職場のコミュニケーションを活性化させる方法9つ｜メリット・成功させるコツも紹介
職場でコミュニケーションがあまりない状態だと、活気がなくなり仕事のモチベーションが上がりづらくなります。高い成果を出していきたいのであれば、コミュニケーションを活性化していく必要があります。
とは言え、コミュニケーションは自発的に始める人がいなければ活性化されないものです。企業側が強制的にやろうとしてもうまくいかないため、どうしたらいいものかと悩んでいる方も多いでしょう。
そこでこの記事では、職場のコミュニケーションを活性化させる方法9つを紹介していきます。また、取り組みが社員への強制にならないようにするために、気をつけるべきことや避けるべきことも紹介します。
社員が自然な形でコミュニケーションをとり、明るく生産性の高い職場を実現したい方はぜひご覧ください。
【この記事の内容】
職場のコミュニケーションを活性化させるメリット
職場のコミュニケーションを活性化させるメリットは、以下4つがあります。
- ①進捗状況を確認できる
- ②目標の共有ができる
- ③社員のモチベーションが上がる
- ④離職率が下がる
①進捗状況を確認できる
職場のコミュニケーションを活性化させると、進捗状況をより正確に確認できるようになります。
コミュニケーションが活発だと、部署内やチーム内で進行中のプロジェクトに遅延や問題があればすぐに報告されるからです。これにより、管理者や他のチームメンバーが早めに対処できます。
また、進捗状況を共有することで、誰がどのタスクに取り組んでいるのか、誰がリソースを必要としているのかが明確になります。作業の重複を避けたり、スケジュールを調整しやすくなる効果も得られるでしょう。
②目標の共有ができる
目標の共有がより容易になるのもメリットです。目標を共有することで、各個人が個別に考えていることを合わせられます。
目標が共有されると、プロジェクトやタスクの優先順位が明確になり、作業がスムーズに進むようになるでしょう。
また、目標が明確になることでモチベーションが高まり、より高い成果を目指しやすくなります。
③社員のモチベーションが上がる
前章の内容とも関連しますが、コミュニケーションが活性化すると社員のモチベーションが上がります。コミュニケーションは、社員同士や上司と部下の関係をより密接にし、職場での相互理解を促進するからです。
相互理解が深まると、社員は自分の役割や職務に対する責任感を強く持つようになり、仕事に取り組む姿勢が向上します。周囲の人への愛着から「あの人のために頑張ろう」と思えるのです。
仕事のやりがいや意義を感じることにもつながるでしょう。社員のモチベーションやチームワークが向上して、生産性を向上させることに繋がります。
④離職率が下がる
職場のコミュニケーションが活性化すると、離職率が下がります。コミュニケーションが円滑に行われる職場では、社員は自分の意見や要望を言いやすくなり、上司や同僚との信頼関係が築けるからです。
信頼関係は社員のモチベーションを高め、ストレスや不満を軽減させる効果があります。
また、コミュニケーションによって、自分の役割や責任について明確な指示を受けられる環境が作れます。明確な指示があれば社員の「これでいいのかな？」「やり直しになったらどうしよう」といった不安がなくなります。
働く際のストレスが軽減されるため長く健康的に働き続けられるでしょう。信頼関係のある仲間がいる空間は心地よいため、仲間に会うことが働く動機になる人も出てきます。
結果として、離職率が下がって安定的な人材リソースを確保できます。人材確保のためのコストも削減できるでしょう。人材確保に問題を抱えているなら、職場のコミュニケーションを活性化させてみてください。
職場のコミュニケーションを活性化させる方法9つ
職場のコミュニケーションを活性化させる方法9つは以下の通りです。取り組めそうなものから実践してみてください。
- ①朝礼や夕礼を取り入れる
- ②ランチを活用する
- ③フリーアドレス制を取り入れる
- ④定例ミーティングを実施する
- ⑤メンター制度を導入する
- ⑥社内報を取り入れる
- ⑦イベントを開催する
- ⑧社内サークルや部活動を促進する
- ⑨ツールを活用する
①朝礼や夕礼を取り入れる
朝礼や夕礼を取り入れて、業務に関する情報を共有してみてください。朝礼や夕礼では、その日やその週に行う業務の進捗状況や予定などを話し合うことで、社員同士の意識統一が図れます。
互いの仕事の状況がわかれば、誰かに仕事の手伝いをお願いしたり、逆に誰かの仕事を手伝ったりしやすくなります。互いに助け合う空気感を作れるため、チームの団結力アップをしたい場合におすすめです。
