ビジネスチャットで情報共有するメリットデメリット・コツ｜おすすめツールも紹介
「社内の情報共有がうまくいかない」
「テレワークになってからなおさらそう感じる」
「ビジネスチャットにて情報共有をしてみたい」
ビジネスにおいて情報共有は重要です。複数人で共通の課題を解決していくためには、共通認識をもつ必要があるからです。
情報共有が円滑に進まない大きな原因として、情報共有が気軽に行える環境がないことが挙げられます。ビジネスチャットはネット環境があれば気軽に利用できるため、情報共有の場を作るツールとして最適です。
この記事では、以下について紹介してきます。
この記事でわかること
- 情報共有にビジネスチャットを使うメリット
- ビジネスチャットで情報共有をするコツと注意点
- 情報共有におすすめなビジネスチャットツール
ビジネスチャットにて情報共有を進めていきたい方は、ぜひご覧ください。
【この記事の内容】
ビジネスチャットを情報共有に使う5つのメリット
情報共有は対面での連絡・電話・メールなど、複数の手段によって行えるものです。どの手段を使うかはそれぞれのメリットデメリットを考慮して決めるべきでしょう。
ここでは、ビジネスチャットを使って行うメリットを5つ紹介していきます。ビジネスチャットの利用を検討している方はぜひ確認しておきましょう。
メリットを具体的に知っておけば、より強みを活かせるようになりますし、社員の情報共有へのモチベーションを高めることもできるでしょう。
- ①時間と場所にとらわれない
- ②気軽かつリアルタイムに利用できる
- ③複数人で相互にやりとりできる
- ④情報管理の効率化が図れる
- ⑤セキュリティが強固で安心
①時間と場所にとらわれない
ビジネスチャットは、インターネット環境とデジタル端末さえあれば情報共有ができます。時間と場所にとらわれることなく利用できる手軽さが魅力です。
対面のように相手と予定を合わせる必要がなく、スケジュール調整の手間もありません。また、メッセージの送信も確認も自分の好きな時間に行えるため、電話のように相手のタイミングで時間を奪われることもないのが特徴です。
気軽に情報共有しつつ仕事への集中タイムとの両立もしやすいのです。
②気軽かつリアルタイムに利用できる
メールも時間と場所にとらわれませんが、ビジネスチャットの方がリアルタイムでのやり取りに適しています。
ビジネスチャットは送受信したメッセージがすぐに反映されるからです。また、挨拶文などの形式的なやりとりが不要で、用件だけをダイレクトに伝えられる手軽さも魅力です。
電話のように互いが時間を合わせる必要もなく、かつリアルタイムで連絡できます。
今までメールや電話で行っていた情報共有をビジネスチャットに置き換えれば、より効率よく進むことが想像できるでしょう。
③複数人で相互にやりとりできる
ビジネスチャットではグループチャットを活用することで、複数人が相互にやりとりできます。
電話は1対1が基本ですし、メールは一斉送信はできますがそれぞれの発言が一通ずつ分かれてしまうので確認しづらいです。その点、ビジネスチャットであれば参加している人の発言が一画面でまとめて確認できます。
プロジェクトチームや部署のメンバーなど、複数人にて情報共有をする場面が多いのであればビジネスチャットの導入によって効率アップが見込めるでしょう。
④情報管理の効率化が図れる
情報共有では情報を伝えるだけでなく、お互いに伝えた内容を管理することも重要です。ビジネスチャットは履歴が残り、検索機能にて必要な情報をすぐに見つけられます。
机の上に重ねられた資料を漁って探す必要もなければ、メールを1通ずつ開いて確認する手間もいらないのです。相手に確認の連絡をして時間を取らせることもありません。
情報管理の効率が上がると、業務もスムーズに進みやすくなるのです。「いつも確認作業に時間がかかる」と感じているのであれば、ビジネスチャットを導入して効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
⑤セキュリティが強固で安心
チャットと聞くとセキュリティ面を心配する人もいますが、ビジネスチャットツールはセキュリティが強固に作られています。機密性の高い情報を扱うビジネスシーンでの利用を想定しているからです。
プライベートで利用するようなチャットツールとは違うのです。情報の暗号化や安全性の高いサーバーでの情報管理などが徹底されているツールが多くあります。
ビジネスチャットはもともと安全性が高いですが、セキュリティ面について考慮してツールを選べば、より安心して使用できるでしょう。
ビジネスチャットを情報共有に使う3つのデメリットと対策
ビジネスチャットを情報共有で使うデメリットは以下3つが挙げられます。
対策方法についても紹介するので「導入に失敗したくない」と感じる方は、対策についても理解を深めて実践していけるようにしておきましょう。
- ①人間的な温かみを感じる機会が減る
- ②使いこなせない人が出る可能性がある
- ③社員のプライベートを侵害するリスクがある
①人間的な温かみを感じる機会が減る
ビジネスチャットはテキストコミュニケーション（文字でのやりとり）なので、冷たい印象を与えやすいです。
