風通しの良い職場を実現するコミュニケーションとは？
「風通しの良い職場を目指したい」
「コミュニケーションを活性化させるにはどうしたらいい？」
「風通しの良い職場のデメリットや目指す際の注意点は？」
以上のように感じている方向けに、風通しの良い職場のメリットデメリット・コミュニケーションを活性化させるための施策・注意点を紹介していきます。
風通しの良い職場にしていきたい方や、職場コミュニケーション活性化の方法を知りたい方はぜひご覧ください。
【この記事の内容】
風通しの良い職場の特徴
風通しの良い職場は以下3つの特徴をもっています。これら3つを意識することで、風通しの良い職場を目指していきやすくなるでしょう。
- ①上下関係がありつつも平等に話せる
- ②意見を尊重し言い合える雰囲気がある
- ③明文化された適切なルールがある
①上下関係がありつつも平等に話せる
風通しの良い職場は、従業員が自分の意見を自由に言いやすい環境が整っています。
職場では基本的に上下関係があるため、上司に対して抵抗感を感じたり、自分の考えを言いにくいと感じたりすることがあります。しかし、風通しの良い職場では、上司や先輩に対しても意見を言いやすい雰囲気があり、社員が積極的に意見を出せます。
上下関係があっても平等に話し合える環境を実現するには、上司や先輩が受け入れる姿勢をもつことが重要です。上司や先輩が従業員の意見を尊重して議論をすると、従業員も自分の考えを発信できるようになります。こういった職場は、コミュニケーションが活性化しており、仕事の効率化や改善につながりやすいです。
②意見を尊重し言い合える雰囲気がある
風通しの良い職場においては、意見を自由に出し合い、意見を尊重し合える雰囲気があります。上司や先輩が若手社員の意見を尊重し、共同で意見を出し合って問題解決に取り組むことが日常的に行われています。
また、反対意見が出てた場合でもそれを否定するのではなく、どのように改善すればよいかという視点で話し合えるのが特徴です。相手を否定して自分が優位に立とうとする人はおらず、全員が互いの意見を取り入れて改善策を考えていくのです。
このような雰囲気を作るためには、会議や打ち合わせの場で発言する機会を均等に与えることや、上司や先輩が率先して自分の意見を述べることが大切です。個人的な感情や主観的な判断に基づく意見ではなく、事実やデータに基づいた意見を出し合うことが求められます。
職場コミュニケーションにおける基礎を学ぶ、社員研修を行うなどの工夫をすると良いでしょう。
③明文化された適切なルールがある
風通しの良い職場には、しっかりと明文化された適切なルールやマニュアルが存在します。全員が同じ認識をもっているため、コミュニケーションがとりやすく、目標に向かって行動しやすい環境があります。
逆に「ルールにはない暗黙の了解」が多い職場ほど、ストレスが多く雰囲気が悪くなりがちです。暗黙の了解は口に出すこと自体がタブーである、もしくは口にしづらい空気があり、やり方に不満がある場合でも指摘しづらいからです。
指摘が生まれないと状況も改善されないため、従業員は働きにくい環境で働き続けなければなりません。このように、適切なルールがあり、従業員がルールについて自由に意見を述べられる環境は働きやすさに直結するのです。
職場の雰囲気を悪くしている暗黙の了解がないか、確認してみましょう。
コミュニケーションが円滑で風通しの良い職場のメリット
風通しの良い職場は以下3つのメリットを享受できます。
- ①人間関係が良好でストレスが少ない
- ②長く働き続けやすい
- ③業務もスムーズに進む
①人間関係が良好でストレスが少ない
風通しの良い職場はコミュニケーションがスムーズであり、意見を言い合いやすいため、人間関係が良好です。そのため、従業員はストレスを感じにくく、働きやすいと感じます。
もちろん、適度なストレスは仕事パフォーマンスを高めるのに必要な場合もあります。しかし、長期にわたって蓄積されたストレスは、心身の健康に悪影響を与える可能性があるため注意が必要です。
高い目標を設定したり改革をおこなったりなどの変化を起こせば、従業員にストレスを与えることは意外と簡単です。逆にストレスを軽減するのは難しく、そもそもストレスを与えていることにも気づかないことさえあります。
そのため、まずは風通しの良い職場を目指して従業員のストレスを減らし、必要な時に適度なストレスをかけられる環境を整えるとよいでしょう。
②長く働き続けやすい
前章の内容と関連しますが、従業員がストレスを感じずに働ける職場では離職率が低くなります。ストレスが少なければ健康的な日々を送れますし、仕事に対してもやる気を抱きやすいからです。
長く働いてくれる従業員が多いと、人材確保にかかるコスト削減にもつながります。長期的な視点で見れば、雇用主にとっても大きなメリットがあるのです。
