ビジネスチャットの導入に失敗しない方法｜ありがちな失敗から逆算して対策しよう
コミュニケーションの円滑化や業務効率アップを狙って、ビジネスチャットの導入を検討している企業も増えてきました。多くのメリットが享受できるビジネスチャットですが、社内にうまく浸透せず導入に失敗してしまうケースもあります。
導入するのであれば失敗を回避して成果を出したいものです。そこでこの記事では、ビジネスチャットの導入にありがちな失敗とその対策方法について紹介していきます。導入に失敗しにくいツールの紹介もありますので、ビジネスチャットの導入を検討している方や失敗を避けたい方はぜひ参考にしてみてください。
【この記事の内容】
ビジネスチャットの導入でありがちな失敗
まずはビジネスチャットの導入でありがちな失敗について見ていきましょう。失敗例を知ることで同じ失敗をしないように意識できるようになります。
- ①ITに苦手意識のある社員が使用しない
- ②他ツールとの使い分けがうまくいかない
- ③雑談が増えて生産性が下がってしまう
- ④通知が多く社員のプライベートを圧迫してしまう
以上4つのような状態になってしまうと、ビジネスチャットを導入しても業務効率が上がりません。導入目的を達成するためにも事前に失敗例について確認してみてください。
①ITに苦手意識のある社員が使用しない
ビジネスチャットはパソコンなどのデジタル端末の操作が必要です。そのため、ITに苦手意識をもっている社員が敬遠しがちになります。
画面がわかりづらく操作が難しいツールを導入すると、使用しない社員が多くなりやすいです。社員間で使用頻度に違いが出てしまうと、社内コミュニケーションに偏りが生まれて連絡がスムーズに行き届かなくなる可能性があります。
苦手意識のある社員でも無理なく使用できる環境を企業側が整えていくことが重要です。
②他ツールとの使い分けがうまくいかない
ビジネスチャットはコミュニケーションツールであり、現代にはメールや電話などのさまざまな連絡手段が存在します。どういった連絡にビジネスチャットを使うのかを明確にしておかないと、情報が分散してしまい余計にコミュニケーションが難しくなってしまうのです。
使い分けがうまくいかず、その上ITに苦手意識がある社員がいる場合には、ビジネスチャットを社内に浸透させることさえ難しくなります。事前に使い分けのルールを決めておくようにしましょう。
③雑談が増えて生産性が下がってしまう
ビジネスチャットは気軽に利用できるため、社員の雑談を促す目的で導入する企業もあります。とくにコミュニケーションが不足しがちなテレワーク下では、社員の結束を強めるためにもビジネスチャットで雑談できる環境を整えることが重要だからです。
しかし、気軽に使えるがゆえに雑談ばかりが増え、業務連絡がしづらくなってしまうこともあります。雑談を促したい場合には、雑談専用のトークルームを作成したり、雑談できる時間を制限したりするようにしておくのがおすすめです。
④通知が多く社員のプライベートを圧迫してしまう
ビジネスチャットは通知がすぐに届き、リアルタイムのコミュニケーションに適しているツールです。しかし、気軽に連絡できる使用感も相まって通知が多くなりすぎてしまうことも懸念されます。
すぐに返信をするいわゆる「即レス」は、迅速に業務を進めていくために効果的です。とは言え、多くの連絡が来る中ですべてに即レスをすると目の前の作業が進みにくくなってしまいます。返信をする手間は少なくても、作業に戻る際には頭を切り替える必要がありタイムロスが生まれるからです。頭の切り替えには精神的負担もかかるため、突き詰めすぎると社員のストレスの原因にもなります。
また、早朝や夜間・休日など業務時間外に通知がくると「返信しなければ」と社員のプレッシャーにもなり得ます。プライベートが圧迫されると社員は頭や身体を十分に休めることができず、普段の業務に集中しにくくなるでしょう。
生産性の向上を目指すのであれば、メッセージをする前に内容をしっかりまとめてから送信するようにしたり、適切に通知設定を行なったりすることが重要です。
ビジネスチャットの導入で失敗しないためにできること
ここまでビジネスチャットの導入にありがちな失敗4つを紹介しました。続いて失敗を防ぐための対策方法を紹介していきます。
実践すればこの記事で紹介した失敗4つすべての対策ができます。ビジネスチャットを導入して生産性を高めるためにも確認してみてください。
- ①導入目的を明らかにして周知する
- ②使いやすいツールを選ぶ
- ③通知設定ができるツールを選ぶ
- ④マニュアルを作成する
- ⑤社員研修を行う
- ⑥試験導入を行う
①導入目的を明らかにして周知する
ビジネスチャットを導入する目的を明らかにし、社員に知らせるようにしましょう。社員がビジネスチャットを使う意味を見出せるようになり、ツールの使用を促せるからです。
より効果的にツールの使用を促したい場合には、社員にとってのメリットを提示してみてください。たとえば「電話とは違い自分の好きなタイミングで返信できる」「メールのように挨拶文を書かなくてよい」などです。メリットに魅力を感じればデジタル機器の操作に慣れていない社員も「使ってみようかな」と考えやすくなります。
浸透するかどうかについて不安を抱えているのであれば、導入目的を周知してみてください。
②使いやすいツールを選ぶ
