ビジネスチャットを社外連絡に利用するメリットデメリット｜ツール選びのポイントも紹介

「社外との連絡にもビジネスチャットを使った方がいい？」
「社外との連絡にビジネスチャットを使うときに注意すべきことは？」
「社外とのやりとりに向いているビジネスチャットは？」

この記事では以上の疑問にお答えしていきます。ビジネスチャットを社外とのやりとりに活用しようか迷っていたり、ビジネスチャットの導入を検討していたりする方はぜひ参考にしてみてください。

社外とのやりとりにビジネスチャットを利用するメリット

社外とのやりとりにビジネスチャットを利用するメリットは、以下4つがあります。

「自社にとってもプラスになりそうだ」と感じるのであれば、社外に対してもビジネスチャットを取り入れるとよいでしょう。

社外とのやりとりにビジネスチャットを利用するメリット①記録が残る

ビジネスチャットツールはメッセージのやりとりがすべて履歴に残ります。そのため「言った言わない」という論争が起こりにくく、スムーズに話を進めていけます。

「メールでも履歴が残るじゃないか」と思う方もいるかもしれません。ビジネスチャットの履歴は、後から見返す手間が少ないことに強みがあります。

メールであれば1通ずつ開いて確かめないと内容がわからないのに対し、ビジネスチャットでは履歴を1画面ですぐに確認できます。履歴が送信相手ごとに分かれているため、手間が少ないのです。

また、検索機能がついていることも多く、ネットで検索するようにメッセージを探せます。たとえば「会議」と入力すれば、会議のスケジュール調整に関するメッセージがすぐに見つかるでしょう。メモし忘れても後からすぐに確認できるのです。

無駄なトラブルを防いだり、情報管理の手間を省いたりしたい方はビジネスチャットの利用がおすすめです。

社外とのやりとりにビジネスチャットを利用するメリット②セキュリティが高い

ビジネスチャットは仕事専用に設計されているため、強力なセキュリティ対策がされています。たとえば、情報の暗号化やIPアドレスなどによるアクセス制限があります。

情報を暗号化すれば外部から情報を抜き取られたとしても、解読できないため内容は漏れません。また、アクセス制限をすればたとえログイン情報が盗み取られても第三者はログインできず、チャットの内容が知られることはありません。

社外とのやりとりを行う場合、社外の人への監視の目が届かないため社内のみでの利用よりも情報漏洩リスクが高まります。

そのため、ビジネスチャットのように高いセキュリティを誇るコミュニケーションツールの使用が望ましいのです。

社外とのやりとりにビジネスチャットを利用するメリット③リアルタイムな連絡ができる

ビジネスチャットはリアルタイムの連絡ができるのが魅力です。メールのように挨拶文を書く必要もないため、気軽に連絡でき返信の手間も少ないです。送受信のタイムラグも少なく、即レスをすればその場で会話しているような感覚で連絡できます。

また、電話のように連絡を取り合うもの同士が同時に時間を取る必要もありません。即レスでリアルタイムにやりとりするのもよいですし、各自の好きなタイミングで返信してもよいのです。

自分も相手も拘束されないので「連絡に気を取られて目の前の業務に集中できなくなる」「相手の予定に合わせるため連絡するタイミングをずらす」といったことがなくなります。

業務上のストレスを軽減し、生産性を高めたい場合にはビジネスチャットの利用がおすすめです。

社外とのやりとりにビジネスチャットを利用するメリット④不要なメッセージが届かない

ビジネスチャットではメールのように不要なメッセージが届きません。「メールアドレスを予測して手当たり次第に送る」といった行為ができないからです。

アカウントを連絡先に追加すればメッセージの送信が可能ですが、アカウント情報は情報の暗号化やログイン制限などの高いセキュリティにより保護されているので安心です。

迷惑メールは開かず削除すれば済むものですが、メールチェックの際に毎回削除するのは手間なものです。目当てのメールを探す手間が多くなると、メールチェック自体がストレスになりやる気が削がれる可能性もあります。

着信拒否をしても相手がメールアドレスを変えるとまた届いてしまうものです。不要なメッセージをなくしてストレスなく連絡をしたいのであれば、ビジネスチャットの導入を検討してみましょう。

社外とのやりとりにビジネスチャットを利用するデメリットと対策

ビジネスチャットにも以下2つのようなデメリットがあります。「このデメリットは受け入れられない」と感じるのであれば、導入しない方が自社にとってよいかもしれません。

ただ、デメリットは対策をすることで軽減できるものです。対策方法も紹介するので「自社でも対策を講じられるか」「対策の手間も加味した上で導入メリットがあるか」を吟味してみてください。