さらに、従業員が長期的に働き続けることで経験豊富な人材が育まれます。経験豊富な人材は自社の主戦力となり、生産性の向上に貢献してくれるでしょう。
③業務もスムーズに進む
風通しの良い職場では、コミュニケーションが円滑で情報共有がスムーズに行われ、意思決定がスピーディーに進みます。結果として業務効率が高くなるのです。
風通しの良い職場には互いを尊重し合う空気があり、従業員は否定されることを恐れず積極的に報連相を行います。必要に迫られる前から情報が共有されており、余裕をもって業務を進められるためミスも少ないです。
また、従業員同士が協力的であるため、チームワークが良く課題解決も迅速に行われます。ミスや問題が起こった際でも先延ばしにせず、すぐにリカバリーできるのです。
自社のチームワークや業務遂行能力をさらに高めたい方は、風通しの良い職場を目指してみてください。
コミュニケーションが円滑で風通しの良い職場のデメリット
風通しの良い職場であることは、様々なメリットがありますが、デメリットも存在します。
- ①緊張感のなさからミスが生じるリスク
- ②妥協が生まれ業務の質が下がる
- ③コミュニケーション過多に感じる人もいる
①緊張感のなさからミスが生じるリスク
風通しの良い職場では他の人たちとの交流が活発であり「仲間に囲まれている」という意識が強くあります。これによって、緊張感が薄れ、ミスが生じやすくなるかもしれません。
とくに、決定的な意思決定が必要な場面においては注意が必要です。風通しの良さがもたらす緊張感の薄さが、重大なミスを生み出す原因になるからです。
社内報でとくに高い成果を出した人を表彰するなど、互いを認め合いながらも切磋琢磨ができるような工夫が必要でしょう。
②妥協が生まれ業務の質が下がる
風通しの良い職場においては議論が活発に行われますが、妥協案が選ばれやすい傾向があります。お互いの意見を尊重しようとすると、悪い点を指摘しにくくなるからです。
とくに人数が多い場合に、全員の意見を取り入れようとすれば、ありきたりな妥協案に落ち着きやすくなります。もちろん妥協案を選ぶことが良い場面もありますが、いつも妥協案を選んでいては自社に大きな成長はないでしょう。
「どの意見も重要だけど、今回の場面ではこの案がいいよね」などと、意見を尊重しつつも場面に応じて攻めた案を通す強さが必要です。平和な空気感を保ちながらもはっきりとした意思表示・意思決定ができる人材が求められます。
経営者やチームをまとめる役職がある人が、積極的にこういったポジションを担うようにしていきましょう。
③コミュニケーション過多に感じる人もいる
風通しの良い職場では、様々な人たちと交流する機会が増えるため、一部の社員にとってはコミュニケーション過多に感じるかもしれません。
とくに、内向的な社員にとっては、コミュニケーションがストレスに感じこともあります。
コミュニケーションを活発にするのは良いですが、従業員の自主性や個性を大切にするよう意識しましょう。無理にコミュニケーションを強要したり、誰とでも近しい仲になることを要求したりすると、ストレスが大きくなりやすいからです。
「口数が多く距離が近いこと＝コミュニケーションが活発」ではありません。
従業員が本心を口にし、適度な距離感と緊張感をもって話せる環境こそが、コミュニケーションが活発で風通しの良い職場です。
コミュニケーションを促す際には、従業員が自主的に発言しやすい空気や適度な距離感を保つことを意識していきましょう。
風通しの良い職場を実現するためのコミュニケーション施策
風通しの良い職場を目指す場合には、以下5つのコミュニケーション施策を試してみてください。
- ①社内アンケートの実施
- ②フリーアドレス制
- ③定例ミーティング
- ④社内報
- ⑤ツールの導入
①社内アンケートの実施
社内アンケートを実施することで、社員の声を集め、職場の課題や改善点を把握できます。コミュニケーション改革を行うのであれば、最初にアンケートで課題を洗い出すとよいでしょう。
社内アンケートの項目例を挙げておきますので、参考にしてください。
- ・職場の風通しについてどう感じるか
- ・意見を述べやすいと思うか
- ・コミュニケーションが仕事のやりがいになっているか
- ・上司とのコミュニケーションに不満があるか
- ・社内の情報共有の仕方で改善してほしいことはあるか
アンケート結果をもとに改善を講じることで、職場の雰囲気や働きやすさをアップできるでしょう。また、会社が従業員の声に耳を傾ける姿勢を示せるため、信頼やモチベーションのアップにもつながるでしょう。
②フリーアドレス制
フリーアドレス制とは、社員が自由に席を選んで座れる制度のことです。従来のように部署ごとに席が決まっているオフィスと異なり、誰でも座れる自由な席を用意することで、自然な形でコミュニケーションの機会を増やせます。