画面のデザインが見やすく、操作方法がわかりやすいツールを選ぶのもおすすめです。使いにくいツールだと社員が使いたがらず、浸透しない可能性があるからです。逆に操作がわかりやすく手軽に利用できれば、社員が自ら使うようになりコミュニケーションが円滑になるでしょう。
また、操作方法が簡単であれば使い方に慣れるのも容易なので、導入してすぐにスムーズなコミュニケーションが可能です。導入直後も生産性を維持したい場合にも有効な対策です。
③通知設定ができるツールを選ぶ
通知がくる時間帯を制限したり、トークルームによって通知の有無を変更できたりするツールを選ぶようにしてください。通知設定ができないと、社員のプライベート時間を圧迫したり、業務に集中しにくくなったりする可能性があるからです。
とくにシフト制で社員によって勤務時間が異なる場合には、通知設定ができるかどうかは大きなポイントです。社内ルールで「勤務時間外の利用は禁止」と定めても意味がないため、プライベートとの線引きには通知設定で対応する必要があります。
通知を柔軟にカスタマイズできるツールを選んで、社員がメリハリをつけて働けるように支援していきましょう。社員がメリハリをもって働ければ生産性も高まりやすく、企業にとっても大きなメリットがあります。
④マニュアルを作成する
ビジネスチャットをどのように使用したらよいのかをマニュアルにまとめましょう。使用ルールや操作方法をまとめることで、主に以下3つのメリットを享受できます。
- 苦手意識のある人にも使ってもらいやすくなる
- 連絡手段の使い分けを規定できる
- 雑談スペースの運用についても規定できる
社内への浸透を促したり、連絡手段の乱立や雑談の増えすぎによる生産性低下を防いだりできるのです。そのほか、わかりやすく使い方を伝えることで導入直後の社員の負担を減らし、生産性の低下を防ぐ効果も得られます。
⑤社員研修を行う
ツールの導入時に社員研修を行い、導入する目的を伝えたり使い方を教えたりするのも有効です。
マニュアルを整備しても社員がしっかりと確認してくれるかどうかはわかりません。とくに「ビジネスチャットなんて必要あるの？」などと疑問を抱いている社員は、必要性を感じていないため積極的にツールを使おうと思っていないのです。マニュアルにいくら導入目的を丁寧に記載しても読んでもらえなければ意味がありません。
社員研修を行うことで、ツールの導入に協力的でない社員にも伝わりやすくなります。導入目的や自分にとってのメリットを理解すれば「使ってみようかな」「使った方が便利そうだ」などと感じ、協力的になる可能性があるのです。
ツールを導入するのであれば、事前にマニュアルの整備とともに社員研修の準備も進めておきましょう。
⑥試験導入を行う
ツールを導入したらどのように業務効率が変化するのかは企業ごとに異なり、実際に導入しなければわからないものです。とは言え、導入後に廃止するとなると無駄なコストや時間がかかりすぎてしまいます。この問題を解決したいのであれば、範囲や期間を限定して試験的にビジネスチャットを導入して効果測定を行ってみましょう。
小規模に導入することで実際に導入した際の課題やメリットがわかり、なおかつコストや労力も最小限で済みます。導入に不安があるなら、マニュアルなどの整備を行った上で試験的に導入することから始めてみてください。
ツールによっては無料トライアルを実施しているケースもありますので、コストをかけずに試験導入することも可能です。
失敗しないビジネスチャットツールをお探しなら『DiSCUS』
導入の失敗を防ぐためにはビジネスチャットツール選びも重要です。社内に浸透しやすく、社員のプライベートを圧迫しないためにも使いやすく通知設定ができるツールを選ぶのがおすすめです。
ちなみに『DiSCUS』なら、必要な機能を備えていながらシンプルで見やすい画面なので、デジタル機器の操作に不安がある社員でもすぐに使い方を覚えられるでしょう。実際に導入した企業でも「使い方に関する問い合わせはごくわずかだった」との評価を得ています。
また、通知設定も可能なので社員のプライベートを守れます。生産性の維持には休息も大切です。通知設定を柔軟に変更して休息する時間を確保できるようにしてみてください。より詳しく知りたい方は以下のリンクより無料で資料請求を申し込んでください。
無料トライアルも可能です。機能については制限なくすべてをお試しできるため、試験導入で効果測定をする場合にもピッタリです。まずは資料にて詳しい機能や特徴を確認することから始めてみてください。
まとめ｜準備を徹底してビジネスチャットツールの導入失敗を防ごう
ビジネスチャットを導入する際にありがちな失敗と対策方法を紹介しました。
ビジネスチャットは便利なツールですが、考えなしに導入すれば効果が得られるものではありません。導入目的を明らかにし、社員に対しても周知したり研修を行ったりなどの準備が必要なのです。
事前に準備をしておけば導入の失敗を防ぎ、ビジネスチャットツールの強みを活かしていけるようになります。紹介した対策を参考にしながら運用してみてください。
なお「導入するツールは何がいいかな？」「いろんなツールを比較して決めたい」という方は、以下の記事も読んでみることをおすすめします。ビジネスチャットツールの選び方を紹介した上で、複数のツールを比較して一覧表にまとめてあります。ツール選びの手間も省けますので、ぜひ参考にしてみてください。
