業務連絡にLINEを利用している人必見！仕事でLINEをするなら知っておきたい注意点
簡単にメッセージの送受信ができ、グループでの会話もできることなどから、社内での連絡や情報交換にLINEを使う人は少なくありません。場合によっては取引先の担当者ともLINEで連絡を取るという方もいるようです。LINEはすでに多くのユーザーが利用しているため利便性は高いですが、特にビジネスシーンで利用する場合は注意しておきたいこともしばしば。 業務連絡など仕事でLINEを使う際、知っておくべき注意点をまとめました。
端末、アプリのパスコード設定を忘れずに！
まずは基本的なところですが、スマートフォンやタブレット端末、PCの盗難や紛失への対策は必須です。LINEだけに関わることではありませんが、端末やアプリに登録されている個人情報や、やりとりしている文面から大切な内容が流出してしまうおそれがあります。万が一第三者の手にわたったときのことを想定して、端末には予想されにくいパスワードでロックをかけておきます。できればLINEアプリにも個別にパスコードを設定しておくとよいでしょう。会社としても遠隔操作で端末のパスワードをロックしたり、データの削除ができたりするようなシステムが用意されていると、より安心です。
プライベート端末のLINEは利用しない
仕事関係の人とLINEでやりとりする場合、プライベートで利用している端末を使わないことをおすすめします。LINEの連絡先は端末に登録されている電話帳を参照するため、仕事関係者とプライベートの友人や知人が並列して表示されます。その結果、誤送信が起こりやすくなりますし、もしも紛失や盗難があった場合に仕事上の知り合いからプライベートの知り合いまで、まとめて個人情報が漏れてしまう可能性もあります。ただし、そもそも会社支給のスマホではLINE利用が禁止されている場合もあるので、社内規定や端末の制限を確認してから利用しましょう。
使い方のマナーを忘れずに
LINEはより気軽に、短い文章で会話できるのが特長です。その反面、目上の人やお客様に対しても軽い話し言葉になりすぎることがあります。仕事上の連絡に利用する場合は、失礼な文面やタイミングになっていないか、マナーにも注意しましょう。また、職場にもよりますが基本的には勤怠の連絡はLINEを利用しないのが無難です。スタンプの使い方や、いわゆる既読スルーについても、プライベートの利用時と全く同じにならないよう気を付けましょう。LINEで連絡する内容や既読の扱いなどについては、連絡を取り合う上司やチームメンバーとあらかじめ確認しておくとトラブルが起こりにくくなるでしょう。
友だち自動追加をオフにしておく
ビジネスでLINEを利用する場合は、それを約束した人とだけやりとりするのがマナーです。LINEには「友だち自動追加」という機能がありますが、このせいで本来はLINEで連絡をとりたくない、とるつもりがない人ともLINEでつながってしまいます。また、全く知らない人もいつのまにか友だちとなってしまったり、迷惑LINEが届いたりすることもあるでしょう。業務連絡で利用する場合は特に、「友だち自動追加」と「友だちへの追加の許可」についてはオフにしておくことをおすすめします。
仕事上の機密事項についてLINE上で会話しない
社内秘や関係者外秘に該当するような機密事項、個人情報などについてはLINE上の会話に出すべきではありません。LINEで会話するのは簡単な業務連絡程度に限定し、第三者に見られてはいけない内容について話すのは控えるべきだと言えるでしょう。 連絡先を交換しやすく、使いやすいと考えられているLINE。ですが、使い慣れすぎているためにマナー違反を起こしやすく、また、多くの人が使っている無料ツールのためセキュリティに不安があることも事実です。特にビジネスにおいてのLINE利用はあまり気軽になりすぎないよう注意するべきと言えるでしょう。会話のように簡単に連絡がとれるツールはほかにもたくさんありますので、安全性が高く限られた人とだけコミュニケーションがとれるビジネスチャットツールも検討してみてくださいね。
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