より親密な関係性を築いてもらうために社員の雑談を促したいのであれば、朝礼や夕礼でアイスブレイクを取り入れるのも良いでしょう。話題を提供して社員同士が話し合う機会を作ってみてください。
会話が生まれない大きな原因は「話題が見つからないこと」であるため、話すきっかけさえあればコミュニケーションが自然と活性化することも多いです。アイスブレイクで実際に話すきっかけを提供して、社員が共通の話題を発見できるようにしてみてください。
②ランチを活用する
ランチは休憩中に行うため、社員同士がランチを共にすればプライベートな時間を共有できます。ランチタイムは、業務に関する話からプライベートな話まで、幅広い話題で話せるのが大きな魅力です。
また、食事で空腹が満たされていくと無意識に安心感が生まれるため、普段よりも心をオープンにして話しやすくなります。「仕事中に言いたかったけれど、なかなか言い出せなかったこと」についても話せるかもしれません。
相手の本音を聞きたいときにおすすめの方法です。ただし、休憩時間は労働時間外であり、参加の強制はできません。断られる可能性もあるため、他の方法である程度の信頼関係が作れていないと、実践が難しいケースもあるので注意してください。
③フリーアドレス制を取り入れる
フリーアドレス制はデスクを固定せずに、社員が自由に席を決められる制度のことです。いつも異なる席を利用することで、知らない人との接点が多くなります。
結果として社員同士の交流が増え、コミュニケーションが活性化するでしょう。
ただし、一度気に入る席が見つかるとずっと同じ席に座る社員も出てくるかもしれません。それはそれで良いかもしれませんが、同じ人がいつも近くに座るようになるとフリーアドレス制の意味がなくなってしまいます。
くじ引きで決める日を作ったり、連続して同じ席に座ってはいけないといったルールを作ったりして、工夫していきましょう。
④定例ミーティングを実施する
定期的に部署やプロジェクトチームごとにミーティングを行い、進捗状況や問題点・改善点などを共有する方法です。ミーティングは仕事上の問題を解決しやすいのが特徴です。
チーム全員が目標に向かって行動しやすくなるため、チームワークを向上したいときに向いているでしょう。
また、1対1でミーティングを行うのもおすすめです。1対1の方が複数人での会話よりも踏み込んだ話をしやすいからです。定期的に機会をつくれば、社員がいつでも仕事の悩みを相談できる環境を整えられます。安心して仕事に取り組めるようになり、社員のモチベーションもアップするでしょう。
⑤メンター制度を導入する
メンター制度を導入することで、新人教育がしやすくなります。上司や先輩社員が新入社員や若手社員の指導役となるので、自然に自社の雰囲気や仕事の進め方なども伝えられるでしょう。
経験が豊富な社員は仕事をたくさん抱えており忙しいことも多いです。部下からすると声をかけづらい雰囲気があり、話したくても話せない人もいるかもしれません。
メンター制度を導入し、密に話し合いができる環境を整えておけば、話しかけづらさも解消できます。これにより分からないことを分からないまま放置することがなくなり、若手社員の業務遂行能力が高まります。
「若手がなかなか育たない」と感じている場合には、メンター制度を取り入れてみてください。
⑥社内報を取り入れる
社内報を取り入れて、自社の業績やイベントなどを発信するのも1つの方法です。社内報は社員全員が読むため、共通の話題が生まれて会話をするきっかけとなるでしょう。
社内報は紙媒体もしくは電子媒体での配信ができます。導入の手軽さを重視するなら電子媒体がおすすめです。社内SNSを利用するのも良いですし、PDFや文書ファイルにまとめてビジネスチャットで配信するのも良いでしょう。
また、専門の編集部を設置するか、社員が順番に作成する当番制にするかも検討しておきましょう。専門の編集部を設置する場合には質の高い社内報を作りやすくなりますし、当番制の場合にはいろんな視点が盛り込まれた社内報になるでしょう。好みに応じて選んでみてください。
さらに、社員からのフィードバックを取り入れることで、より活発なコミュニケーションを実現できます。時折、社内報に社内アンケートを入れ込んで、フィードバックを受けると良いでしょう。
⑦イベントを開催する
社内イベントを開催して社員の交流を深める方法です。イベントは業務時間内では見られない社員の一面を見られる可能性が高いです。