「業務連絡に人間的な温かみは必要ない」という意見の方もいるかもしれませんが、社員が全員こういった考えではないでしょう。連絡で相手の思いやりを感じて仕事へのモチベーションが高まる人もいるのです。
逆に言うと、人間的な温かみを感じにくいビジネスチャットでは、仕事への意欲が下がる人がいるため注意が必要です。
意識的に感謝を伝えるようにしたり、絵文字で感情を伝えるようにしたりなどの工夫をしていきましょう。テキストコミュニケーション特有の冷たさとその対策方法については、以下の記事で解説しています。興味があればご覧ください。
＞テキストコミュニケーションでは冷たいと感じやすい｜気持ちを楽にする考え方を紹介
②使いこなせない人が出る可能性がある
デジタル機器の操作が苦手な人は、ビジネスチャットツールを使いこなせない可能性があります。社内の人材がデジタル機器の操作にどれだけ慣れているか、年齢層などを考えてみた方がよいでしょう。
解決策としては、操作が簡単なツールを選んだり、社員研修にて使い方を伝えたり、マニュアルの整備をしたりなどが挙げられます。
導入後にうまく使えるよう社員をサポートしていきましょう。
③社員のプライベートを侵害するリスクがある
ビジネスチャットは気軽に使える特性があるため、業務時間外に連絡をしてしまって社員のプライベートを侵害してしまうリスクもあります。
ビジネスチャットの運用ルールとして、利用時間を定めたり、通知設定を変更して業務時間外に連絡が来ないようにする方法を伝えたりして対策しておきましょう。
そのほか、定めておくのがおすすめな運用ルールについては以下の記事を参考にしてください。
＞ビジネスチャットのマナー｜NG行為や定めておくと便利な社内ルールも紹介
ビジネスチャットで情報共有を円滑にするコツ
ビジネスチャットを利用すると情報共有が効率化できます。より円滑に情報共有したい場合には、ビジネスチャットにて以下3つに取り組んでみてください。
- ①ルールを作る
- ②専用トークルームを作る
- ③雑談ルームを作る
①ルールを作る
運用ルールに情報共有についても定めておくとよいでしょう。たとえば以下のような形です。
- 共有すべき情報：スケジュール・仕事の進捗・会議の結果や議事録・クレーム など
- コツ：共有を受けたら「了解です」ではなく自分の言葉で説明して認識のずれがないか確認する など
ルールとして定めておけば、発言する人に偏りが出にくくなり、より客観的な情報を元に判断ができるようになります。また、共有のコツも併せて周知しておくことでわかりやすい発言が増え、内容を理解する際のストレスが減るでしょう。
社員が気分よく情報共有できるようなルールを考えてみてください。
②専用トークルームを作る
情報共有するための専用トークルームを作るのもおすすめです。
通常のグループチャットで情報共有をしてしまうと、情報が多くなり過ぎてしまう可能性があるからです。大量のメッセージに埋もれて上司の指示が見落とされてしまうなどのミスが起きないように、共有するためのスペースを分けておきましょう。
また、専用のトークルームがあることで社員も「どこに共有したらいいのかわからない」と戸惑うこともありません。
日報を共有するトークルーム、スケジュールを共有するトークルームというように専用のルームを作るようしてみてください。
③雑談ルームを作る
雑談ルームを作ることで情報共有を促すのもよいでしょう。互いの人間性がわかっていると話しやすいという感覚になり、情報共有をしやすい心理状態になるからです。
業務内容にかかわらず、プライベートな話題も話せるトークルームを作ってみてください。
ただし、雑談多くなりすぎると業務に支障が出るので、雑談ルームの使用ルールも作成するようにしましょう。たとえば「1日◯メッセージまで」「休憩時間の利用に限る」などです。
情報共有を促しやすいビジネスチャット『DiSCUS』
「情報共有にビジネスチャットを使ってみたい」という人におすすめなのが『DiSCUS』です。『DiSCUS』はシンプルでわかりやすく設計されており、使い方がわからない社員が出にくいのが特徴だからです。
手頃な料金で利用できるため、ビジネスチャットを使ったことがない人も気軽に試せるでしょう。
以下のリンクより無料資料請求を申し込んで、詳細な情報を手に入れてください。
まとめ｜ビジネスチャットを導入して情報共有をスムーズにしよう
ビジネスチャットで情報共有するメリットやコツについて紹介しました。
情報共有はメールや電話・対面でも行えますが、気軽に使えるビジネスチャットを導入することで情報共有が活発化しやすくなります。
「社員に促してもなかなか情報共有が進まない」と感じているなら、ビジネスチャットを導入して気軽に情報共有できる環境を整えてみてください。
ビジネスチャットの導入にはコストがかかるため「失敗したくない」と感じる人もいるかもしれません。ビジネスチャットの導入にありがちな失敗については、以下の記事で紹介しています。
事前に失敗例とその対策方法について知っていれば、失敗を回避しやすくなりますので、導入に不安がある方はぜひ読んでみてください。