社外連絡にビジネスチャットを利用するデメリット①コミュニケーションが過剰になる

ビジネスチャットは気軽に連絡ができるため、コミュニケーションが増えすぎてしまうリスクがあります。

たとえば、即レスに気を取られすぎて業務が進まなくなったり、大口の取引先から業務時間外に連絡が来て社員のプライベートを圧迫したりなどです。

コミュニケーションが過剰にならないようにするためには、社内ルールを定めておくことが重要です。暗黙の了解で進めるのではなく、明確にルールにすることで社内での不満も減らせます。

不満が出てしまうとビジネスチャットの導入自体がうまくいかなくなる可能性もあるため、社内ルールはよく考えた上で作成しましょう。

コミュニケーションが増えすぎる対策については、チャットの利用時間や即レスに対する考え方を定めておくのがおすすめです。具体的なルールとしては「業務時間内のみ利用する」「即レスにこだわり過ぎず生産性が高まるような返信の仕方を選ぶ」といったイメージです。自社の方針に合わせて設定してみましょう。

社外連絡にビジネスチャットを利用するデメリット②操作方法の共有が必要

社外とビジネスチャットで初めてやりとりする際には、相手に操作方法を伝える必要があるかもしれません。操作方法がわからず相手が困ってしまうと印象が悪くなりますし、連絡がスムーズに進まないからです。

操作方法はツールにより異なります。なるべく画面がシンプルで見やすく、直感的に操作できるツールを選ぶようにしましょう。

操作が簡単なツールであれば社外の人も社員もすぐに使えるため、操作方法を教える手間がありません。最初のログイン方法だけ伝えれば事足りるでしょう。

社外とのやりとりにビジネスチャットを使う際のポイント

社外との連絡にビジネスチャットを使う場合には、社内ルールの設定や操作が簡単なツールを選ぶことが重要だとお伝えしました。

よりビジネスチャットを活用したい場合には、以下2点についても注意するようにしてください。

社外とのやりとりにビジネスチャットを使うポイント①情報漏洩を防げる仕組みがあるものを選ぶ

ビジネスチャットはセキュリティレベルが高いですが、ツールによっても差があります。社外との連絡に使用するのであれば、なるべくセキュリティ対策が強固なツールを選ぶようにしましょう。

以下のような対策をより多く取り入れているツールを選ぶと、安全性を保ったコミュニケーションが可能です。

• ・暗号化
• ・アクセス制限
• ・データのバックアップ
• ・チャット内容が表示されない通知

社外とのやりとりにビジネスチャットを使うポイント②マルチデバイス対応のものを選ぶ

ツールによって利用できるデバイスが異なります。営業職など外出が多い社員の使用を検討しているのであれば、マルチデバイス対応のものを選びましょう。

マルチデバイス対応のツールは、パソコンだけでなくタブレット端末やスマートフォンなどでも利用できます。より手軽でスピーディーな意思疎通が可能になります。

シンプルでセキュリティレベルの高いビジネスチャット『DiSCUS』

社外に対してもビジネスチャットを利用したいのであれば、操作性やセキュリティなどに注目してツールを選ぶようにしましょう。取引先にもストレスなく利用してもらい、社内の機密情報を守るためです。

ちなみに『DiSCUS』はマニュアル要らずの操作性のよさと高いセキュリティレベルが特徴です。実際に導入した企業様からも「使い方の問い合わせがほとんどなかった」「セキュリティが高く安心して使える」という声をいただいています。

セキュリティについては以下の機能がすべて搭載されています。

• ・暗号化（通信、端末、サーバーのすべてで暗号化）
• ・アクセス制限
• ・データのバックアップ（国内サーバー）
• ・チャット内容が表示されない通知

パソコン・タブレット・スマートフォン・フィーチャーフォンのすべてで利用できるのも魅力です。

また、1ユーザー月額290円から利用できコストパフォーマンスも高いです。詳しい機能について知りたい方は、以下のリンクをクリックして無料資料請求を申し込んでください。

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まとめ｜社外に使えるビジネスチャットツールを選ぼう

社外に対してビジネスチャットを活用するメリットデメリット、ツールの選び方などを紹介しました。

ビジネスチャットを選ぶ際には、利用目的にあっているかの確認が重要です。社外との連絡手段として利用するのであれば、セキュリティの高さ・操作の容易さに着目するとよいでしょう。

この記事では社外利用におすすめなツールの一例として『DiSCUS』を取り上げました。とは言え「複数のツールを比較してから決定したい」という方もいるでしょう。

以下の記事でビジネスチャットツールを比較しています。ツールごとに社内向けなのか社外向けなのかについての記載もあるので、こちらもあわせて参考にしてみてください。

＞【ビジネスチャット19社の比較表】自社に合ったツール選びのポイント7つも解説