仕事に関することだけでなく、趣味などのプライベートの話題も話せるようになりたい場合に向いています。
イベントの具体例を以下に挙げておきますので、参考にしてみてください。
- 社内表彰
- 社内運動会
- バーベキュー
- クイズゲーム
- ボウリング大会
- スポーツ観戦
ただし、イベントの開催にはコストや時間の面での課題があるため、予算やスケジュールに余裕がある場合に実施することが望ましいです。また、社員全員が参加できるように、日程や場所を調整すること忘れないでください。
⑧社内サークルや部活動を促進する
社内サークルや部活動を促進することで、コミュニケーションの活性化を目指せます。
仕事以外で同じ活動を一緒に行う機会になるので、親近感を抱きやすくなります。親近感があると「話してみたい」という意欲が生まれ、社員が自発的にコミュニケーションを行いやすくなるでしょう。
また、サークルや部活動を行うと、それぞれの興味関心があるものや得意なものがわかります。活動に参加しない人も、参加している人の興味関心がわかるため「Aさんって〇〇が好きなんですね」などと会話のきっかけになります。
⑨ツールを活用する
コミュニケーションは対面での会話だけではありません。電話やメールなどもコミュニケーションであり、活性化させたいならこれらのコミュニケーション手段も活用すべきです。
とくにビジネスチャットツールは、職場のコミュニケーション活性化に適しています。いつでも気軽にメッセージでき、人に話しかけるのが苦手な社員でもコミュニケーションがしやすいからです。
また、1対1だけでなく複数人でも会話が可能で、プロジェクトや部署ごとにトークルームを作成すれば連絡事項の伝達もよりスムーズになるでしょう。交流を深めるだけでなく、業務効率もアップするのでおすすめです。
ビジネスチャットについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
職場のコミュニケーションを活性化させる際に避けるべきこと
職場のコミュニケーションを活性化させる取り組みをするのは素晴らしいことです。しかし、やり方を間違えると逆効果になることもあります。
取り組みを行う際には、以下3点に注意するようにしてください。
- ①業務時間外に強制参加させる
- ②一方的に話しかけてしまう
- ③形だけのコミュニケーションに終始してしまう
①業務時間外に強制参加させる
イベントやミーティングなどを、業務時間外に開催し、強制的に参加させるのは避けましょう。社員のプライベートな時間を奪ってしまうことになり、反発を生む原因となります。
どうしても全員に参加させたいものについては、業務時間内に行ってください。業務時間外の強制参加は、労働基準法の違反になる可能性があります。業務時間外に行う場合には、残業代の支払いが必要です。
②一方的に話しかけてしまう
とにかく会話を増やそうとして、一方的に話しかけるのは逆効果なので避けてください。コミュニケーションは相互に行われるものであり、一方的な関わり方は相手の気分を害すからです。
気分を害してくる相手に対して「話したい」と思う人は少ないでしょう。相手にとって不快感がなく答えやすいことから、少しずつ尋ねるようにしてください。
繰り返しているうちに相手も心を開きやすくなり、徐々に相手から話しかけてくることが増えてきます。焦らずにじっくりと取り組んでいきましょう。
③形だけのコミュニケーションに終始してしまう
コミュニケーションを活性化させるために機会を増やすのは良いのですが、形だけにならないように注意してください。たとえば、朝礼や夕礼などの定例ミーティングは形だけのコミュニケーションになりがちです。
意識して実施していかないと、ただ時間を取られるだけになってしまいます。日課として取り入れるのであれば、1回1回を大事にして常に改善を試みていきましょう。
また、もっと小さな視点から考えるなら、人と会話をするときも同様です。ただ言葉を伝えるだけでなく、その言葉や声に気持ちを込めることが重要です。
形だけの呼びかけには相手も形だけの返事に留まってしまうからです。気持ちが乗った言葉や声だからこそ相手の心を動かし、相手の自発性を促せます。
せっかく取り組むのですから、形だけで終わらないように意識してみてください。
職場のコミュニケーションを活性化させるコツ
形だけの取り組みで終わらないようにするために、以下5つを意識してみてください。
- ①褒めるときは名前を呼ぶ
- ②注意するときはものを主語にする
- ③上司から歩み寄る
- ④適度に自己開示をする
- ⑤相手が得意な手段を選ぶ
①褒めるときは名前を呼ぶ
