ビジネスチャットのアイコンは顔写真にすべき｜設定率を高める取り組みについても紹介
ビジネスチャットを利用する際には、アイコンなどのプロフィール設定が必要です。とは言え、今までビジネスチャットを使用したことがないとどのような画像にすればよいのか戸惑うものです。
本記事では、ビジネスチャットのアイコンについて紹介していきます。先に結論を言うと、ビジネスチャットのアイコンは顔写真にするのがおすすめです。顔写真はビジネスシーンに最も適しているからです。
その詳しい理由や社員にアイコンを顔写真に設定をしてもらうための施策についても触れていきます。ビジネスチャットを社内でうまく運用していきたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
【この記事の内容】
ビジネスチャットのアイコンを顔写真にするメリット
ビジネスチャットのアイコンにはさまざまな画像を設定できますが、中でも顔写真がおすすめです。顔写真を使用すると以下3つのメリットが得られるからです。
アイコンを顔写真にする3つのメリット
- ①顔と名前が一致する
- ②誰の発言なのかがひと目でわかる
- ③発言に責任感が伴いやすい
①顔と名前が一致する
顔写真をアイコンに設定することで社員の顔と名前が一致します。普段あまり関わりのない部署の人と連絡を取り合う際でも、顔と名前が一致すれば誤送信するリスクも低くなるでしょう。
とくにテレワークにおいては顔と名前が一致するようにすることは重要です。長い間、テレワークで顔を合わせないと相手の顔を忘れがちになります。
顔を覚えていればどんな表情で話す人なのか、どんな性格の人なのかも連想しやすく、相手の性格にあったメッセージを送れるでしょう。スムーズなコミュニケーションにはそれぞれの顔と名前が一致し、人柄を思い浮かべることが必要なのです。
また、会社によっては新入社員が他の社員と顔を合わせる機会がなかったケースもあるでしょう。共にはたらく仲間の顔が見えないと会社への帰属意識が低くなり、仕事へのモチベーションが生まれにくいです。
ビジネスチャットのアイコンを顔写真にして、皆が円滑にコミュニケーションをとれる環境を整えてみてください。
②誰の発言なのかがひと目でわかる
顔写真をアイコンにしておけば、連絡を取り合う際に誰の発言なのかがすぐにわかります。顔と名前が一致してしっかりと覚えていれば、いちいち名前を読んで確認しなくてもすぐにわかるのです。
とくに複数の人が参加するグループチャットでは、誰の発言なのかを確認する手間が多くかかります。顔写真を設定しておけばこういった手間が省けるようになります。
少しの違いではありますが、積み重なると大きなタイムロスやストレスにつながるものです。顔写真を設定して業務効率化を目指していきましょう。
③発言に責任感が伴いやすい
顔写真を使用するとチャット内での発言に責任感が伴いやすくなります。顔写真を設定すると「自分の発言であることが周囲にすぐ伝わる」という意識が生まれるからです。
チャットは意識していないと画面の向こう側に人間がいることを忘れがちになります。相手の顔が見えないとよりこういった傾向が強くなります。
加えて、自分の顔がバレない状態だと軽率な発言をしやすくなってしまうのです。社内のコミュニケーションを健全に保つためにも、ビジネスチャットのアイコンは顔写真にするのが望ましいでしょう。
ビジネスチャットのアイコンを顔写真にするデメリット
ビジネスチャットのアイコンを顔写真にするデメリットは、第三者がチャットに侵入した際のリスクでしょう。関係のない人がビジネスチャットに入り込んでしまった場合、社員の顔と名前が知られてしまいます。
ただ、ビジネスチャットは十分なセキュリティ対策がされているので、悪意のある第三者が侵入する可能性は低いと言えます。
対策としては、セキュリティがより強固なツールを選んだり、ログイン情報の取り扱いについて社員に注意喚起をしたりなどが挙げられます。対策を行ってリスクを軽減しておきましょう。
ビジネスチャットのアイコンにふさわしい顔写真とは
ビジネスチャットのアイコンには顔写真がおすすめですが、実際に設定するとなるとどんな写真がよいのか悩むかもしれません。アイコンに設定する際には、以下3つの条件を満たしている顔写真を選ぶようにしてみてください。
アイコンにふさわしい顔写真の3つの条件
- ①好印象を与える表情をしている
- ②顔がはっきりわかる距離で撮影されている
- ③服装や背景もビジネスにふさわしいものである
①好印象を与える表情をしている
ビジネスチャットにおいては、アイコンが社員の顔になります。相手に好印象を与えるような柔らかい笑顔の写真を選ぶのがよいでしょう。
ただ単に笑っていればいいというわけではなく、ビジネスシーンに合うような表情を意識してください。大口を開けて笑っていたり、元の顔がわかりにくくなるほど笑っていたりする写真は向きません。
とくに社外とのやりとりにもビジネスチャットを利用するのであれば尚更です。「名刺に印刷しても恥ずかしくない写真」と考えるとイメージしやすいでしょう。
②顔がはっきりわかる距離で撮影されている
顔写真を登録する目的は、それぞれの顔と名前を一致させることにあります。そのため、顔がはっきりわかる写真を選ぶようにしましょう。
たとえば、帽子などで顔が隠れたり、影が入ったりしているものは避けてください。また、集合写真などを切り取って引き伸ばしたものは、顔がぼやけやすいので避けた方が無難でしょう。
