ビジネスチャットのフリープランの利用が向いているケースとは？おすすめツール5つも紹介
「ビジネスチャットを使ってみたいけど、いきなりコストをかけたくない」
「フリープランのあるツールを知りたい」
「フリープランのあるツールの選び方を知りたい」
この記事では以上のように考えている方向けに、フリー（無料）で使えるビジネスチャットツールについて紹介します。おすすめツールはもちろんのこと、有料ツールとの違いや選び方のコツにも触れていきます。
コストをかけずにビジネスチャットを利用したい方は、ぜひ最後までお読みください。
【この記事の内容】
フリーのビジネスチャットは有料ツールとどう違うか
結論から言うと、フリープランでの利用は機能や少人数・利用期間などに制限があることがほとんどです。制限を超えて使いたい場合には、有料プランに入る必要があるのです。
制限のあるフリープランでは思うように業務を進められない可能性もあるでしょう。業務効率アップのためにビジネスチャットを導入するのであれば、逆効果にならないように注意が必要です。
ストレスなく使用したり、無理なく業務効率を上げたいのであれば有料ツールの利用をおすすめします。
フリーのビジネスチャットを使うのがおすすめなケース
もしどうしてもフリープランで使い続けたいのであれば、「制限内の利用でも十分だ」と感じるツールを選ぶようにしましょう。
以下のように、自社での利用にはどのくらいの範囲になるのかを明確にしてみてください。
- ・何名が利用する予定なのか
- ・必要な機能はなにか
- ・機能の程度はどのくらいか（例:ストレージ○GB）
- ・どのくらいの期間使う予定か
以上を明らかにして、それに当てはまるツールを選べばフリープランでも業務効率を落とすことなく利用できるでしょう。
また「ビジネスチャットがどんなものか体験してみたい」「〇〇プロジェクトの期間だけ利用したい」というケースでは、コストのかからないフリープランの利用がおすすめです。
フリーで使えるビジネスチャットには2種類ある
コストをかけずフリーで使えるビジネスチャットは以下2種類あります。
- ①クラウド型（SaaS型）
- ②オープンソース型
それぞれ特徴が異なるため、自社にあった方を選ぶようにしましょう。
①クラウド型（SaaS型）
クラウド型はインターネットブラウザ（Googleや Yahoo!など）からアクセスして使うタイプのツールです。
ツールのシステムが既にできあがっているため、会員登録するだけですぐに使用できます。
カスタマイズ性は低い傾向にありますが、手軽さが魅力です。
②オープンソース型
オープンソース型は公開されているプログラミング言語を使って、自社サーバー内にシステムを構築して使用する形式のツールです。
システム構築には手間がかかり技術もひつようですが、自社に合わせて機能をカスタマイズできるのが魅力です。
ツール内でのやりとりなどすべての情報を自社で管理できるため、クラウド型に比べてセキュリティが強固だと言われています。
フリーのビジネスチャットの選び方
フリーで使えるビジネスチャットツールを選ぶ際には、種類だけでなく以下3点についても確認するようにしましょう。
複数の観点から検討することで導入後の失敗を減らせます。
- ①どんな機能を使用できるか
- ②有料版の価格は予算内であるか
- ③操作がわかりやすいかどうか
①どんな機能を使用できるか
どんな機能が使えるのかについて確認しておきましょう。すでに紹介したように、フリーで使えるツールには制限があることがほとんどだからです。
必要だと感じている機能を洗い出し、制限がないあるいは、制限内でも十分に使えるツールを探してみましょう。
また、利用期間についても確認しておくとより安心です。
②有料版の価格は予算内であるか
有料版へのアップグレードができるか、価格は予算内であるかをチェックしてください。
最初は制限があっても十分であったとしても、会社の規模が大きくなったりツールの導入範囲が広がったりすると物足りなくなる可能性があるからです。
「必要になったときに違うツールに乗り換えればいいじゃないか」と思う方もいるかもしれません。しかし、ツールごとに操作方法が違います。
新たに操作方法を覚えるのは社員の負担になります。社員研修を開いたりマニュアル作ったりする手間もあるでしょう。
ツールを乗り換えるとチャット履歴も引き継げないという問題も挙げられます。
なるべくなら同じツールを長く使い続けられるようにしておくべきでしょう。有料プランについても事前に確認してみてください。
③操作がわかりやすいかどうか
操作がわかりやすくすぐに使えるようになるかについても確認しましょう。
ITリテラシーは人によって差があり、苦手な人にとって操作が難しいツールを使うことは苦痛になるからです。
操作がうまくできないと業務効率も上がらないため、会社としても不利益になります。
