成します。部署ごとやプロジェクトごとにトークルームを分けると、スムーズで明快なコミュニケーションが可能になります。
トーク内容に関係のない人がトークルームに参加していると、情報漏洩のリスクが高まり、情報を受け取る側もむだな時間を割くことになるでしょう。トークルームを適切に分けることで、セキュリティを向上させ、生産性の維持に努めてみてください。
②メンションを活用する
メンションとは相手に通知を飛ばすことです。グループチャットには複数の人が参加していますが、一部の人に伝えたい情報もあるでしょう。こういった場合には、伝えたい相手にメンションをすることで情報の確認漏れを防げます。
ただし、メンションを飛ばしていない人もトーク内容を閲覧できるので、他の人には伝えたくない情報の場合には専用のトークルームを作成するか個人のトークルームを活用しましょう。
メンションをうまく活用すると、メンションを飛ばしていない人にとってもメリットがあります。グループ内の情報を確認しつつも、自分にあまり関連のない情報については時間を奪われずに済むからです。ぜひうまく活用してみてください。
③リアクション機能を活用する
多くのビジネスチャットツールにはリアクション機能が搭載されています。リアクションとは、相手のメッセージに対して絵文字で反応できる機能です。プライベートの連絡手段としてよく使われる「LINE」で言うところの「スタンプ」にあたるものです。
リアクションは文字を入力するより手軽で、感情を視覚的に表現できます。さらに、受け取る側も文字を読むより楽であるため気軽な連絡に適しています。
ただし、相手によってはリアクションでの返信を「失礼だ」と感じる可能性があるので注意が必要です。また、連絡内容がフォーマルなものの場合にもリアクション機能での返信はあまり適しません。相手との間柄ややり取りの内容に応じて通常の返信とリアクション機能とを使い分けてみてください。
④検索機能で確認作業を効率化する
多くのビジネスチャットツールには検索機能がついているため、積極的に活用していきましょう。検索機能を使うと、送受信したメッセージを効率よく探すことができます。
たとえば「〇〇の会議って何日？」と疑問をもった場合には、検索機能にて「〇〇」もしくは「会議」と検索するのです。そうすると会議の日程について記載されたメッセージが見つかります。
相手に連絡し直すと失礼になったり手間をかけさせたりしてしまいますが、ビジネスチャットなら履歴から簡単に確認できるのです。確認作業が効率化され、生産性アップにつながるでしょう。
⑤読みやすさを意識する
ビジネスチャットではメッセージの読みやすさを意識してみてください。
ビジネスチャットはメールのように挨拶文などの形式ばった文章は不要ですし、気軽なコミュニケーションに向いています。そのため、簡潔に文章をまとめることを意識するとより効率よく意思疎通ができるようになります。読みやすいメッセージを作成したい方は、以下のポイントを取り入れてみましょう。
- ・結論を最初に述べ、その後に詳細を記載する
- ・要素が複数あるときは箇条書きを活用する
- ・複雑な内容の場合にはデジタルファイルにて図を共有する
⑥雑談も適度に取り入れる
テレワークにおいてはコミュニケーションが不足しがちで、とくに業務と関係のない雑談が生まれにくくなります。
雑談が多すぎるのは問題ですが、まったく雑談がないのも業務効率が下がる原因になることがあります。雑談では普段の業務だけではわからない仕事仲間の人柄を知れるからです。
相手の人柄を知っていた方が、業務連絡においても相手が受け取りやすい形のメッセージもしやすくなります。また、社員同士の仲間意識が高まり「相手が仕事しやすいように振る舞おう」「皆のために頑張ろう」などと仕事へのモチベーションアップにもつながります。
雑談専用のトークルームを部署ごとに作成し、社員同士が気軽に交流をもてるように環境を整えてみてください。なお、雑談が多くなりすぎるのを防ぐため、利用時間を制限するなどの工夫をするのがおすすめです。
⑦通知設定をカスタマイズする
通知設定をカスタマイズして、適度な通知がくるように調整してみましょう。通知が多くなりすぎると取り組んでいる業務への集中が途切れやすくなり、生産性が落ちてしまうからです。
とくに参加人数の多いグループチャットでは通知が多くなりがちです。緊急度の高い連絡のみ通知が来るように設定したり、集中したい業務を行う際には通知をオフにしたりするのもよいでしょう。
円滑なコミュニケーションを保ちつつも、集中力も維持できる状態を整えることを意識してみてください。
テレワークで使用するビジネスチャットツールの選び方
続いて、テレワーク下で使いやすいビジネスチャットツールを選ぶ方法を紹介していきます。ツールの活用方法を工夫することは重要ですが、そもそもツール自体が自社に合っていなければ活用しにくくなってしまいます。
自社に最適なツールを選んだ上でうまく活用して、業務効率を高めてみてください。
- ①使いやすさと機能のバランスが自社に合っているか
- ②他ツールとの連携は可能か
- ③費用が自社予算に見合っているか
①使いやすさと機能のバランスが自社に合っているか
ツールを選ぶ際の代表的な基準として使いやすさと機能が挙げられます。一般的に、機能が少なくシンプルなツールほど使いやすく、多機能なものほど操作が難しい傾向があります。
使いやすくても必要な機能がなければ業務に支障が出ますし、機能がたくさんあっても使いこなせなければ意味がありません。自社にはどのような機能が必要なのかを明らかにし、最低限の機能がそろっているツールから選ぶと失敗を減らせます。