褒めるときは相手の名前を呼ぶことで「自分が認められた」という感覚をもってもらえます。目を見て伝えるとより効果が高まります。
言葉だけで褒めても相手は嬉しいと感じにくく、褒める意味が薄らいでしまうものです。相手の名前で呼びかけて、目を見て褒めたい内容を伝えてください。また、具体的に褒めれば褒めるほど、相手を気にかけていることが伝わります。
②注意するときはものを主語にする
相手のミスを注意するときは、ものを主語にすると相手を傷つけずに間違いを伝えられます。
たとえば「あなたの発言は間違っている」と伝えるのではなく「この提案は〇〇の部分が間違っている」と伝えるのです。主語を相手以外のものにすることで、相手を責めるようなニュアンスを避けられます。
より優しく伝えたい場合には、ポジティブな表現を意識してみましょう。たとえば「間違いがある→改善点がある」「デメリット→注意点」などのように言い換えてみてください。
今現時点の状態を評価するのではなく「これからさらに良いものにしていくというニュアンス」が感じられるでしょう。相手を傷つけず、自分の評価も下げずに間違いを指摘して、より良い成果をあげていきましょう。
③上司から歩み寄る
職場では上下関係があり、上司ほど難易度が高く多くの仕事を抱えています。そのため、部下から上司に対して積極的に話しかけていくのは困難である場合が多いです。
上司の方から積極的にコミュニケーションをとり、部下の発言を促しましょう。その際には、相手の話を聞く姿勢が大切です。
忙しいときほど冷たい対応をしがちですが、部下からすれば「怒られた」「嫌われた」という印象を抱くものです。たとえ頭では「忙しくてイライラしていたんだろうな」と分かっていても、精神的なショックは避けられません。
忙しくて対応しきれない場合には「この作業終わったら対応するね」などと、とり急ぎの返事をしましょう。イライラしたまま対応するより、すぐに対応できなくても落ち着いて対応する方が好印象です。
④適度に自己開示をする
コミュニケーションをたくさんしようとすると、ついつい相手に質問を投げかけることに終始しがちです。ないよりはそれも良いのですが、よくわからない相手に自分のことを話すのは抵抗感があるものです。
そのため、自分のことも適度に相手に伝えながら話をしていきましょう。
ただし、自分語りのしすぎも相手に不快感を与える可能性があります。自然な形で自己開示をするなら「私はランチによく蕎麦を食べるけど、Aさんはよく食べるものってある？」などと相手への質問と組み合わせるのが効果的です。
⑤相手が得意な手段を選ぶ
人によって得意なコミュニケーション手段は異なります。
対面での会話が得意な人もいれば、目を見るのが苦手で電話の方がよく話せるという人もいます。また、素早く考えるのが苦手で、じっくり内容を考えられるメールやビジネスチャットを好む人もいるでしょう。
相手が得意だと感じている方法を選ぶことで、相手に負担をかけずにコミュニケーションできます。対面での会話で「いまいち盛り上がらないな」と感じる相手がいたら、違う方法も試してみてください。
職場のコミュニケーションを活性化させるツール
職場のコミュニケーションを活性化させたいなら、ビジネスチャットツールの導入を検討してみてください。前章でもお伝えしたように、人によって得意なコミュニケーション手段が異なるからです。
文章によるコミュニケーション方法としてメールが代表的ですが、挨拶文が必要で文章が長くなりやすく返事も遅くなりがちです。社内における日常的なコミュニケーションにはあまり向いていないと言えるでしょう。
一方、ビジネスチャットは挨拶文も不要で手軽に利用でき、それゆえに返信スピードも速いです。文章による円滑なコミュニケーションに適しているのです。会話の履歴も1画面に表示されるため、話の流れもすぐにわかり返信内容を考える際にも便利です。
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まとめ｜職場のコミュニケーションを活性化させる方法9つを実践しよう
職場のコミュニケーションを活性化させる方法9つを紹介しました。紹介した方法を取り入れる場合には、以下5つのコツを意識してください。
- ①褒めるときは名前を呼ぶ
- ②注意するときはものを主語にする
- ③上司から歩み寄る
- ④適度に自己開示をする
- ⑤相手が得意な手段を選ぶ
これらを意識していないと形だけのコミュニケーションになり、あまり効果を感じられないからです。記事中では具体的な会話例も挙げたので、ぜひ実際の会話に取り入れてみてください。
