BCPにテレワークを取り入れるメリットとは？それぞれの意味や導入時の注意点3つを紹介
「テレワークはBCPに必要？」
「取り入れる際の注意点を事前に知っておきたい」
「BCPの意味から解説してほしい」
本記事では、テレワークがBCPにどう役立つのか、導入する際の注意点について解説します。
BCPやテレワークの意味についても触れるため、事前知識がない方でも安心です。
テレワークの導入やBCPの策定を検討されている方はぜひ参考にしてみてください。
【この記事の内容】
BCPやテレワークとは？感染症と自然災害に備える意味がある
BCPとテレワークの意味は以下の通りです。
- ・BCP：緊急時に業務を続けるための対応方法をまとめたもの（事業継続計画）
- ・テレワーク：インターネットを活用して遠隔で業務をすること
BCPはコロナウイルスのような感染症によるパンデミックや、自然災害が起きた時に被害を最小限にとどめるための方法をまとめたものです。
平常時から緊急時の計画を共有しておくことで、社員の安全や自社の利益を守ります。介護事業については、2024年4月よりBCPの策定が義務化されています。
一方、テレワークはインターネットを活用して、自宅やレンタルスペースなどで業務を行うことです。
出社が不要になるため、オフィスの賃料や交通費などのコスト削減効果、全国各地から人材を集められることによる人材不足の解消などのメリットがあります。
＞BCPとは？簡単にわかりやすく解説｜必要性や策定手順についても紹介
BCPとテレワークの関係性｜導入するメリット
BCPとテレワークの意味がわかったところで、両者の関係性について見ていきましょう。先にお伝えすると「BCPの策定にテレワークが役立つ」というのが結論です。
テレワークを導入すると、BCPに関連して以下3つのメリットを享受できます。
- ①感染症によるパンデミックの予防になる
- ②交通インフラが被害を受けても事業を継続できる
- ③緊急時に社員と家族が一緒に過ごせるようになる
①感染症によるパンデミックの予防になる
コロナウイルスによって、テレワークはパンデミックの予防に効果的であることが示されました。
テレワークでは出社が不要であり、社員が在宅勤務をする場合には人との接触を最小限に抑えられるからです。
とくに都市部の事業所では通勤時に満員電車に乗らなければならないケースも多く、極度に人と密着することでウイルスが感染するリスクがあります。
平常時からテレワークを導入しておくことで、パンデミック自体を予防でき、万が一パンデミックが起きてしまっても、社員が感染してしまうリスクを抑えられます。
②交通インフラが被害を受けても事業を継続できる
テレワークを取り入れていれば、感染症の流行や自然災害によって交通インフラが被害を受けても、通常通り事業を継続できます。テレワークではそもそも移動が不要であるため、交通インフラの影響を受けないのです。
また、出社日を設けないテレワークの場合には、社員は日本各地に点在する形となります。この場合、特定の地域で被害が出ても別の地域に住む従業員は被害を受けません。
自然災害時には通信インフラがダメージを受けることもありますが、各地に社員が点在していればこのリスクも軽減できます。
緊急時は平常時よりも人手が必要になるものです。テレワークを導入して人手確保ができるように備えておくと良いでしょう。
緊急時には通勤中も感染リスクや倒木などの危険があります。テレワークで通勤をなくしておけば、社員の安全を守ることもできます。
③緊急時に社員と家族が一緒に過ごせるようになる
緊急時には家族など身近な人たちの安否確認が必要になります。社員は職場の人たちだけでなく、家族や地域の人のサポートをする必要があるかもしれません。
とくに小さなお子さんや介護が必要な方がいる場合には、仕事どころではない場合もあります。
テレワークでは通勤が不要なので、身の回りにサポートを必要としている人がいる社員も、時短勤務などをすれば対応しやすくなります。
緊急時にはいつもよりも不安が募りやすく、不安があると業務に集中できずミスをすることも増えるでしょう。家族など大切に思っている人のそばで過ごすことで、社員の精神面を安定させ緊急時でも落ち着いた対応ができる環境を整えていきましょう。
BCPにテレワークを活用する際の注意点
BCPにテレワークを取り入れる際には以下3点に注意しましょう。
- ①平常時から導入しておく
- ②社員にセキュリティの重要性を周知する
- ③セキュリティが強固なシステムを選ぶ
①平常時から導入しておく
BCPは緊急時の計画ではありますが、テレワーク自体は平常時から導入しておくのがおすすめです。
テレワークには社員の自宅に通信状態の良いWi-Fiを整備したり、遠隔でやり取りできるツールを導入したりなどの準備が欠かせません。
緊急時は気持ちが動転し、通常であれば難なくこなせることでもミスをするものです。こういった状態で使い慣れていないツールを使用するのは困難でしょう。
そのため平常時からテレワークを導入し、社員がテレワーク環境での勤務に慣れておくことが大切です。