③服装や背景もビジネスにふさわしいものである
顔写真とは言え、服装や背景によっても写真全体の印象が大きく変わります。ビジネスシーンで利用するのにふさわしいものを選ぶようにしてください。
たとえば、露出の高い服装やカラフルな背景はビジネスには適していないでしょう。「映えるかどうか」とビジネスシーンに適しているかどうかはまったくの別物です。この点をよく社員に注意するよう伝え、ビジネス的に好印象をもたれやすい写真を設定するよう促しましょう。
社員にビジネスチャットのアイコンに顔写真を登録してもらうには
多くの社員にアイコンを顔写真に登録してもらうためには、企業側から促す必要があります。以下4つの取り組みを通して、アイコンに顔写真を設定してもらうよう呼びかけていきましょう。
アイコンに顔写真を登録してもらう方法
- ①写真撮影会を実施する
- ②社員証の写真を使う
- ③社内ルールで定める
- ④上層部が先に取り入れる
①写真撮影会を実施する
いきなり「顔写真を登録してほしい」といっても、ビジネスに適した顔写真を保有している社員はそう多くないでしょう。
プライベート感が強すぎたり、昔の写真ばかりで今と雰囲気が違ったりなど意外と適切な写真を見つけるのは大変なものです。
そのため、アイコン用の写真を撮影する機会を設けてみましょう。撮影会をすれば皆が同じフォーマットの写真になるため、ビジネスチャット内で統一感が生まれます。
ビジネスにふさわしい写真を社員が使用してくれるので、社外の人と関わる際でも会社全体として好印象を与えられるでしょう。
また、社員としても写真を用意する手間が省けたり「自分だけ浮いてしまったらどうしよう」といった不安が軽減したりします。双方にとってメリットがあるのです。
撮影会を実施するのであれば、社員のメリットを押し出すようにすると積極的な参加を促せるでしょう。
②社員証の写真を使う
社員証の写真データが残っている場合には、ビジネスチャットにそのまま転用するのもおすすめです。全員が必ず顔写真を用意できるからです。
ただ、社員証の写真は笑顔でないことも多く、社員によってはかなり年数が経っており顔立ちが異なることもあります。こういったケースでは、ビジネスチャットのアイコンとしては適していません。
写真データを確認して使用しても問題ないかどうか考えてみてください。直接、社員に意見を仰ぐのも一つの手です。
また、撮影会の実施には時間がかかることもあるので、その間の一時的な措置として社員証の写真を使用するといった方法もよいでしょう、
③社内ルールで定める
ビジネスチャットを運用していくためのルールに「アイコンは顔写真を設定する」と規定する方法です。ただし、個人情報保護の観点から社員の同意を得る必要があり、あくまで強制力のあるルールではないことに注意してください。
社内ルールにて顔写真の使用を促す場合には、写真データを使用してほしい理由や利用範囲についても明確にしましょう。顔写真を使った方がいい理由がわかり、不当にデータを利用されることがないと知れば社員も安心できるからです。
もし、顔写真の利用を拒否されてしまった場合には、似顔絵をアイコンにするとよいでしょう。似顔絵であれば少しではありますが、その人の雰囲気がわかるからです。
写真をもとにして似顔絵を作成してくれる無料ツールなどを活用してみてください。
④上層部が先に取り入れる
社員に顔写真を設定してほしいのであれば、まずは上層部から取り組むことが重要です。仮に上層部が顔写真でないアイコンを使っている状態だと「上の人がやっていないならやらなくてもいいよね？」といった雰囲気が生まれてしまうからです。
「自分達はやっていないのになんで私達はやらないといけないの？」といった不満を生むリスクもあります。不満が出てしまうと顔写真の設定を進めるのが難しくなるでしょう。
まずは上層部が先に顔写真を設定し、その後に社員に対して顔写真の設定を促すようにしてください。
アイコン設定だけでなく一言メッセージを添えられる『DiSCUS』
アイコンなどのプロフィールをしっかりと設定することで、社内のコミュニケーションを促しやすくなります。相手の素性が見えないと連絡するのが不安になり、ためらってしまう社員が出てしまうからです。
ちなみに『DiSCUS』なら、プロフィールにて一言メッセージを添えられます。たとえば「本日12〜14時は会議です。」などと書いておけば、会議中は連絡が遅れることを相手に伝えられます。
返事が遅れてしまうことに対する罪悪感が薄れ、連絡をする側も「返事がまだ来ない。嫌われているのかな。」などと不安になることがなくなるでしょう。自分の状況を伝えることでコミュニケーションをとりやすくなるのです。
機能や導入費用について知りたい方は、以下のリンクより無料資料請求を申し込んでください。
氏名やメールアドレスなどを入力するだけなので、手続きは最短1分で完了します。
まとめ｜ビジネスチャットのアイコンには顔写真を設定しよう
ビジネスチャットのアイコンについて紹介しました。
業務連絡に活用するビジネスチャットでは、顔写真を使用するのが望ましいです。顔と名前が一致することで連絡しやすくなるからです。
写真を選ぶ際には、笑顔で好印象を与えられるものを選ぶようにしましょう。企業が撮影会を実施するなどすると、顔写真の設定率アップにつながります。
アイコンの他にも、ビジネスチャットの運用をスムーズに進めるためにはマナーや社内ルールを社員に周知させることが重要です。ビジネスチャットのマナーや社内ルールについては以下の記事をご覧ください。
