ビジネスチャットのデメリットと対策方法｜事前準備で導入を成功させよう

「ビジネスチャットのデメリットを知った上で導入を検討したい」 「デメリットの対策を知って失敗を防ぎたい」

ビジネスチャットの導入を行うと仕事の進め方が大きく変わるため、慎重に選びたいものです。 後悔のないツール選びをしたいのであれば、導入のメリットだけでなくデメリットの確認も欠かせません。

そこでこの記事では、ビジネスチャットを導入するデメリットとその対策方法について紹介していきます。 対策方法まで知っておけば、実際に導入する際のトラブルを防止できます。 ツール選びで失敗したくない方やスムーズな導入をしたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

ビジネスチャットを導入するデメリットと対策方法

ビジネスチャットを導入するデメリットとして、以下7つが挙げられます。

1. ①コストがかかる
2. ②教育が必要になる
3. ③対面する機会が減る
4. ④セキュリティ対策が必要になる
5. ⑤通知が多く負担になる
6. ⑥伝わりにくいことがある
7. ⑦既存の連絡手段との使い分けが難しい

これらのデメリットと導入するメリットのどちらが自社にとって大きいかを考えると、ビジネスチャットを導入するべきかどうかの判断ができます。

また、デメリットを軽減する対策補法についても触れていきます。 自社で対策を講じられるかどうか、対策をした上でメリットとどちらが大きいかなども考慮するとより機会損失を防げるでしょう。

①コストがかかる

ビジネスチャットツールの導入にはコストがかかります。 コストに見合った効果が出るのであれば導入すべきですが、予算を確保できない場合や効果が出ると感じられない場合には導入しないのも手でしょう。

まずは自社でビジネスチャットツールの導入にかけられる予算を明確にしてみましょう。 その後、ツールの利用料金や導入費用を確認すれば無理のない範囲で導入できるツールが見つけられます。

そのほか、導入にかかるコストへの対策としては以下が挙げられます。

1. ①コストが安いツールを選ぶ
2. ②導入範囲を限定する
3. ④テレワークを導入し交通費などを削減する

コストが安いツールを選んだり、導入範囲を限定したりすればコストそのものを小さくできます。

また、テレワークを導入するためにビジネスチャットを活用したい場合には、削減できる交通費などの一部を予算とすれば問題ありません。

テレワークの導入には助成金を活用できることもありますので、自社が受けられるものがないかを探すのもおすすめです。 テレワーク導入に使える助成金を調べたい方は、以下のような補助金の情報がまとめられたサイトにて「テレワーク」と検索してみてください。

＞テレワーク導入に使える助成金について調べてみる

②教育が必要になる

ビジネスチャットの使い方を社員に伝える必要があります。 なんのレクチャーもないまま導入すると、使い方がわからず社員がツールを使わなくなってしまう可能性があるからです。

ビジネスチャットを業務に取り入れるためにも、社内研修を行ったりマニュアルを整備したりしていきましょう。 ツールの操作方法はもちろんのこと、社内ですでに使われている電話やメールとの使い分け方などについて周知するのです。 社内研修やマニュアルの内容については、社員に導入を知らせる前に作成しておくとよいでしょう。

社員の教育にもコストや時間がかかりますので、まずは導入範囲を狭くして一部に導入するのがおすすめです。 また、導入を知らせてから実際に利用するまで猶予期間を設けて、社員がツールに十分慣れるようにするのも対策として有効です。

③対面する機会が減る

ビジネスチャットを取り入れることでコミュニケーションが手軽になりますが、頼りすぎて対面する機会が減る可能性もあります。 すぐ近くの席に声をかけたい人が座っているときでも、チャットで連絡するといった現象が起こるのです。

もちろん、チャットの方が相手の時間を奪わずに好きなときに返事をもらえるなどのメリットもあります。 ただ、あまりに長い間、対面して話す機会がなくなってしまうと社内の雰囲気が悪くなる可能性も出てくるでしょう。 体調の変化や仕事に対する気持ちの変化などに周囲が気づけず、社員のモチベーションが下がってしまうからです。