使いやすさについて評価する場合には、デジタル端末やインターネットに苦手意識のある社員を基準にするとよいです。苦手意識のある社員が問題なく使えるものは、社員全員が簡単に使い方を覚えられる可能性が高いからです。
②他ツールとの連携は可能か
自社が普段の業務で使用している他ツールとの連携ができるかどうかも考慮してください。連携ができればそれぞれのツールのページを行ったり来たりするなどの無駄な操作が不要になり、業務効率がアップするからです。
ビジネスチャットツールによって連携できるものが異なりますので、自社が使用しているツールに対応しているかどうか確認してみましょう。ただし、特定のビジネスチャットツールに大きな魅力を感じた場合には、他のツールの方を連携できるものに乗り換えてもよいでしょう。
③費用が自社予算に見合っているか
ビジネスチャットの導入費用や月額費用が予算に見合っているかを確認しましょう。どれだけ使いやすくて利便性の高いツールであっても、費用が高すぎると運用に無理が出てしまうからです。
ビジネスチャットはアカウント数にて月額料金が決まることが多いため、まずは自社での導入範囲を明らかにしてみてください。
とは言え、ツールの機能や費用をひとつずつ確認するのは手間がかかるものです。以下の記事では複数のツールを比較表にまとめているため、ツール選びの手間を省けます。ぜひ活用してみてください。
＞【24年最新版】ビジネスチャット19社の比較表ー自社に合ったツール選びのポイント7つも解説ー
ビジネスチャットの主な使い方
ビジネスチャットの使用シーンをご紹介します。
- ①勤怠管理
- ②タスク管理
- ③日報
- ④電話メモ
- ⑤データベース
使い方①勤怠管理
ビジネスチャットツールで勤怠管理用のグループチャットを作成し、出勤した際に「出勤しました」などと発言してもらう使い方です。
出社する場合でもテレワーク環境でも勤怠管理が可能です。
＞勤怠連絡をチャットで行って効率アップ｜メリットデメリットとさらに活用する3つのコツを紹介
使い方②タスク管理
タスク管理機能を使うことで、業務を部下に依頼したり、自身のタスクをまとめたりできます。
別途でタスク管理アプリを使用するのも良いですが、チャットツール内で行うことで、使用するアプリを減らせるため効率が上がります。
使い方③日報
以下のように使い方を工夫することで、ビジネスチャットツールで日報を送付できます。
- ・日報や週報を投稿するグループチャットを作成する
- ・日報や週報のテンプレートを共有しておく
もちろん、小規模での利用の場合には、個人間のトークルームでも可能です。
使い方④電話メモ
席を外している人への電話を取り継ぐ際のメモ書きとしても使用できます。
- ・誰からの電話か
- ・何時ごろにかかってきたか
- ・折り返し先の電話番号
- ・要件は何か
以上のように伝えるべき事項をテンプレート化しておけば、伝え漏れなく電話の取次ができるためおすすめです。
使い方⑤データベース
ビジネスチャットには、共有したファイル等も含めて、社員間のやり取りが履歴として残っていきます。
社内の情報が集まるため、そのままデータベースとして使用することもできます。データベースとして使用する際には、以下3点に注意しましょう。
- ・ストレージ容量は十分か
- ・履歴の保存期間はどのくらいか
- ・検索機能があるか
ストレージ容量が足りなかったり、保存期間が短かったりすると、データが途中で削除されてしまいます。
また、メッセージの検索機能は必須ではありませんが、確認したい情報をすぐに見つけられるため便利です。
テレワーク下のコミュニケーションを円滑にしたいなら『DiSCUS』
テレワークでビジネスチャットを活用するなら、業務効率を上げるためにも、通知設定を変更や他ツールとの連携ができるものを選ぶのがおすすめです。
『DiSCUS』はトークルームごとに通知のオンオフを切り替えたり、緊急度合いによって通知のオンオフを使い分けたりできます。もちろん、『DiSCUS』全体での通知のオンオフを一括で切り替えることも可能です。
また、API（機能の連携・共有に必要な情報）を公開しているため、ありとあらゆるツールと連携できます。自社ですでに活用しているツールと連携すれば、より効率よく業務をこなせるでしょう。
そのほかの機能や導入費用について知りたい方は、以下のリンクより無料資料請求を申し込んでください。
※ リンクをクリックすると問い合わせフォームが開きます。「問い合わせ内容」の欄で「資料が欲しい」を選択し、必要事項を入力して送信すると無料資料請求が完了します。
まとめ｜ビジネスチャットを活用してテレワークの質をあげよう
テレワーク下におけるビジネスチャットの必要性や活用方法について紹介しました。
一般的に「テレワークは移動が不要になるから業務効率がアップする」と言われますが、業務環境が整っていないと逆に効率が悪くなることもあります。テレワークにおいてはコミュニケーションの機会を増やし、スムーズに意思疎通できる環境を整えることが重要です。
ビジネスチャットはリアルタイムかつ非同期での連絡が可能なため、テレワークに適しています。また、機密性の高い情報を扱うことを想定して作られており、メールなどと比べても高いセキュリティを誇っています。安全性の高い連絡手段を確保したい場合にもおすすめのツールです。
本記事では具体的な使用例についても紹介したので、自社の状況に合わせて必要な機能や活用方法を検討してみてください。
ツールを導入する際には複数のツールを比較して自社に合ったものを選びましょう。以下の記事では複数のツールをさまざまな視点から比較しています。ツール選びの手間を省きたい方はぜひ参考にしてみてください。