テレワークは社員に働きやすさを提供できるので、福利厚生としても高く評価されます。交通費の削減といったコストカットも期待できるなど、平常時から取り入れるメリットも豊富であるため導入を検討すると良いでしょう。
ただし、テレワークではコミュニケーションが不足しやすく、対策を講じないと業務効率が下がる場合もあります。テレワーク時のコミュニケーション不足を解消する方法については、次の記事をご覧ください。
＞テレワークにおけるコミュニケーション不足を解決する3つの方法｜注意点も紹介
②社員にセキュリティの重要性を周知する
テレワークで大きな課題となるのが、セキュリティ面です。通常、通信環境やパソコンなどのデジタルデバイスは会社が支給するため、管理がしやすいものです。
しかし、テレワークでは社員個々人が通信環境などを整備する必要があり、個々人のITリテラシーによっては情報漏洩リスクが高まります。
例えば、手軽だからと社員が個人所有しているスマートフォンで業務連絡を行うなどすると、送信ミスで友人知人に会社の機密情報を漏らしてしまうこともあります。
こういった企業が把握していないデバイスやネット環境はシャドーITと呼ばれ、テレワーク時のセキュリティ管理では外せない概念です。
そのため、セキュリティ面を考慮したWi-Fiやパソコンなどを会社が支給したり、テレワーク時に情報漏洩を防ぐためのノウハウを社員研修で伝えたりすることが大切です。
③セキュリティが強固なシステムを選ぶ
セキュリティ対策では社員教育に加えて、セキュリティが強固なシステムを選ぶことが大切です。
セキュリティが強固なシステムを使っていれば、社員個人のITリテラシーに関わらず一定のセキュリティ水準を保てるからです。
- ・暗号化通信
- ・2段階認証
- ・オンプレミス環境（自社サーバーでの運用）
以上のような機能が搭載されているシステムを選ぶと、セキュリティが強化されます。
そのほか、テレワークをするために必要なITシステムについては、以下の記事を参考にしていただけると幸いです。
＞テレワークに必要なITシステム｜選び方や行える業務についても紹介
BCPとテレワークについてよくある質問
BCPとテレワークについてよくある質問を紹介します。
- ①テレワークが普及しない理由は？
- ②BCPは義務化されるのですか？
- ③BCPマニュアルとは？
①テレワークが普及しない理由は？
テレワークが普及しない主な理由は以下のとおりです。
- ・対面での対応が必要な業務だから
- ・個人の役割分担が曖昧なメンバーシップ型雇用が主流だから
- ・セキュリティ面への不安を持つ人が多いから
- ・ITに馴染みが薄い世代が意思決定をしているから
- ・新システム導入のコスト負担が大きすぎるから
事務処理が主流な業種の場合、セキュリティ面を考慮したコストの低いシステムを活用すれば、テレワークの導入も可能になります。
テレワークをするために必須なのが、コミュニケーション手段の確立です。例えば『DiSCUS（ディスカス）』のようなビジネスチャットツールが挙げられます。
『DiSCUS』は暗号化技術が搭載されており、オンプレミス環境での構築も可能です。さらに知りたい方は無料資料請求で『DiSCUS』の機能や導入手順について確認してみてください。
②BCPは義務化されるのですか？
介護事業については、2024年4月までにBCP策定をすることが義務付けられています。
具体的には、緊急時の意思決定者を決めておいたり、行政の支援が始まるまでの食糧の備蓄をしておいたりなどの行動が求められます。
特に、食糧の備蓄については注意が必要と言われています。行政が用意している食糧は嚥下障害や糖尿病などに対応していないものが多いためです。
厚生労働省は介護事業者向けにBCP策定の支援を行っています。公式サイトにて研修動画が公開されており、そもそもBCPとはなんなのか、策定のメリットなどが紹介されているので活用すると良いでしょう。
③BCPマニュアルとは？
BCPマニュアルとは、緊急時の対応を細かく取り決めたマニュアルのことです。具体的に決めておくことで緊急時でもスムーズな対応をしやすくします。
内閣府がBCP策定に関わるガイドラインを公表しているため、活用すると良いでしょう。
また、マニュアル整備の手順や考慮すべきことについては、次の記事でも解説しています。
＞BCPの策定手順と考慮すべき項目とは？社内に浸透させてうまく運用する方法も紹介
まとめ｜BCP対策にテレワークを取り入れよう
BCPは企業の継続的な運営のために欠かせないものです。平常時から緊急時に備えて早めに策定しておくようにしましょう。
そして、通勤を必要とせず場所にとらわれない働き方を実現するテレワークを、BCPに取り入れると回避できるリスクが多くなります。
実際に取り入れる際にはセキュリティ対策を行い、緊急時にスムーズに対応できるよう平常時からテレワークを行うのがおすすめです。
「テレワークって業務効率が上がると聞くけど本当？」
「どうすれば業務効率の高いテレワークを実現できるだろう？」
このように感じる方には、次の記事がおすすめです。テレワークの導入前・導入後のどちらでも活用可能な方法を紹介しています。