対策としては、対面で話す機会を意図的に作ったり、マニュアルでチャットを利用する場面を限定したりすることが挙げられます。 チャット利用の場面については「外出している社員に対して使う」「会議中の社員に対して使う」「資料を添付するときに使う」などと定めておくのです。 同じ部屋にいる社員同士には今まで通り、対面でのコミュニケーションを促して適度な雑談が生まれる環境を整えましょう。

④セキュリティ対策が必要になる

ビジネスチャットでは機密性の高い情報のやり取りも発生するため、セキュリティ対策が必要です。 もっとも効果的な方法は、セキュリティ対策がされている安全性の高いツールを選ぶことです。 ビジネスチャットは業務での使用を想定しているため、社内SNSなどと比べると全体的にセキュリティ対策はしっかりとされています。 その中でも複数の対策がなされているツールを選ぶことで、より安心して使用できるでしょう。

また、チャットの設定を使って対策するのも有効です。 たとえば、チャットに参加する人を限定したり権限を調整したりして、必要のない人に情報が見えないようにするなどが挙げられます。 導入前にこういった設定が可能かどうかもチェックしておくようにしましょう。

⑤通知が多く負担になる

ビジネスチャットは気軽に連絡できるため、メッセージ量が多くなりやすいです。 結果として、通知が頻繁にきて仕事に集中できなくなってしまうこともあるのです。

対策としては、1文ずつ送信するのではなく内容をまとめて送信したり、通知の設定を変更したりすることが挙げられます。

また、通知がくることで「すぐに返信をしなければ」といった意識が芽生え、社員の心理的負担が大きくなることも考えられます。 「就業前や終業後、休憩中は返信しなくてよい」などのように、運用ルールを定めておくとよいでしょう。 ビジネスチャットの導入によって業務効率が落ちてしまわないよう、即レスを求めすぎないことも社員に伝えると効果的です。

⑥伝わりにくいことがある

ビジネスチャットでは文字によるコミュニケーションなので、内容によっては伝わりにくいこともあります。 たとえば、視覚的な情報がないと理解が難しいものや、感情的なものが挙げられます。

デジタルファイルに図や表を使ってまとめて共有したり、対面やビデオ通話にて連絡したりして対策していきましょう。 デジタルファイルを送信したり、受け取った側がダウンロードしたりできるツールを選ぶことも忘れないでください。

⑦既存の連絡手段との使い分けが難しい

ビジネスチャットを導入すると、すでに使っている電話やメールなどの連絡手段との使い分けに悩むことがあります。 事前にマニュアルにて使い分け方法を明記しておくのがおすすめです。 使い分け方の例を挙げておきますので、参考にしてください。

• ・メール：履歴を残したい内容、複数人に周知したい場合
• ・電話：緊急の内容、文字だけでは伝わりにくい内容
• ・ビジネスチャット：通常時の報告・連絡・相談、複数人にて話し合いたい場合

ビジネスチャットは履歴が残りますが、送信者が自由にメッセージを変更したり削除したりできてしまいます。 そのため、履歴を残したい場合にはメールでのやり取りがおすすめです。

ただ、メールでは複数人に周知はできても双方向のやり取りはしにくいため、ビジネスチャットの利用が向いています。 緊急時の連絡や会話した方が伝わりやすい内容については、電話を活用するとよいでしょう。

ビジネスチャットの導入でありがちな失敗

ビジネスチャットを導入する際の準備が十分ではないと、導入自体に失敗してしまう可能性もあります。 ありがちな失敗としては以下4つが挙げられます。

1. ①ITに苦手意識のある社員が使用しない
2. ②他ツールとの使い分けがうまくいかない
3. ③雑談が増えて生産性が下がってしまう
4. ④通知が多く社員のプライベートを圧迫してしまう