社員同士のコミュニケーションが増え、情報共有やチームワークが促進されるでしょう。また、従業員は自分の好きな場所で作業できるため、集中力が高まる効果も期待できます。
一方で、フリーアドレス制に慣れが生じると席が固定化されてきたり、同じ人で固まってしまってコミュニケーションが偏ったりすることもあります。そのため、くじ引きで決める日を作るなどのルール決めが重要です。
③定例ミーティング
定期的に従業員が集まって情報共有や意見交換を行うことで、部署や職場全体のコミュニケーションが活発化します。会社のルールや業務の進め方についてなど、大勢で話し合わないと結論が出せないことについて取り決めたい時に有効です。
ただし、定例ミーティングを行う場合には、適切な議題の設定や進行管理が必要です。特に決めることがないにもかかわらずミーティングを行うと、形だけになってしまい、従業員がミーティングに対して意義を見いだせなくなります。
社内アンケートと組み合わせて議題を設定したり、議題がない場合にはアイスブレイクをしたりなどの工夫をするのがおすすめです。
また、出席率が低い場合には、情報共有や意見交換の効果が薄れてしまいます。スケジュールの調整を徹底して、出席率の向上にも取り組みましょう。
④社内報
社内報は、企業の方針や目標・社員の活動や成果・イベントや研修などの情報を掲載できます。これらの情報を定期的に発信することで、社員同士が話すきっかけが生まれやすくなります。
また、社員の声を取り上げるコーナーや、部署の紹介コーナーを設けるのも有効です。普段関わることが少ない人のことを知ることで、自社への愛着や部署間の連携が高まる効果が得られるでしょう。
ただし、社内報を作成する際には、情報の正確性や公平性・プライシーの保護に注意してください。また、社員からの意見やフィードバックを積極的に取り入れることも大切です。
⑤ツールの導入
現代では、コミュニケーションを円滑にするためのツールが多数存在しています。手軽に導入できるもので言うと、ビジネスチャットツールが挙げられます。
ビジネスチャットツールはテキスト（文章）をメールよりも気軽に送れるのが特徴です。話しかけるタイミングを見定めるのが苦手な従業員や視覚的な情報を伝えることが多い従業員にとっては、とくに便利でしょう。
1対1だけでなくグループでの会話も可能で、簡易的な会議も行えます。履歴も残るたため、議事録の作成も不要です。
このように、コミュニケーションツールを導入することで、交流する手段を増やし円滑なコミュニケーションを目指してみてはいかがでしょうか。
風通しの良い職場を目指す際の注意点
風通しの良い職場を目指す際には、以下2つに注意してください。
- ①メリハリを意識する
- ②適度な距離感を心がける
①メリハリを意識する
風通しの良い職場は、上下関係が緩やかで、自由な意見交換ができるのが特徴です。しかし、ある程度の緊張感がないと業務に支障をきたします。
重要事項を決定する会議や業務に必要な情報を学ぶ社員研修などでは、真剣に取り組む空気感を作ることが重要です。第三者を介入させるなどして、バランスを取っていきましょう。
②適度な距離感を心がける
風通しの良い職場では、社員同士がフランクにコミュニケーションを取り合うため、プライベートな話題も出ることがあります。しかし、適度な距離感を保つことが大切です。
仕事とプライベートを明確に分けたいと思っている従業員もいるでしょうし、あまりにもプライベートな会話が多いと業務に支障をきたしかねないからです。
互いのプライバシーを守ったり、やるべき業務をきちんとおこなったりするよう、呼びかけながらコミュニケーションの活性化を目指していきましょう。
風通しの良い職場を目指せるコミュニケーションツール
風通しの良い職場を目指すなら、手軽なコミュニケーションができるビジネスチャットツールがおすすめです。
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まとめ｜コミュニケーションが円滑で風通しの良い職場を目指そう
風通しの良い職場のメリットデメリットや目指すための施策を紹介しました。
風通しの良い職場にはデメリットもあるものの、業務効率性や働きやすさを考えると大きなメリットがあります。離職率の低下や人材確保コストの低下が見込めるため、長期的に安定して運営するためには必須の条件とも言えるでしょう。
この記事で紹介した施策を実施しつつ、風通しの良い職場を目指してみてください。
コミュニケーションを活性化する方法としてビジネスチャットツールの導入がおすすめです。「そもそもビジネスチャットツールって何？」「導入するメリットは？」などと疑問を感じた方は、以下の記事を参考にしてください。