マニュアル整備などでサポートすることもできますが、そもそも使いやすいツールを選んでおけば事前準備の手間を省けるでしょう。
社員が無理なく使えて、マニュアル整備などの手間を省ける操作がわかりやすいツールを探してみてください。
フリーで使えるおすすめビジネスチャット
フリーで使えるビジネスチャットを5つ紹介します。それぞれ制限が異なるので「十分な機能や期間で使用できる」と感じるツールを見つけてみてください。
- ①Slack
- ②Chatwork
- ③LINE Works
- ④Rocket.Chat
- ⑤
④のRocket.Chatはオープンソース型で、そのほかのツールはクラウド型です。
①Slack（スラック）
Slackは組織内でのコミュニケーションを取りやすいツールです。個人チャットやグループチャットだけでなく「チャンネル」という概念があります。
全員が参加するメインのグループチャットの中に、チャンネルがあるイメージです。そのため、プロジェクトごとや部署ごとにチャネルを作成できます。階層分けできるので管理がしやすいでしょう。
フリープランでは履歴が90日しか残らず、ビデオ通話も1対1のみしか使用できません。そのほか、社外の人をゲストユーザーとして加入させることもできないので、注意してください。有料プランは以下の通りです。
- ・プロ：月925円/1ユーザー
- ・ビジネスプラス：月1,600円/1ユーザー
- ・Enterprise Grid：要問い合わせ
②Chatwork（チャットワーク）
チャットワークは日本国内の利用者がもっとも多いビジネスチャットツールです。導入している企業も多いので、社外との連絡で使用しやすいのがうれしいポイントです。
フリープランではグループチャットの数が累計7つ、ユーザー数は100人に制限されています。規模の大きな企業や部署ごとなどでグループチャットをいくつか使い分けたい場合には、有料プランにアップグレードする必要があります。有料プランは以下の通りです。
- ・ビジネス：月500円（年間契約）、月600円（月間契約）/1ユーザー
- ・エンタープライズ：月800円（年間契約）、月960円（月刊契約）/1ユーザー
③LINE Works（ラインワークス）
LINE WorksはメッセージアプリLINEのビジネス向けサービスです。
プライベートでも使い慣れたデザインをそのまま使用できるため、使い方を覚える手間や社員研修をする手間などが省けるのが特徴です。
無料プランではユーザー数が100人まで、ビデオ通話が4人まで・最大60分に制限されています。利用人数が多い場合や、大人数でのビデオ会議をしたい場合などは有料プランへの切り替えが必要です。有料プランは以下の通りです。
- ・スタンダード：月450円（年間契約）/1ユーザー
- ・アドバンスト：月800円（年間契約）/1ユーザー
④Rocket.Chat（ロケットチャット）
Rocket.Chatはオープンソース型のチャットツールです。カスタマイズ性が高く自社サーバー内にシステムを構築できるのが魅力です。クラウドに構築することも可能で、自社のリソースによって選べます。
基本の操作は無料で利用できますが、無制限で使用するには料金がかかります。料金は利用状況によって異なるので、公式サイトより問い合わせを行なってください。
⑤（ディスカス）
はクラウド型でありながら高いセキュリティ性を誇っているツールです。NASAなどの大手企業も使用しているAmazon AWSでデータを保存、さらに3段階の暗号化をして情報漏洩を防ぎます。
デザインもシンプルで操作がわかりやすいのも魅力です。フリープランでは20ユーザー分が使用可能で、機能や利用期間の制限はありません。有料プランについては以下の通りです。
- ・ベーシック（クラウド型）：月180円/1ユーザー
- ・オンプレミス：要問い合わせ
クラウド型とオンプレミス型の両方が利用できます。「まだどちらがよいか見当がつかない」と感じている方におすすめです。
まとめ｜フリーのビジネスチャットツールでコストを抑えて効率化しよう
フリーで使えるビジネスチャットツールを紹介しました。ツールの導入には手間やコストがかかるため、導入失敗のリスクが伴います。
まずはフリープランのあるツールを活用することで、ビジネスチャットツールとはどんなものなのかを体験するとリスクを抑えられます。ただし、フリープランでの使用は制限があり、逆に業務効率が下がる可能性もあります。
どんな制限があるのかをあらかじめ調べた上で、十分に使えるツールを選んだり、有料プランの費用が予算内であるツールを選んだりしてみてください。
なお、ビジネスチャットツールの導入にありがちな失敗とその対策方法については、以下の記事で紹介しています。導入準備に不安がある方は事前にチェックしておきましょう。