業務効率アップのために導入しても、以上のような理由で逆に効率が悪くなってしまうことがあるのです。 実際に導入しようと考えているのであれば、失敗しがちなことについて事前に確認して対策を行いましょう。

ビジネスチャットの導入にありがちな失敗例とその対策方法については、以下の記事で解説しているので参考にしてください。

＞ビジネスチャットの導入に失敗しない方法｜ありがちな失敗から逆算して対策しよう

ビジネスチャットの導入にはメリットもある

ここまでビジネスチャットの導入におけるデメリットや失敗について紹介しました。

ビジネスチャットを取り入れると業務の進め方が変わるため、負担を感じることもあります。 しかし、コミュニケーションが円滑になるなどのメリットもあります。 導入を検討するのであれば、メリットとデメリットの両方を考慮すべきです。 享受できるメリットがデメリットよりも大きいと感じる場合には、導入するのがおすすめです。

ビジネスチャットの導入による代表的なメリットとして、以下が挙げられます。

1. ①情報管理がしやすい
2. ②情報共有の迅速化
3. ③タスク管理や会議の効率化
4. ④コミュニケーション不足の解消
5. ⑤仕事とプライベートの区別
6. ⑥情報漏洩リスクの軽減

それぞれの詳しい内容について知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。

＞ビジネスチャットとは？導入の目的や注意点を解説

ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶ際には、以下2点を意識してみてください。

1. ①導入目的に沿った機能が搭載されているか
2. ②コストが予算に見合っているか

重要視すべきなのは、導入目的を達成できる機能が搭載されているツールを選ぶことです。 たとえば、既存の連絡手段ではセキュリティに不安があるのであれば、セキュリティが強固なツールを選ぶといった具合です。 目的を達成できなければ導入する意味がなくなってしまいますので、自社の導入目的を明らかにしてからツール選びを始めるようにしましょう。

また、機能が十分であってもコストが予算をオーバーしてしまっていては継続的に利用できません。 ビジネスチャットは導入にかかる初期費用と、継続的な利用に必要な月額費用の2つがあるのが一般的です。 どちらか一方の価格にて判断するのではなく、両方を考慮するとより失敗が少なくなるでしょう。

ツールの選び方についてさらに詳しく知りたい方や、複数ツールを比較する手間を省きたい方は以下の記事も参考にしてみてください。

＞【ビジネスチャット19社の比較表】自社に合ったツール選びのポイント7つも解説

ビジネスチャットの導入に失敗したくないなら

ビジネスチャットの導入にはコストがかかりますし、セキュリティ対策やコミュニケーション過多による負担の増加などの懸念点があります。 導入するのであれば、懸念をなるべく払拭したいものです。 そこでおすすめなのが『DiSCUS』です。 には以下のような特徴があります。

1. ①動画の撮影・送信によって視覚情報の共有も可能
2. ②通知や既読機能の設定を変更して精神的負担を軽減できる
3. ③1ユーザー月額290円とコストも安い

ビジネスチャットを導入する際の懸念をカバーする機能がそろっているのです。 より詳しい機能について知りたい方は、以下のリンクより無料資料請求を申し込んでください。

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また、無料トライアルにて20ユーザー分を使用することも可能です。 すべての機能を制限なく利用できるため、導入したら何ができるのかについて体験的に理解できるでしょう。 無料トライアルをしてみたい方は以下のリンクより申し込みをしてください。

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まとめ｜対策してビジネスチャットのデメリットを軽減しよう

ビジネスチャットを導入するデメリットとその対策方法を紹介しました。

導入には手間やコストがかかりますが、業務効率アップなどのメリットもあるものです。 メリットとデメリットの両側面から考え、メリットの方が大きく感じた場合には導入するのがよいでしょう。

デメリットについては事前に対策することで軽減できるので、紹介した対策をどう自社に取り入れるかについても検討してみてください。